Personalistika a mzdy HR - Odstraňte rutinu a získejte větší prostor pro péči o vaše lidi

Pokud někde digitalizace právního jednání přináší příležitost dramatického zvýšení efektivity, tak je to oblast HR / Personální a mzdová.

Cíl je prostý:

• zkrátit na maximum čas věnovaný povinné administrativě přo zachování všech právních náležitostí a
• věnovat se činnostem s vyšší přidanou hodnotou - rychlému náboru správných lidí do týmu, jejich rozvoji a prevenci jejich odchodu.

Signi mohou použít:

• HR oddělení v malých i velkých firmách,
• personální agentury,
• i firmy, které potřebují ve své činnosti větší počty externistů či brigádníků.

Co zde najdete:

• Kdo Signi používá v HR 
• Příklady použití v HR 
  • Nástup zaměstnanců
  • Výstup zaměstnanců 
  • Průběžná administrativa či interní směrnice 
  • Přehledná evidence elektronických dokumentů zaměstnanců
  • Podpisy přes Signi z integrovaných HR systémů 
• Příklady dokumentů k podpisu 
• Jak lze Signi používat? 
• Potřebujete více informací? 
• Co dále? Pojďme na to! 

Kdo Signi používá v HR 

• Dodo - Jak Signi využívají v DoDo
• Alza - Digitální podepisování od Signi zefektivnilo administrativní procesy v Alza.cz
• Mezi další klienty v tomto oboru patří Scio školy, Tipsport, INDEX NOSLUŠ a mnoho dalších.

Příklady použití v HR 

• Velkou část HR dokumentů lze podepisovat bez jakýchkoliv omezení: např. potvrzení o zdanitelných příjmech, souhlas se zpracováním osobních údajů, protokoly o převzetí pracovních pomůcek, popis práce, růžovku, ELDP aj.
• U většiny pracovně právních dokumentů je elektronické podepsání možné za dodržení určitých podmínek vyplývajících ze Zákoníku práce: kdy elektronicky je možné podepsat běžným el. podpisem přímo na pracovišti.
• U některých negativních pracovně právních dokumentů doporučujeme se ještě držet papírové formy, i když je elektronické podepsání také legální: např. dohoda o ukončení pracovního poměru apod.

V Signi lze vést dokumenty pro :

1. Nástup zaměstnanců a kontraktorů
2. Jejich rozvoji
3. Povinné agendě
4. Výstup zaměstnanců

Nástup zaměstnanců

V Signi lze poslat k podpisu více dokumentů najednou, některé mohou podepisovat 2 strany, některé jen zaměstnanec či zaměstnavatel, některé mohou být zaslány pouze ke schválení.

Příklad nástupní sady dokumentů - v jedné dávce podepíšete se zaměstnancem ve potřebné.

Výstup zaměstnanců 

Typickou situací je zasílání Evidenčního listu důchodového pojištění - ELDP, jehož předání chtějí mít kontrolní úřady doložené. Není nic jednoduššího, než zaslat vyplněný dokument ke schválení případně i s předávacím protokolem k elektronickému podpisu - biometrickému či jinému. Auditní stopa potvrzení předání je velmi široká včetně přesného času převzetí či IP adresy zařízení apod.

Příklad plně digitalizovaného procesu předání výstupních dokumentů.

Průběžná administrativa či interní směrnice 

Další častou agendou je například rozesílání interních směrnic, seznámení s nimiž pro každého zaměstnance chcete mít zaevidováno, například pro účely auditů různých ISO norem, BOZP apod. Další agendou je například podepisování “Růžovky”. Více viz Hromadná rozesílka ze Signi či Hromadná rozesílka z Excelu.

Příklad podepisování Růžovky přes Signi.

Přehledná evidence elektronických dokumentů zaměstnanců

V Signi si můžete vytvořit složky pro každého zaměstnance a mít v ní všechny dokumenty s ním podepsané. Vytvoříte tak obdobu papírového šanonu zaměstnance. Zároveň můžete jednoduše vybrat dokumenty dle zaměstnance, data podepsání, názvu či typu dokumentu či libovolného štítku.

Podpisy přes Signi z integrovaných HR systémů 

Signi lze použít k podpisu i z propojených HR systémů . Výhodou je, že uživatel pracuje se “svým” systémem, na který je zvyklý a Signi pouze skrytě na pozadí zajišťuje podpis dokumentů. Zkrátka k ikonce “Vytisknout” a “Odeslat jako přílohu” vám v systému přibude “ Elektronicky podepsat”. Více viz Partnerská řešení Signi.

Příklad odeslání dokumentu k podpisu přes Signi přímo z HR systému.

Příklady dokumentů k podpisu 

• Dokumenty, které lze podepisovat elektronicky bez omezení: Potvrzení o zdanitelných příjmech, Potvrzení zaměstnavatele pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti, Souhlas se zpracováním osobních údajů (uchazeč), Popis práce, pracovní pozice, Převzetí pracovních pomůcek (telefon, PC apod.), Smlouva u užívání služebního vozidla, Dohoda o hmotné odpovědnosti, Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob - “růžovka”, Prezenční listiny na školeních, Oznámení o ukončení doby určité, Dohoda o mlčenlivosti, Žádost o rodičovskou dovolenou a další
• Dokumenty spojené s uzavíráním pracovního poměru - podepisované na pracovišti: Pracovní smlouva (dohoda), Mzdový výměr (dohoda o mzdě), Dohoda o práci z domova (home office), Dohoda o mlčenlivosti, Zápočtový list
• Dokumenty , které, ač je elektronické jednání legální doporučujeme podepisovat v listinné podobě - Oznámení o ukončení PP ve zkušební době, Výpověď (odvolání výpovědi nebo souhlas s odvoláním) nebo dohoda o ukončení pracovního poměru, Písemné upozornění o porušování povinností vyplývajících z PP

Tip: Zajímá vás kompletní seznam dokumentů, které je možné v HR podepisovat elektronicky? Zmapovali jsme přes 40 dokumentů používaných v oblasti HR - najdete u každého nich jasné určení, zda a za jakých podmínek jej lze elektronický podepisovat, včetně stručného komentáře právníka objasňujícího podrobnosti a odkazujícího na související legislativu. Stáhněte si Dokumenty podepisované v HR.

Jak lze Signi používat? 

Signi můžete využívat:

• jako samostatnou aplikaci, kterou můžete začít používat v podstatě ihned, stačí si zřídit účet viz níže,
• v partnerských řešeních, kdy je používáte, jak jste zvyklí, “jen” místo “Vytisknout na tiskárně” či “Odeslat PDF emailem” klikáte na “Odeslat k elektronickému podpisu”.
• propojenou přes tzv. API na míru s vašimi systémy např. v případech, kdy jste personální agentura s vlastním systémem.

Díky funkci podpis na jednom zařízení lze v HR i pracovně právní dokumenty podepsat i široce použitelným biometrickým podpisem.

Pro rozesílání hromadných sdělení se vám hodí funkce Signi Hromadná rozesílka.

Potřebujete více informací? 

• Právní aspekty elektronické identifikace, podepisování a archivace
• Elektronické podepisování v HR s využitím Signi - podrobné informace o elektronickém podepisování a využití aplikace Signi
• Jak v HR ušetřit čas, náklady a administrativu díky elektronickému podpisu - záznam našeho webináře na toto téma - 60 minut nabitých informacemi o digitalizaci v oblasti HR.
• Elektronické podepisování v HR a právo – D. Vejsada, PRK Partners - prezentace z webináře
• Elektronická komunikace a jednání v pracovních vztazích - epravo.cz - Přemysl Jireček - advokát, Andrea Drozdíková - advokátní koncipientka, Urban & Hejduk s.r.o., advokátní kancelář
• Dokumenty podepisované v HR - Skupiny dokumentů dle jejich možností elektronického podepisování

Co dále? Pojďme na to! 
Začněte hned - Vytvořte si účet v aplikaci Signi a začněte zasílat k podpisu první dokumenty. Podrobný návod, jak začít, vám poskytne kapitola Začínáme se Signi. První tři podpisy máte zdarma, můžete tedy aplikaci nezávazně vyzkoušet.
Ozvěte se nám hned na sales@signi.com.
Naplánujme si společný videohovor - Rádi vám aplikaci Signi a správu a podepisování obchodních dokumentů předvedeme. Vyberte si termín, který vám nejlépe vyhovuje.