Podpis na jednom zařízení

Podepisovat dokumenty elektronicky dává smysl i v případě, že podepisující jsou přítomni na jednom místě:

• obchodník v prodejně, na showroomu, či u zákazníka,

• servisní technik myček v kuchyni zákazníka,

• realitní makléř v kanceláři či při návštěvě nemovitosti,

• zaměstnanec na provozovně, kde dochází nejen k podepsání, ale i k doručení pracovněprávních dokumentů

• apod.

I když se vidíte, získáte po podpisu právně závazný dokument v elektronické podobě, který si ihned můžete předat.

Více viz:

Zadání podpisového scénáře

Slouží k tomu funkce Podpis na jednom zařízení. Pokud máte tuto funkcionalitu zpřístupněnu, volíte si ji u každého dokumentu zvlášť, a to po nahrání dokumentu v hlavičce dokumentu:

V případě podpisu na jednom zařízení:

• všechny podpisy proběhnout na zařízení navrhujícího,

• e-mailové adresy podepisujících zadávají pouze z důvodu konečného zaslání podepsaného dokumentu,

• notifikace, resp. výzvy k podepsání nejsou zasílány,

• každý z podepisujících pouze zadává se pouze PIN pro ověření své identity přes svůj telefon.

Příklad podepsání HR dokumentů na pracovišti

Jedním z typických situací využití podpisu na jednom zařízení je podpis HR dokumentů.

Jde o situaci obdobné té, kdy:

1. Návrh smlouvy v listinné nejprve podepíše statutář či ředitel na centrále,
2. Dokument se zašle na příslušnou provozovnu.
3. Na provozovně spolu podepisují zástupce zaměstnavatele např. vedoucí provozovny s nastupujícím zaměstnancem, kdy vedoucí provozovny pouze dokument předá a zaměstnanec jej podepíše.

Jak vypadá takový podpisová scénář nastavený v Signi:

• Je zaškrtnuto “Záleží na pořadí” tj. tak jak jsou podepisující uvedeni v podpisovém scénáři, budou vyzývání k podpisu.

• Je zaškrtnuto “Podpis na jednom zařízení” tj. poslední dva ve scénáři podepisují spolu.

• První podepisuje sadu dokumentů statutář navrhovatele Demo.

• Zástupce zaměstnavatele na provozovně Zaměstnanec č.1 spolu s nastupujícím Zaměstnancem č. 2 podepisují spolu na jednom zařízení.

• První jen schvaluje, tj. v dokumentu není vidět jeho podpis. V auditní stopě v Kontrolním listu ale je záznam o manipulaci s dokumentem.

• Druhý podepisuje, tj. bude v dokumentu vidět jeho podpis. Zároveň v auditní stopě v Kontrolním listu je záznam o manipulaci s dokumentem v režimu podpis na jednom zařízení. Bude tedy zřejmé, že oba podepisovali ve stejný okamžik.

Příklad podpisového scénáře: Nejprve dokumenty podepisuje statutář či pověřený pracovník zaměstnavatele typicky na centrále, následně je na provozovně na svém zařízení další zástupce zaměstnavatele po svém schválení předává nastupujícímu zaměstnanci k podpisu. Podpisový scénář se pro opakované použití uložil pod názvem “Nástup zaměstnance”

Jak se identifikují podepisující při podpisu na jednom zařízení

Při standardním průběhu podepisování v Signi je každý podepisující ověřován přes svůj email a telefon - jde o tzv. dvoufaktorové ověření, 2FA.

V případě podpisu na jednom zařízení je ověření identity podepisujících slabší. U protistran, např. zaměstnanců, se ověřuje identita pouze přes telefon - protistrana podepisuje na počítači, tabletu či mobilu navrhovatele, ale na telefon protistrany se zasílá SMS s PINem, který musí být opsán na zařízení navrhovatele.

Dále pak záleží na metodě podepisování, jaké další údaje o identitě podepisujícího bude mít kontrolní orgán či orgán činných v trestním řízení k dispozici a to při použití :

• biometrického podpisu je v Signi k dispozici vizuální podoba či průběh podpisu,

• BankID SIGN poskytne údaje banka, podpis je sice vyvolán na zařízení navrhovatele, ale potvrzení dělá podepisující v mobilním aplikaci své banky zprovozněném na svém mobilu,

• kvalifikovaných podpisů poskytne dostatek údajů certifikační autorita, která certifikát vydala,

• pokud je podpis v elektronickém dokumentu úředně ověřen, je k dispozici související ověřovací doložka.

Volba míra identifikace podepisujícího je vždy kompromisem mezi její dostupností, náklady a průkazností. Při zvážení rizika rozporování identity je třeba zvážit, jak často v konkrétní agendě spor nastává, jaké jsou případné finanční dopady v porovnání s přínosy zbavení se papírových dokumentů. Je třeba si také uvědomit, že ani vlastnoruční podpis na papíře soudní znalci nepřiřazují osobě se 100% pravděpobností a toto riziko se běžně akceptuje.

Jak si usnadnit práci uložením podpisového scénáře

Tip: Je vhodné si složitější podpisové scénáře uložit pro opakované použití viz 
Uložené scénáře podepisování - Zkraťte si odeslání dokumentů na pár kliků. Následně se pak typicky jen změní podepisující protistrana.

Obdobná funkcionalita při integrovaném Signi

Obdobnou funkcionalitu lze zajistit i v aplikaci integrované se Signi. Přímo v aplikaci se klepnutím na tlačítko, výběr z měnu či odkaz otevře stránka Signi pro podpis příslušnými podepisujícími.

Více informací pro vývojáře viz Příklad 9 - Podpis na jednom zařízení přes API.