Možnosti odesílání oznamovacích e-mailů

Změněno dne St, 23 Říjen v 3:53 ODPOLEDNE


Možnosti odesílání

Signi rozesílá autorům dokumentů a podepisujícím oznamovací e-maily. Je více možností ohledně toho, kdo bude v těchto e-mailech uveden jako Sender / Odesílatel a jaká bude adresa pro odpovědi ReplyTo / Odpovědět. Ty se liší podle toho, zda jde o:

  1. standardní odesílání z cloudového Signi,

  2. odesílání s využitím funkce "Vlastní e-mail",

  3. odesílání z vlastních emailových serverů zákazníka, typicky v rámci on-premise nasazení.


Název odesílatele

Jako Název odesílatele notifikačních e-mailů Signi je u pracovních prostorů pro právnické osoby vždy uváděno jméno firmy uvedené v nastavení workspace/pracovního prostoru. U pracovních prostorů pro fyzické osoby a OSVČ je to jméno a příjmení.


Standardně je emailová adresa odesílatele z domény @signi.com.


E-mail odesílatele

E-mailová adresa odesílatele se pak liší podle režimu využití e-mailových serverů.


Standardní odesílání z cloudového SIgni 

Cloudové Signi rozesílá přes Signi účet na e-mailingové službě Mailgun - jako a e-mailová adresa je [email protected].


Využití funkce "Vlastní e-mail"


Příklad mailu od Signi, doména emailu odesílatele není Signi, ale odesílatele.


Při využití funkce Vlastní e-mail se rozesílá přes dedikovaný účet pro uživatele na mailingové službě Mailgun - e-mailová adresa odesílatele může být jakákoliv, ale je třeba na nastavení domény mít správně SPF, DKIP a další záznamy pro zajištění vysoké doručitelnosti e-mailu. Jméno opět odpovídá navrhovateli dokumentu. Je doporučeno, aby použitá e-mailová adresa byla skutečně funkční - ať už jako e-mailová schránka, skupina či přesměrování např. na zákaznické centrum. Varianty ve využití služby Mailgun:


Mailgun účet si zřídí účet zákazník sám 

  • Účet si na https://www.mailgun.com/ zřídí zákazník sám.

  • Sám si platí služby, tarif zvolí dle objemu viz https://www.mailgun.com/pricing/.

  • Sám si nastaví e-mail odesílatele v prvotním nastavení.

  • Signi do jeho účtu nahraje upravené šablony.

  • Zákazník si musí nastavit na své firemní doméně své SPF, DKIM, případně další záznamy - získá je v rámci nastavení Mailgunu.

  • Zákazník musí poskytnout Signi Mailgun API klíč - získá se v nastavení účtu, více viz např. zde

  • Přístup k Mailgun účtu pro [email protected], abychom mohli nahrát a případně upravovat šablony - postačuje na úrovni “Developer”.

  • Projeví se v nabídce jako jednorázový náklad "Vlastní e-mail - Varianta Mailgun spravuje zákazník".


Mailgun účet pro zákazníka zřídí Signi 

  • Signi pouze přefakturovává za měsíční / roční provoz Mailgun dle objemu https://www.mailgun.com/pricing/ .

  • Zákazník musí poskytnout Signi e-mail odesílatele, např. [email protected].

  • Signi musí zákazníkovi poskytnout pro nastavení firemní domény záznamy SPF, DKIM, případně další.

  • Projeví se v nabídce jako jednorázový náklad "Vlastní e-mail - Varianta Mailgun spravuje Signi", následuje pravidelná měsíční či roční přefakturace dle rozeslaného objemu e-mailů a reálných nákladů.


V nastavení domény vaší firmy je uveden i odpovídající SPF záznam pro službu Mailgun.


Jaké informace jsou ukládané ve službě Mailgun?

V některých případech je obava, aby velký objem dokumentů nebyl mimo kontrolu firmy. Služba Mailgun slouží výhradně pro odesílání e-mailů, nikoliv pro jejich dlouhodobou archivaci. Každý e-mail a jeho přílohy jsou ve službě výhradně na dobu nezbytně nutnou k odeslání příjemcům zpráv. Jediné, co je ve službě Mailgun ukládáno, je log odeslaných zpráv, který obsahuje technologickou hlavička e-mailu. Záznamy v logu tak nezahrnují obsah e-mailu ani jeho přílohy. Účelem logu je mít možnost trackovat stav doručení e-mailů.


Vlastní emailové servery zákazníka

Na zakázku je možné vyvinout propojení na e-mailové servery zákazníka. Zde se využijí funkce příslušného e-mailového serveru. Rozdílem je, zda je Signi používáno napřímo či přes integrovanou aplikaci a na způsobu jejího propojení.


E-mail pro odpovědi

Je několik variant určení autora dokumentu v Signi a s tím souvisejí e-mailové adresy pro ReplyTo/Odpověďna na oznamovacích e-mailech Signi.

  • Při přímém využití Signi - Jako ReplyTo/Odpověďna v rozesílaných e-mailech bude uvedena e-mailová adresa zástupce navrhovatele, pokud je v podpisovém scénáři uveden jediný zástupce navrhovatele tj. typicky podepisující jednatel anebo e-mailová adresa autora dokumentu, pokud je v podpisovém scénáři uvedeno více zástupců navrhovatele tj. např. autor jako schvalující a jednatel podepisující.  

  • Navrhující odesílají dokumenty k podpisu přes systém integrovaný se  Signi a nejsou zavedeni jako uživatelé v Signi - Jako odesílatel bude uveden vlastník pracovního prostoru / workspace v Signi, do kterého se dokumenty přes Signi API k podpisu posílají. Typicky to je tedy e-mail hlavního účtu v Signi, např. [email protected]. Jako ReplyTo/Odpověď je na atributu e-mailu uvedena emailová adresa tohoto účtu. Pokud mají odpovědi na zaslané oznamovací e-maily doputovat k navrhovatelům dokumentů, je třeba nastavit automatické přeposílání z této e-mailové schránky např. do e-mailové skupiny, kde jsou všichni navrhovatelé dokumentů. 

  • Navrhující odesílají dokumenty k podpisu přes systém integrovaný se Signi, jsou zavedeni jako uživatelé v Signi a při volání API jsou označeni jako navrhovatelé dokumentu - E-mailová adresa navrhovatele dokumentu bude uvedena jako ReplyTo/Odpověď atribut oznamovacího e-mailu. Odpovědi na zaslané oznamovací e-maily doputují přímo k navrhovateli dokumentů.


Pokud jste se v popisu ztratili, nepanikařte a kontaktujte nás na [email protected], rádi s vámi vše probereme ;-).



Byl tento článek užitečný?

To je skvělé!

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Je ním líto, že jsme vám nepomohli

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Dejte nám vědět, jak můžeme tento článek vylepšit!

Vyberte alespoň jeden důvod
Je požadována verifikace pomocí CAPTCHA.

Zpětná vazba odeslána

Oceňujeme vaši snahu a pokusíme se článek opravit