Podpis na jednom zařízení

Podepisovat dokumenty elektronicky dává smysl i v případě, že podepisující jsou přítomni na jednom místě:

• obchodník v prodejně, na showroomu, či u zákazníka,

• servisní technik myček v kuchyni zákazníka,

• realitní makléř v kanceláři či při návštěvě nemovitosti,

• zaměstnanec na provozovně, kde dochází nejen k podepsání, ale i k doručení pracovněprávních dokumentů

• apod.

I když se vidíte, získáte po podpisu právně závazný dokument v elektronické podobě, který si ihned můžete předat.

Více viz:

Zadání podpisového scénáře

Slouží k tomu funkce Podpis na jednom zařízení. Pokud máte tuto funkcionalitu zpřístupněnu, volíte si ji u každého dokumentu zvlášť, a to po nahrání dokumentu v hlavičce dokumentu:

V případě podpisu na jednom zařízení:

• v podpisovém scénáři je uveden alespoň jeden navrhovatel, který podepisuje nebo schvaluje,

• všechny podpisy proběhnou na zařízení navrhujícího,

• e-mailové adresy podepisujících zadávají pouze z důvodu konečného zaslání podepsaného dokumentu,

• notifikace, resp. výzvy k podepsání nejsou zasílány,

• každý z podepisujících pouze zadává se pouze PIN pro ověření své identity přes svůj telefon.

Příklad podepsání HR dokumentů vzdáleně i na pracovišti

Jedním z typických situací využití podpisu na jednom zařízení je podpis HR dokumentů.

Jde o situaci obdobné té, kdy:

1. Návrh smlouvy nejprve vzdáleným podpisem podepíše HR ředitel na centrále,
2. Podpisem dokumentu se dostane dokument k HR specialistce,
3. HR specialistka dokument na provozovně podepíše se zaměstnancem na jednom zařízení.

Jak vypadá takový podpisová scénář nastavený v Signi:

• Ve scénáři figurují dva navrhovatelé: HR ředitel a HR specialistka, a jedna protistrana: zaměstnanec.

• U scénáře je zaškrtnuto “Záleží na pořadí” tj. tak jak jsou podepisující uvedeni v podpisovém scénáři, budou vyzývání k podpisu.

• Je zaškrtnuto “Podpis na jednom zařízení”, které zviditelní možnost nastavení tohoto atributu u jednotlivých podepisujících. HR ředitel podepisuje dokument vzdáleně. HR specialistka a zaměstnanec podepisují na jednom zařízení, a mají to ve scénáři zaškrtnuto.

• První podepisuje sadu dokumentů HR ředitel (navrhovatel), a to vzdáleně z centrály.

• HR specialista obdrží notifikaci o dokumentu k podpisu. 

• Zástupce zaměstnavatele- HR Specialist (navrhovatel) spolu se Zaměstnancem XY (1.protistrana) na provozovně podepisují dokument společně na jednom zařízení.

• Po podpisu dokumentu všem stranám do emailové schránky přichází finální podepsaný dokument.

• Na dokumentu jsou viditelné tři podpisy.

• V auditní stopě v Kontrolním listu je záznam o manipulaci s dokumentem. Je z něj zřejmé, že první strana podepisovala dokument vzdáleně, druhé dvě strany podepisovaly dokument ve stejném okamžiku na jednom zařízení.

Příklad schválení a podepsání HR dokumentů na pracovišti

Podpis na jednom zařízení lze kombinovat i s rolí Schvaluje. Jeden z navrhovatelů schvaluje, druhý podepisuje. Situaci lze nastavit i obráceně, tedy že HR ředitel podepisuje a HR Specialist schvaluje.

Jde o situaci, kdy:

1. Návrh smlouvy nejprve schválí HR ředitel na centrále,
2. Schválením se dostane dokument k HR specialistce, 
3. HR specialistka dokument na provozovně podepíše se zaměstnancem na jednom zařízení.

Jak vypadá takový podpisová scénář nastavený v Signi:

• Ve scénáři figurují dva navrhovatelé: HR ředitel a HR specialistka, a jedna protistrana: zaměstnanec.

• U scénáře je zaškrtnuto “Záleží na pořadí” tj. tak jak jsou podepisující uvedeni v podpisovém scénáři, budou vyzývání k podpisu.

• Je zaškrtnuto “Podpis na jednom zařízení”, které zviditelní možnost nastavení tohoto atributu u jednotlivých podepisujících. HR ředitel vzdáleně schvaluje. HR specialistka a zaměstnanec podepisují na jednom zařízení, a mají to ve scénáři zaškrtnuto.

• První schvaluje sadu dokumentů HR ředitel (navrhovatel), a to vzdáleně z centrály.

• HR specialista obdrží notifikaci o dokumentu k podpisu. 

• Zástupce zaměstnavatele- HR Specialist (navrhovatel) spolu se Zaměstnancem XY (1.protistrana) na provozovně podepisují dokument společně na jednom zařízení.

• Po podpisu dokumentu všem stranám do emailové schránky přichází finální podepsaný dokument.

• Na dokumentu jsou viditelné dva podpisy.

• V auditní stopě v Kontrolním listu  je záznam o manipulaci s dokumentem. Je z něj zřejmé, že první strana schvalovala dokument vzdáleně, druhé dvě strany podepisovaly dokument ve stejném okamžiku na jednom zařízení.

Jak se identifikují podepisující při podpisu na jednom zařízení

Při standardním průběhu podepisování v Signi je každý podepisující ověřován přes svůj email a telefon - jde o tzv. dvoufaktorové ověření, 2FA.

V případě podpisu na jednom zařízení je ověření identity podepisujících slabší. U protistran, např. zaměstnanců, se ověřuje identita pouze přes telefon - protistrana podepisuje na počítači, tabletu či mobilu navrhovatele, ale na telefon protistrany se zasílá SMS s PINem, který musí být opsán na zařízení navrhovatele.

Dále pak záleží na metodě podepisování, jaké další údaje o identitě podepisujícího bude mít kontrolní orgán či orgán činných v trestním řízení k dispozici a to při použití :

• biometrického podpisu je v Signi k dispozici vizuální podoba či průběh podpisu,

• BankID SIGN poskytne údaje banka, podpis je sice vyvolán na zařízení navrhovatele, ale potvrzení dělá podepisující v mobilním aplikaci své banky zprovozněném na svém mobilu,

• kvalifikovaných podpisů poskytne dostatek údajů certifikační autorita, která certifikát vydala,

• pokud je podpis v elektronickém dokumentu úředně ověřen, je k dispozici související ověřovací doložka.

Volba míra identifikace podepisujícího je vždy kompromisem mezi její dostupností, náklady a průkazností. Při zvážení rizika rozporování identity je třeba zvážit, jak často v konkrétní agendě spor nastává, jaké jsou případné finanční dopady v porovnání s přínosy zbavení se papírových dokumentů. Je třeba si také uvědomit, že ani vlastnoruční podpis na papíře soudní znalci nepřiřazují osobě se 100% pravděpobností a toto riziko se běžně akceptuje.

Jak si usnadnit práci uložením podpisového scénáře

Tip: Je vhodné si složitější podpisové scénáře uložit pro opakované použití viz 
Uložené scénáře podepisování - Zkraťte si odeslání dokumentů na pár kliků. Následně se pak typicky jen změní podepisující protistrana.

Obdobná funkcionalita při integrovaném Signi

Obdobnou funkcionalitu lze zajistit i v aplikaci integrované se Signi. Přímo v aplikaci se klepnutím na tlačítko, výběr z měnu či odkaz otevře stránka Signi pro podpis příslušnými podepisujícími.

Více informací pro vývojáře viz Příklad 9 - Podpis na jednom zařízení přes API.