Užitečné funkce Signi pro HR oddělení

V tomto článku jsme pro vás připravili přehled všech užitečných funkcí, které mohou výrazně usnadnit práci HR oddělení.

---

Klíčové funkce

• Posílání více dokumentů v rámci jedné obálky Odešlete zaměstnanci pracovní smlouvu spolu s přílohami v jedné obálce.Více zde
• Podpis na jednom zařízení Když potřebujete dokument podepsat přímo v kanceláři na místě.Více zde
• Doručení fikcí Zaměstnanec dokument může podepsat, ale pokud tak neučiní, po 15 dnech se dokument považuje za doručený.Více zde
• Přihlášení pomocí SSO Díky integraci Single Sign-On (SSO) se vaši zaměstnanci mohou přihlašovat do Signi bezpečně a pohodlně pomocí firemního účtu, aniž by si museli pamatovat další hesla.Více zde
• Kampaně Ideální pro hromadné odesílání stovek dokumentů s dynamickými poli.Více zde
• Podpisování dokumentů s kvalifikovaným certifikátem Pro případy, kdy je vyžadován podpis se zvýšenou právní váhou.Více zde
• Globální přehled Všechny dokumenty přehledně na jednom místě ke snadné kontrole.Více zde
• Hromadný podpis Ušetřete čas díky možnosti podepsat více dokumentů najednou.Více zde

---

Funkcionality, které doporučujeme nastavit v rámci nastavení workspace

1. Metody podepisování

• Biometrický podpis stylusem, Text a Vložit obrázek jsou metody podepisování na úrovni prostého podpisu.
• Různí uživatelé preferují různé metody – proto je možné nastavit:
  • která metoda bude výchozí,
  • které metody budou povolené,
  • a které nebudou dostupné.

V nastaveních to upravíte zde:

Pokud chcete některou možnost skrýt, klikněte na ikonku oka.

Při podepisování pak neregistrovaní podepisující uvidí pouze ty možnosti, které jim povolíte:

➡ Více informací najdete zde: Elektronické podepisování v Signi

---

2. Ověření pomocí SMS před stažením dokumentu

• Toto zabezpečení se týká pouze neregistrované protistrany.
• Pokud si bude chtít protistrana stáhnout podepsaný dokument, bude jí zaslán SMS PIN kód.
• V nastaveních to upravíte zde:

---

3. Zákaz antidatování

Protistrana **nemůže měnit datum podpisu**. * Zaškrtněte, pokud chcete zabránit změně data na jiné než aktuální.

---

4. Automatická konverze do PDF/A

• Vhodné v případě, že potřebujete dokument archivovat na dlouhou dobu (např. v důvěryhodném elektronickém archivu).
• Více o formátu PDF/A najdete zde: Adobe – PDF/A

Další funkce, které můžete nastavit

1. Vyžádání SMS PIN před zobrazením dokumentu Pokud chcete mít jistotu, že dokument uvidí pouze konkrétní zaměstnanec, lze nastavit ověření pomocí SMS PIN pred zobrazením. Zaměstnanec obdrží e-mail bez příloh, klikne na odkaz a před zobrazením obsahu musí zadat kód z SMS.
2. Vypnutí možnosti změnit telefonní číslo - Aby měl zaměstnavatel jistotu, že SMS PIN přijde pouze na číslo zaměstnance, lze zablokovat možnost změny čísla u protistrany..
3. Přidávání příloh protistranouMůžete požádat zaměstnance, aby k dokumentu nahráli například kopie dokladů nebo jiné požadované podklady. Díky funkci přidávání příloh protistranou probíhá celý proces na jednom místě a všechny materiály zůstanou bezpečně uložené u příslušného dokumentu. Tato funkce je zpoplatněná. V případě zájmu prosím kontaktujte care@signi.com.

---

Důvěryhodný archiv

Součástí Signi je také archivace dokumentů. Archiv zajišťuje dlouhodobé a bezpečné uložení, automaticky kontroluje integritu dokumentů i stav podpisů, takže budete mít jistotu jejich platnosti i po mnoha letech.

Archiv lze nastavit na libovolný počet let. Jedná se o placenou funkcionalitu – v případě zájmu prosím kontaktujte náš tým na sales@signi.com.

---

✨ Díky těmto funkcím můžete v HR oddělení zefektivnit procesy, ušetřit čas a zajistit maximální bezpečnost práce s dokumenty.