Podpis na jednom zařízení

Podepisovat dokumenty elektronicky dává smysl i v případě, že podepisující jsou přítomni na jednom místě:

• obchodník v prodejně, na showroomu, či u zákazníka,
• servisní technik je přímo u zákazníka,
• realitní makléř v kanceláři či při návštěvě nemovitosti,
• zaměstnanec na provozovně, kde dochází nejen k podepsání, ale i k doručení pracovněprávních dokumentů
• apod.

I když se vidíte, získáte po podpisu právně závazný dokument v elektronické podobě, který si ihned můžete předat.

Důležité: V případě podpisu na jednom zařízení, který probíhá osobně se nejedná o elektronické doručování. Jedná se o doručení osobní. Pokud tedy Podpis na jednom zařízení využijete pro podpis negativních pracovně právních dokumentů, které spadají do tzv. přísného režimu doručení, nepotřebujete předchozí písemný souhlas zaměstnance s elektronickým podpisem dokumentu.

Více viz:

• Zadání podpisového scénáře
• Příklad podepsání HR dokumentů vzdáleně i na pracovišti
• Příklad schválení a podepsání HR dokumentů na pracovišti
• Jak se identifikují podepisující při podpisu na jednom zařízení
• Jak si usnadnit práci uložením podpisového scénáře
• Návod krok za krokem
• Obdobná funkcionalita při integrovaném Signi

Zadání podpisového scénáře

V prvním kroku vytváření dokumentu klikněte na odkaz Nastavení podpisového scénáře a zvolte možnost Podpis na jednom zařízení. Pokud máte tuto funkcionalitu zpřístupněnu, volíte si ji u každého dokumentu zvlášť. Případně může být tato možnost zvolena jako výchozí v nastavení Workspace.

V případě podpisu na jednom zařízení:

• v podpisovém scénáři je uveden alespoň jeden navrhovatel, který podepisuje nebo schvaluje,
• všechny podpisy proběhnou na zařízení navrhovatele,
• e-mailové adresy podepisujících zadávají pouze z důvodu konečného zaslání podepsaného dokumentu,
• notifikace, resp. výzvy k podepsání nejsou zasílány,
• v případě, že je vyžadováno 2FA ověření, zadává ho podepisující před podpisem.

V rámci podpisového scénáře je možné kombinovat distanční schválení a podpis dokumentu s podpisem na jednom zařízení. V praxi je nejčastější varianta, že podepisující za navrhovatele podepíše distančně a následně pověřená osoba podá tablet podepisujímu, který připojí svůj podpis na tomto tabletu (jednom zařízení). Podpis na jednom zařízení může být proveden prostým podpisem, ale možné jsou i ostatní varianty jako BankID Sign nebo podpis kvalifikovaným certifikátem.

Příklad podepsání HR dokumentů vzdáleně i na pracovišti

Jedním z typických situací využití podpisu na jednom zařízení je podpis HR dokumentů.

Jde o situaci obdobné té, kdy:

1. Návrh smlouvy nejprve vzdáleným podpisem podepíše HR ředitel na centrále,
2. Podpisem dokumentu se dostane dokument k HR specialistce,
3. HR specialistka dokument na provozovně podepíše se zaměstnancem na jednom zařízení.

Jak vypadá takový podpisový scénář nastavený v Signi:

• Ve scénáři figurují dva navrhovatelé: HR ředitel a HR specialistka, a jedna protistrana: zaměstnanec.
• U scénáře je zaškrtnuto “Záleží na pořadí” tj. tak jak jsou podepisující uvedeni v podpisovém scénáři, budou vyzývání k podpisu.
• Je zaškrtnuto “Podpis na jednom zařízení”, které zviditelní možnost nastavení tohoto atributu u jednotlivých podepisujících. HR ředitel podepisuje dokument vzdáleně. HR specialistka a zaměstnanec podepisují na jednom zařízení, a mají to ve scénáři zaškrtnuto.
• První podepisuje sadu dokumentů HR ředitel (navrhovatel), a to vzdáleně z centrály.
• HR specialista obdrží notifikaci o dokumentu k podpisu.
• Zástupce zaměstnavatele- HR Specialist (navrhovatel) spolu se Zaměstnancem XY (1.protistrana) na provozovně podepisují dokument společně na jednom zařízení.
• Po podpisu dokumentu všem stranám do emailové schránky přichází finální podepsaný dokument.
• Na dokumentu jsou viditelné tři podpisy.
• V auditní stopě v Kontrolním listu je záznam o manipulaci s dokumentem. Je z něj zřejmé, že první strana podepisovala dokument vzdáleně, druhé dvě strany podepisovaly dokument ve stejném okamžiku na jednom zařízení.

Příklad schválení a podepsání HR dokumentů na pracovišti

Podpis na jednom zařízení lze kombinovat i s rolí Schvaluje. Jeden z navrhovatelů schvaluje, druhý podepisuje. Situaci lze nastavit i obráceně, tedy že HR ředitel podepisuje a HR Specialist schvaluje.

Jde o situaci, kdy:

1. Návrh smlouvy nejprve schválí HR ředitel na centrále,
2. Schválením se dostane dokument k HR specialistce,
3. HR specialistka dokument na provozovně podepíše se zaměstnancem na jednom zařízení.

Jak vypadá takový podpisová scénář nastavený v Signi:

• Ve scénáři figurují dva navrhovatelé: HR ředitel a HR specialistka, a jedna protistrana: zaměstnanec.
• U scénáře je zaškrtnuto “Záleží na pořadí” tj. tak jak jsou podepisující uvedeni v podpisovém scénáři, budou vyzývání k podpisu.
• Je zaškrtnuto “Podpis na jednom zařízení”, které zviditelní možnost nastavení tohoto atributu u jednotlivých podepisujících. HR ředitel vzdáleně schvaluje. HR specialistka a zaměstnanec podepisují na jednom zařízení, a mají to ve scénáři zaškrtnuto.
• První schvaluje sadu dokumentů HR ředitel (navrhovatel), a to vzdáleně z centrály.
• HR specialista obdrží notifikaci o dokumentu k podpisu.
• Zástupce zaměstnavatele- HR Specialist (navrhovatel) spolu se Zaměstnancem XY (1.protistrana) na provozovně podepisují dokument společně na jednom zařízení.
• Po podpisu dokumentu všem stranám do emailové schránky přichází finální podepsaný dokument.
• Na dokumentu jsou viditelné dva podpisy.
• V auditní stopě v Kontrolním listu  je záznam o manipulaci s dokumentem. Je z něj zřejmé, že první strana schvalovala dokument vzdáleně, druhé dvě strany podepisovaly dokument ve stejném okamžiku na jednom zařízení.

Návod krok za krokem

1. Přihlaste se do svého účtu na app.signi.com.
2. Nahrajte dokument k podepsání do aplikace Signi.

3. Nastavte podpisový scénář — zadejte podepisující osoby a v Nastavení podpisového scénáře zvolte Podpis na jednom zařízení. U každé osoby lze individuálně nastavit, zda podepisuje na jednom zařízení — např. HR ředitel podepisuje na dálku (nezaškrtnuto) a HR specialistka se zaměstnancem na místě (zaškrtnuto).

4. Umístěte podpisová pole do dokumentu a klikněte na Pokračovat na podpis.

5. Podepište a předejte zařízení protistraně — po vašem podpisu předáte zařízení protistraně; ta zadá SMS PIN a dokument podepíše.

Jak se identifikují podepisující při podpisu na jednom zařízení

Při standardním průběhu podepisování prostým podpisem je v Signi každý podepisující ověřován přes svůj email a telefon - jde o tzv. dvoufaktorové ověření, 2FA.

V případě podpisu na jednom zařízení nedochází k elektronickému doručení dokumentu. Protistrana (zaměstnanec), se ověřuje pouze přes telefon - protistrana podepisuje na počítači, tabletu či mobilu navrhovatele. Na telefon protistrany se zasílá SMS s PINem, který musí být opsán na zařízení navrhovatele.

Poznámka: Toto 2FA ověření je možné vypnout a vyžadovat pouze podpis. Toto však nedoporučujeme právě z důvodu vyšší právní jistoty identity podepisující protistrany.

Konkrétní informace o identitě podepisujícího, které jsou zaznamenány v auditní stopě (kontrolním listu) a které jsou následně k dispozici pro případný spor, závisí na typu použitého podpisu:

• biometrického podpisu je v Signi k dispozici vizuální podoba či průběh podpisu,
• BankID SIGN poskytne údaje banka, podpis je sice vyvolán na zařízení navrhovatele, ale potvrzení dělá podepisující v mobilním aplikaci své banky zprovozněném na svém mobilu,
• kvalifikovaných podpisů poskytne dostatek údajů certifikační autorita, která certifikát vydala,
• pokud je podpis v elektronickém dokumentu úředně ověřen, je k dispozici související ověřovací doložka.

Volba míry identifikace podepisujícího je vždy kompromisem mezi její důkladností a jednoduchostí provedení podpisu. Konkrététní způsob identifikace podepisujícího by měl vycházet z potenciálního rizika, kterým je zpochybnění identity podepisujícího. Jiné riziko nastává při popisu pracovní smlouvy první den nástupu do zaměstnání a jiné při žádosti o půjčku nebo dlouhodobé půjčení automobilu. Je třeba si také uvědomit, že ani vlastnoruční podpis na papíře soudní znalci nepřiřazují osobě se 100% pravděpodností a toto riziko se běžně akceptuje.

Jak si usnadnit práci uložením podpisového scénáře

Tip: Je vhodné si složitější podpisové scénáře uložit pro opakované použití viz Uložené scénáře podepisování - Zkraťte si odeslání dokumentů na pár kliků. Následně se pak typicky jen změní podepisující protistrana.

Obdobná funkcionalita při integrovaném Signi

Obdobnou funkcionalitu lze zajistit i v aplikaci integrované se Signi. Přímo v aplikaci se klepnutím na tlačítko, výběr z menu či odkaz otevře stránka Signi pro podpis příslušnými podepisujícími. Více v dokumentaci API: Podpis v integrované aplikaci a Podpis na jednom zařízení.