Kontrolní list dokumentu - auditní stopa

• Úloha kontrolního listu
• Jak kontrolní list získat
• Příklad obsahu kontrolního listu
• Vysvětlující text pro kontrolní list

Úloha kontrolního listu

Elektronické podepisování s sebou přináší jednu nezanedbatelnou výhodu. Na rozdíl od vlastnoručního podpisu na písemnosti v listinné podobě lze nashromáždit velký objem informací o průběhu manipulace s dokumenty, včetně jejich podepisování.

Proto je ve službě Signi ke každému dokumentu k dispozici kontrolní list, kde jsou zachyceny informace o průběhu podepisování: kdy podpis proběhl, na jakém zařízení, na jaké IP adrese umožňující určit příslušnost k síti zaměstnavatele a do určité míry i jeho geografickou polohu, ověření osoby s potvrzením PIN ze SMS pro dané telefonní číslo, informace o grafickém provedení podpisu včetně možnosti zpětně prokázat jeho biometrický průběh.

V případě potřeby je tedy při použití Signi soudním i kontrolním orgánům k dispozici široká auditní stopa, která významně převyšuje vlastnoruční podpis v listinné podobě, často velmi letmou parafu na papíře.

Jak kontrolní list získat

Ve složce Dokumenty vyhledejte příslušný dokument a zobrazte si klepnutím na jeho název náhled dokumentu.

Dokument se zobrazí v náhledu, kde jsou vedle vlastního dokumentu přístupné i úkony s dokumentem. Vyberte volbu Kontrolní list.

Přístup ke kontrolnímu listu v náhledu dokumentu.

Příklad obsahu kontrolního listu

Příklad obsahu Kontrolního listu popisujícího průběh manipulace s dokumentem v kontrolovaném prostředí Signi. Toto je jeden z podkladů pro kontrolní orgán či soudního znalce při posuzování pravosti dokumentu a podpisů.

Případné manipulace s dokumentem mimo kontrolované prostředí Signi by bylo možné identifikovat velmi jednoduše. Neodpovídal by obsah dokumentu a tzv.“hash” dokumentu, obdoba kontrolního součtu u rodného čísla či čísla karty.

Příklad obsahu Kontrolního listu s detailními údaji o průběhu manipulace s dokumentem v kontrolovaném prostředí Signi.

Vysvětlující text pro kontrolní list

Do kontrolního listu můžete přidat svůj vlastní “vysvětlující” text. To se hodí v případech, kdy vaše právní oddělení / Compliance nebo některý z kontrolních orgánů má specifické požadavky na obsah auditní stopy dokumentů. 

Příslušné pole najdete v nastavení workspace, kde v sekci Nastavení naleznete pole Text kontrolního listu.

Následně se váš text zobrazí v kontrolním listu pro další uzavřené smlouvy.