Dlouhodobá archivace dokumentů

Používání Signi Archive je nejjednodušší a nejbezpečnější způsob, jak zajistit dlouhodobou archivaci dokumentů podepsaných v systému Signi. Archiv poskytuje bezpečné úložiště navržené speciálně pro dlouhodobé uchovávání dokumentů při zachování souladu s legislativou, integrity dat a snadné dostupnosti.

Jak funguje Signi Archive

Pokud je modul Signi Archive aktivní:

• 6 měsíců od vytvoření dokumentu je finální podepsaný PDF soubor automaticky přesunut ze Signi do Signi Archive.

• Signi Archive je zabezpečené úložiště splňující požadavky na dlouhodobou archivaci dokumentů.

Dostupnost dokumentů v Signi

I po archivaci dokumentu:

• zůstává záznam o dokumentu dostupný v sekci Dokumenty v Signi,

• dokument lze vyhledat a zobrazit jeho detail,

• při otevření archivovaného dokumentu Signi načte PDF z archivu,

• veškeré přístupy k archivovaným dokumentům jsou evidovány (logovány),

• archivované dokumenty jsou označeny ikonou archivu.

Archivovat lze:

• jednotlivé dokumenty,

• celé balíčky dokumentů (hromadná archivace).

Hlavní funkce Signi Archive

• plná integrace se systémem Signi,

• automatická obnova podpisových razítek,

• logování přístupů a práce s dokumenty,

• logické mazání (bezpečné skartování) dokumentů a metadat,

• zajištění důvěryhodnosti a integrity dokumentů,

• plný soulad s eIDAS a GDPR,

• podpora standardizovaného formátu PDF/A.

Typické případy použití

Signi Archive je vhodný pro dlouhodobé ukládání:

• smluvní dokumentace,

• interních dokumentů a směrnic,

• objednávek a protokolů,

• projektové dokumentace,

• záručních listů,

• HR dokumentů.

Parametry archivace

Při využití Signi Archive lze nastavit, jak dlouho mají být dokumenty archivovány:

• 5 let

• 10 let

• 20 let

• 30 let

Jak jsou dokumenty přesouvány do archivu

Uživatel určuje:

• za jak dlouho po dokončení dokumentu (podpisu nebo schválení) má být dokument archivován,

• zda mají být dokumenty archivovány samostatně, nebo v balíčcích.

V nastaveném čase Signi dokument automaticky přesune do archivu.

Archivován je pouze PDF soubor:

• veškerá metadata (název dokumentu, podepisující osoby, data podpisu apod.) zůstávají v Signi.

Záznam dokumentu je nadále vyhledatelný v Signi a je jasně označen jako archivovaný.

Přístup k archivovaným dokumentům

• Uživatelé přistupují k archivovaným dokumentům v sekci Dokumenty v Signi.

• Při otevření archivovaného dokumentu:

  • Signi dokument načte z archivu,

  • přístup je zaznamenán,

  • dokument je zobrazen pouze pro čtení,

  • dokument je označen indikátorem archivace.

PDF/A a dlouhodobá archivace

PDF/A je standardizovaný formát určený pro dlouhodobé uchovávání dokumentů. Zajišťuje jejich čitelnost i po mnoha letech (např. 30 let).

• V současné verzi je Signi schopno převést nahrané dokumenty do formátu PDF/A, pokud je to potřeba.

• Upozorňujeme, že konverze může mírně změnit vizuální podobu dokumentu.

Cena modulu Signi Archive

Cena služby Signi Archive se skládá z:

• jednorázového aktivačního poplatku,

• pravidelných poplatků za archivaci, které závisí na:

  • délce archivační doby,

  • způsobu archivace (jednotlivě vs. balíčky),

  • typu archivu (cloudový archiv nebo dedikovaný archiv pro vaši společnost).

Pro detailní informace o cenách nás prosím kontaktujte na care@signi.com.