Elektronické podepisování v HR s využitím Signi

• Úvod
• Dokumenty a podpisy v listinné vs. elektronické podobě
• Které HR dokumenty lze podepisovat bez omezení? 
• Podpis a doručování pracovně právních dokumentů 
• HR dokumenty s vyšším rizikem sporu
• Auditní stopa a kontrolní list Signi
• Dlouhodobá archivace HR dokumentů 
• Dokument “Dokumenty podepisované v HR”
• Co dál? Pojďme na to!

Úvod

Při využití elektronických podpisů v HR oblasti probíráme často se zákazníky následující témata:

1. Dokumenty a podpisy v listinné vs. elektronické podobě - jaký je rozdíl?

2. Jaké všechny HR dokumenty lze podepisovat bez omezení?

3. Jak správně elektronicky podepsat a doručit pracovně právní dokumenty?

4. U kterých dokumentů raději trvat na listinné podobě?

5. Jaká je auditní stopa pro případ kontroly ÚP či soudního sporu?

V tomto textu ke každému tématu vypichujeme ty nejdůležitější informace o zajištění elektronického podepisování v oblasti HR ve službě Signi - z právního, byznysového a technického pohledu.

Dokumenty a podpisy v listinné vs. elektronické podobě

Současný právní rámec pro elektronické podepisování je daný EU direktivou eIDAS a navazujícími zákony.

• eIDAS definuje elektronický podpis velmi široce jako jakákoliv elektronická data připojená k elektronickému dokumentu.

• Stejně tak jasně říká, že soudy k dokumentům v listinné i elektronické podobě mají přistupovat stejně, tj. např. vyžádat si posudek soudního znalce, který se k autorství podpisu vyjadřuje.

Zásadním důsledkem EU direktivy eIDAS je, že pro běžný komerční styk v mnoha případech - běžné komerční smlouvy, objednávky, předávací protokoly, výkazy práce apod. - postačuje tzv. prostý elektronický podpis. Přesně takový se využívá i ve většině nasazení globálních služeb pro elektronické podepisování (např. Signi).

Pro jednání s veřejnou správou a pro další příležitosti je určen kvalifikovaný či uznávaný podpis. Jeho pořízení a správa jsou bohužel z mnoha důvodů náročné, což výrazně omezuje jejich reálné rozšíření v populaci.

Trvání na kvalifikovaných podpisech po všechny případy tedy zcela zbytečně omezuje konkurenceschopnost vaší firmy a v důsledku Česka jako celku.

Různé úrovně podpisů a ověření vs. jejich reálný objem a tedy i potenciální přínosy pro firmy.

Pohled práva
EIDAS - KAPITOLA I - OBECNÁ USTANOVENÍ - Článek 3 - Definice bod 10, 11, 12: “elektronický podpis - data v elektronické podobě, která jsou připojena k jiným datům v elektronické podobě nebo jsou s nimi logicky spojena a která podepisující osoba používá k podepsání”	
EIDAS KAPITOLA III - SLUŽBY VYTVÁŘEJÍCÍ DŮVĚRU - ODDÍL 4 - Elektronický podpis - Článek 25 - Právní účinky elektronických podpisů: “Elektronickému podpisu nesmějí být upírány právní účinky a nesmí být odmítán jako důkaz v soudním a správním řízení pouze z toho důvodu, že má elektronickou podobu nebo že nesplňuje požadavky na kvalifikované elektronické podpisy.”
Zákon č. 297/2016 Sb. Zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce - převedení eIDAS do českého právního řádu - § 7: “K podepisování elektronickým podpisem lze použít zaručený elektronický podpis, uznávaný elektronický podpis, případně jiný typ elektronického podpisu, podepisuje-li se elektronický dokument, kterým se právně jedná jiným způsobem než způsobem uvedeným v § 5 nebo § 6 odst. 1.”  Související právní komentář:  “Jednoduše: Prostý elektronický podpis má váhu vlastnoručního podpisu na základě §7 ZSVD (tam označen jako "jiný typ elektronického podpisu")”.
Občanský zákoník - §  562 (1)  “Písemná forma je zachována i při právním jednání učiněném elektronickými nebo jinými technickými prostředky umožňujícími zachycení jeho obsahu a určení jednající osoby”.
Překlad práva do normální řeči
Elektronické podepisování a právo - video – Ondřej Hanák, AK KROUPAHELÁN	
Elektronické podepisování a právo - prezentace – Ondřej Hanák, AK KROUPAHELÁN	
Elektronický podpis v HR - video - Ondřej Hanák, AK KROUPAHELÁN	
Elektronický podpis v HR - prezentace - Ondřej Hanák, AK KROUPAHELÁN	
Elektronické podepisování v HR a právo - prezentace – Daniel Vejsada, AK PRK Partners	
Digitalizace účetních a daňových dokladů - Milan Vodička, daňový poradce

Pohled Signi
Často kladené otázky ke službě Signi	
Jak v HR ušetřit čas, náklady a administrativu díky elektronickému podpisu (webinář)			

Vyjádření Státního úřadu inspekce práce k možnosti užívání TYPŮ PODPISŮ.

Které HR dokumenty lze podepisovat bez omezení? 

Podepisování a doručování dokumentů v HR oblasti není nijak upraveno Zákoníkem práce či jinými předpisy. V některých případech pracovního práva se vyžaduje písemná forma právního jednání. K tomu je třeba říci, že písemná forma v listinné i elektronické podobě je možná a dle EU direktivy eIDAS před soudem rovnocenná. 

Příklady HR dokumentů, které lze podepisovat elektronicky bez omezení:

• Potvrzení o zdanitelných příjmech

• Potvrzení zaměstnavatele pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti

• Souhlas se zpracováním osobních údajů (uchazeč)

• Popis práce, pracovní pozice

• Převzetí pracovních pomůcek (telefon, PC apod.)

• Smlouva u užívání služebního vozidla

• Dohoda o hmotné odpovědnosti

• Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob - “růžovka”

• Prezenční listiny na školeních

• Oznámení o ukončení doby určité

• Dohoda o mlčenlivosti

• Žádost o rodičovskou dovolenou

• a další

Podpis a doručování pracovně právních dokumentů 

V oblasti HR je elektronické podepisování některých dokumentů upraveno zejména Zákoníkem práce.

• U důležitých pracovně právních písemnosti, jako je pracovní smlouva či mzdový výměr, je Zákoníkem práce jednoznačně preferováno "doručování do vlastních rukou na pracovišti”. 

• Doručování těchto dokumentů v elektronické podobě je sice dle Zákoníku práce možné, ale prakticky neproveditelné, protože předpokládá použití datových schránek a dalších technologií, jejichž rozšíření mezi zaměstnanci je a bude zcela zanedbatelné - vzhledem ke složitosti jejich pořízení a obsluze.

Z toho důvodu služba elektronického podepisování Signi umožňuje režim “Podpis na 1 zařízení”, kdy podpis pracovněprávních dokumentů probíhá na počítači či tabletu zaměstnavatele v místě, kde je sjednán výkon práce zaměstnance. Na tomto zařízení zaměstnanec dokumenty podepisuje a po podpisu obdrží jako vyhotovení originálu dokument v elektronickém PDF/A formátu vhodném pro archivaci, s elektronickými podpisy a dalšími vloženými informacemi o průběhu podpisu. Jako volitelnou službu zaměstnavatele může zaměstnanec obdržet tištěnou kopii.

Na počítači zaměstnavatele podepisuje zaměstnanec pracovně právní dokumenty. Volitelně lze ověřit použití jeho mobilu zasláním SMS s PIN, který je opsán do počítače při podpisu.

Pohled práva
Zákoník práce a paragrafy 334 - 337:
334 “(2)Písemnost doručuje zaměstnavatel zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti; není-li to možné, může ji zaměstnavatel doručit zaměstnanci a) kdekoliv bude zaměstnanec zastižen, b) prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, c) prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo d) prostřednictvím datové schránky.”
335 - (3) Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem 95).
335a - Prostřednictvím datové schránky může zaměstnavatel písemnost doručit jen tehdy, jestliže zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas.	
Pohled Signi
Při použití funkce Podpis na jednom zařízení ve službě Signi je v auditní stopě zřejmé, že k podpisu obou stran došlo na jednom zařízení , kdy se zástupce zaměstnance a zaměstnavatele potkali tj. nedoručuje se nic zaměstnanci emailem, ani datovou schránkou.	
Pokud si zaměstnanec pořídí u certifikační autority ve své zemi certifikát pro kvalifikovaný podpis, v Česku např. Post Signum České pošty či 1. Certifikační autority, může podepsat uznávaně, vlastní potvrzení může být přílohou či částí podepisovaného dokumentu.	
Při běžném podpisu dochází, kromě vlastního podpisu, k identifikaci zaměstnance přes telefon - na jeho telefon je před podpisem odeslána SMS s PINem, který musí vyplnit, aby mohl od dokument podepsal. Lze případně před podpisem využít i pokročilejší metody vzdálené identifikace.

Vyjádření Státního úřadu inspekce práce k DORUČOVÁNÍ el. podepsaných dokumentů. V Signi lze proto podepsané pracovněprávní dokumenty nedoručovat, ale v režimu “Podpis na jenom zařízení” předávat přímo na pracovišti, což je Zákoníkem práce preferovaná forma.

HR dokumenty s vyšším rizikem sporu

Právní rámec pro elektronické podepisování je jasně daný a široký. Přesto rozhodování kontrolních či soudních orgánů nelze na 100 % předpokládat. Obecně zkušenost s elektronickým podepisováním je v populaci zatím relativně malá, a to se týká i úředníků a soudců. Konkrétní pracovníci mohou mít k novým technologiím nejasný vztah a někdy mohou zaujmout konzervativní postoj, který neodpovídá reálné situaci.

Kde lze za stávající situace doporučit zachování listinné podoby dokumentu a vlastnoručního podpisu zaměstnance, jsou dokumenty pro negativní právní akty z pohledu zaměstnance, například výpovědi.

Je třeba si uvědomit, že podobné dokumenty představují pouze procenta či promile dokumentů podepisovaných v HR, tj. nemá cenu kvůli nim bránit digitalizaci HR a nemají významný vliv na zvýšení celkové efektivity HR.

Auditní stopa a kontrolní list Signi

Elektronické podepisování s sebou přináší jednu nezanedbatelnou výhodu. Na rozdíl od vlastnoručního podpisu na písemnosti v listinné podobě lze při elektronickém podepisování nashromáždit velký objem informací o průběhu manipulace s dokumenty, včetně jejich podepisování.

Proto je ve službě Signi ke každému dokumentu k dispozici kontrolní list, kde jsou zachyceny informace o elektronickém podpisu: kdy proběhl, na jakém zařízení, jaké IP adrese umožňující určit příslušnost k síti zaměstnavatele a do určité míry i jeho geografickou polohu, ověření osoby s potvrzením PIN ze SMS pro dané telefonní číslo, informace o grafickém provedení podpisu včetně možnosti zpětně prokázat jeho biometrický průběh.

V případě potřeby je při použití Signi soudním i kontrolním orgánům k dispozici široká auditní stopa, která významně převyšuje vlastnoruční podpis v listinné podobě, často velmi letmou parafu na papíře.

Kontrolní list s detailní auditní stopou, informacemi o manipulaci s dokumentem a průběhem podepisování.

Pohled práva
Pro inspiraci řešení z oblasti mimo HR
Zákon o DPH  - Část 1, hlava 2 - § 34 - “U daňového dokladu musí být od okamžiku jeho vystavení do konce doby stanovené pro jeho uchovávání zajištěna a) věrohodnost jeho původu, b) neporušenost jeho obsahu a c) jeho čitelnost”
			
Pohled Signi			
Přístup ke kontrolnímu listu dokumentu - auditní stopa ve službě Signi				

Dlouhodobá archivace HR dokumentů 

Jedním z požadavků na HR dokumenty je i jejich dlouhodobá archivace, až na období 30 let.

Požadavek dlouhodobé archivace klade dodatečné nároky na uložení dokumentů v listinné podobě, pro naplnění požadavků zákona musí být dlouhodobě zabezpečené proti různým formám zkázy - povodni, požáru, ztráty, krádeži či jiným.

I dlouhodobé uložení dokumentů v elektronické podobě má, ač možná překvapivě, dodatečné nároky. Nestačí je jen “uložit někam na disk”. Musí být zajištěna zejména věrohodnost původu, čitelnost a nezměněnost, někdy nazýváno “integrita” elektronických dokumentů. Tyto funkce zajišťují tzv. elektronické archivy. Signi nabízí svůj vlastní archiv, lze propojit i s různými dalšími el. archivy.

Pohled práva
https://www.epravo.cz/top/clanky/doba-uchovani-pracovnepravnich-dokumentu-88494.html%20Cit.%2010.%202.%202019
	
Pohled Signi
Elektronický archiv dokumentů

Dokument “Dokumenty podepisované v HR”

Zmapovali jsme přes 40 dokumentů používaných v oblasti HR - najdete u každého nich jasné určení, zda a za jakých podmínek jej lze elektronický podepisovat, včetně stručného komentáře právníka objasňujícího podrobnosti a odkazujícího na související legislativu.

Stáhněte si souhrn, kde najdete 40 HR dokumentů, které můžete digitalizovat.

Co dál? Pojďme na to!

Začněte hned - Vytvořte si účet v aplikaci Signi a začněte zasílat k podpisu první dokumenty. Podrobný návod, jak začít, vám poskytne kapitola Začínáme si Signi. První tři podpisy máte zdarma, můžete tedy aplikaci nezávazně vyzkoušet.	

Ozvěte se nám hned na sales@signi.com.	

Naplánujme si společný videohovor - Rádi vám aplikaci Signi a správu a podepisování obchodních dokumentů předvedeme. Vyberte si termín, který vám nejlépe vyhovuje.