Elektronické podepisování v HR s využitím Signi

Změněno dne Út, 4 Červen v 9:28 DOPOLEDNE



Úvod

Při využití elektronických podpisů v HR oblasti probíráme často se zákazníky následující témata:

  1. Dokumenty a podpisy v listinné vs. elektronické podobě - jaký je rozdíl?

  2. Jaké všechny HR dokumenty lze podepisovat bez omezení?

  3. Jak správně elektronicky podepsat a doručit pracovně právní dokumenty?

  4. U kterých dokumentů raději trvat na listinné podobě?

  5. Jaká je auditní stopa pro případ kontroly ÚP či soudního sporu?


V tomto textu ke každému tématu vypichujeme ty nejdůležitější informace o zajištění elektronického podepisování v oblasti HR ve službě Signi - z právního, byznysového a technického pohledu.


Dokumenty a podpisy v listinné vs. elektronické podobě

Současný právní rámec pro elektronické podepisování je daný EU direktivou eIDAS a navazujícími zákony.

  • eIDAS definuje elektronický podpis velmi široce jako jakákoliv elektronická data připojená k elektronickému dokumentu.

  • Stejně tak jasně říká, že soudy k dokumentům v listinné i elektronické podobě mají přistupovat stejně, tj. např. vyžádat si posudek soudního znalce, který se k autorství podpisu vyjadřuje.


Zásadním důsledkem EU direktivy eIDAS je, že pro běžný komerční styk v mnoha případech - běžné komerční smlouvy, objednávky, předávací protokoly, výkazy práce apod. - postačuje tzv. prostý elektronický podpis. Přesně takový se využívá i ve většině nasazení globálních služeb pro elektronické podepisování (např. Signi).


Pro jednání s veřejnou správou a pro další příležitosti je určen kvalifikovaný či uznávaný podpis. Jeho pořízení a správa jsou bohužel z mnoha důvodů náročné, což výrazně omezuje jejich reálné rozšíření v populaci.


Trvání na kvalifikovaných podpisech po všechny případy tedy zcela zbytečně omezuje konkurenceschopnost vaší firmy a v důsledku Česka jako celku.


Různé úrovně podpisů a ověření vs. jejich reálný objem a tedy i potenciální přínosy pro firmy.


Pohled práva

Překlad práva do normální řeči

Pohled Signi


Vyjádření Státního úřadu inspekce práce k možnosti užívání TYPŮ PODPISŮ.


Které HR dokumenty lze podepisovat bez omezení? 

Podepisování a doručování dokumentů v HR oblasti není nijak upraveno Zákoníkem práce či jinými předpisy. V některých případech pracovního práva se vyžaduje písemná forma právního jednání. K tomu je třeba říci, že písemná forma v listinné i elektronické podobě je možná a dle EU direktivy eIDAS před soudem rovnocenná. 


Příklady HR dokumentů, které lze podepisovat elektronicky bez omezení:

  • Potvrzení o zdanitelných příjmech

  • Potvrzení zaměstnavatele pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti

  • Souhlas se zpracováním osobních údajů (uchazeč)

  • Popis práce, pracovní pozice

  • Převzetí pracovních pomůcek (telefon, PC apod.)

  • Smlouva u užívání služebního vozidla

  • Dohoda o hmotné odpovědnosti

  • Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob - “růžovka”

  • Prezenční listiny na školeních

  • Oznámení o ukončení doby určité

  • Dohoda o mlčenlivosti

  • Žádost o rodičovskou dovolenou

  • a další


Podpis a doručování pracovně právních dokumentů 

V oblasti HR je elektronické podepisování některých dokumentů upraveno zejména Zákoníkem práce.

  • U důležitých pracovně právních písemnosti, jako je pracovní smlouva či mzdový výměr, je Zákoníkem práce jednoznačně preferováno "doručování do vlastních rukou na pracovišti”

  • Doručování těchto dokumentů v elektronické podobě je sice dle Zákoníku práce možné, ale prakticky neproveditelné, protože předpokládá použití datových schránek a dalších technologií, jejichž rozšíření mezi zaměstnanci je a bude zcela zanedbatelné - vzhledem ke složitosti jejich pořízení a obsluze.


Z toho důvodu služba elektronického podepisování Signi umožňuje režim “Podpis na 1 zařízení”, kdy podpis pracovněprávních dokumentů probíhá na počítači či tabletu zaměstnavatele v místě, kde je sjednán výkon práce zaměstnance. Na tomto zařízení zaměstnanec dokumenty podepisuje a po podpisu obdrží jako vyhotovení originálu dokument v elektronickém PDF/A formátu vhodném pro archivaci, s elektronickými podpisy a dalšími vloženými informacemi o průběhu podpisu. Jako volitelnou službu zaměstnavatele může zaměstnanec obdržet tištěnou kopii.


Na počítači zaměstnavatele podepisuje zaměstnanec pracovně právní dokumenty. Volitelně lze ověřit použití jeho mobilu zasláním SMS s PIN, který je opsán do počítače při podpisu.


Pohled práva
  • Zákoník práce a paragrafy 334 - 337:
  • 334 “(2)Písemnost doručuje zaměstnavatel zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti; není-li to možné, může ji zaměstnavatel doručit zaměstnanci a) kdekoliv bude zaměstnanec zastižen, b) prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, c) prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací, nebo d) prostřednictvím datové schránky.”
  • 335 - (3) Písemnost doručovaná prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací je doručena dnem, kdy převzetí potvrdí zaměstnanec zaměstnavateli datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem 95).
  • 335a - Prostřednictvím datové schránky může zaměstnavatel písemnost doručit jen tehdy, jestliže zaměstnanec s tímto způsobem doručování vyslovil písemný souhlas.

Pohled Signi

  • Při použití funkce Podpis na jednom zařízení ve službě Signi je v auditní stopě zřejmé, že k podpisu obou stran došlo na jednom zařízení , kdy se zástupce zaměstnance a zaměstnavatele potkali tj. nedoručuje se nic zaměstnanci emailem, ani datovou schránkou.
  • Pokud si zaměstnanec pořídí u certifikační autority ve své zemi certifikát pro kvalifikovaný podpis, v Česku např. Post Signum České pošty či 1. Certifikační autority, může podepsat uznávaně, vlastní potvrzení může být přílohou či částí podepisovaného dokumentu.
  • Při běžném podpisu dochází, kromě vlastního podpisu, k identifikaci zaměstnance přes telefon - na jeho telefon je před podpisem odeslána SMS s PINem, který musí vyplnit, aby mohl od dokument podepsal. Lze případně před podpisem využít i pokročilejší metody vzdálené identifikace.


Vyjádření Státního úřadu inspekce práce k DORUČOVÁNÍ el. podepsaných dokumentů. V Signi lze proto podepsané pracovněprávní dokumenty nedoručovat, ale v režimu “Podpis na jenom zařízení” předávat přímo na pracovišti, což je Zákoníkem práce preferovaná forma.


HR dokumenty s vyšším rizikem sporu

Právní rámec pro elektronické podepisování je jasně daný a široký. Přesto rozhodování kontrolních či soudních orgánů nelze na 100 % předpokládat. Obecně zkušenost s elektronickým podepisováním je v populaci zatím relativně malá, a to se týká i úředníků a soudců. Konkrétní pracovníci mohou mít k novým technologiím nejasný vztah a někdy mohou zaujmout konzervativní postoj, který neodpovídá reálné situaci.


Kde lze za stávající situace doporučit zachování listinné podoby dokumentu a vlastnoručního podpisu zaměstnance, jsou dokumenty pro negativní právní akty z pohledu zaměstnance, například výpovědi.


Je třeba si uvědomit, že podobné dokumenty představují pouze procenta či promile dokumentů podepisovaných v HR, tj. nemá cenu kvůli nim bránit digitalizaci HR a nemají významný vliv na zvýšení celkové efektivity HR.


Auditní stopa a kontrolní list Signi

Elektronické podepisování s sebou přináší jednu nezanedbatelnou výhodu. Na rozdíl od vlastnoručního podpisu na písemnosti v listinné podobě lze při elektronickém podepisování nashromáždit velký objem informací o průběhu manipulace s dokumenty, včetně jejich podepisování.


Proto je ve službě Signi ke každému dokumentu k dispozici kontrolní list, kde jsou zachyceny informace o elektronickém podpisu: kdy proběhl, na jakém zařízení, jaké IP adrese umožňující určit příslušnost k síti zaměstnavatele a do určité míry i jeho geografickou polohu, ověření osoby s potvrzením PIN ze SMS pro dané telefonní číslo, informace o grafickém provedení podpisu včetně možnosti zpětně prokázat jeho biometrický průběh.


V případě potřeby je při použití Signi soudním i kontrolním orgánům k dispozici široká auditní stopa, která významně převyšuje vlastnoruční podpis v listinné podobě, často velmi letmou parafu na papíře.


Kontrolní list s detailní auditní stopou, informacemi o manipulaci s dokumentem a průběhem podepisování.


Pohled práva

  • Pro inspiraci řešení z oblasti mimo HR
  • Zákon o DPH  - Část 1, hlava 2 - § 34 - “U daňového dokladu musí být od okamžiku jeho vystavení do konce doby stanovené pro jeho uchovávání zajištěna a) věrohodnost jeho původu, b) neporušenost jeho obsahu a c) jeho čitelnost”

Pohled Signi


Dlouhodobá archivace HR dokumentů 

Jedním z požadavků na HR dokumenty je i jejich dlouhodobá archivace, až na období 30 let.

Požadavek dlouhodobé archivace klade dodatečné nároky na uložení dokumentů v listinné podobě, pro naplnění požadavků zákona musí být dlouhodobě zabezpečené proti různým formám zkázy - povodni, požáru, ztráty, krádeži či jiným.


I dlouhodobé uložení dokumentů v elektronické podobě má, ač možná překvapivě, dodatečné nároky. Nestačí je jen “uložit někam na disk”. Musí být zajištěna zejména věrohodnost původu, čitelnost a nezměněnost, někdy nazýváno “integrita” elektronických dokumentů. Tyto funkce zajišťují tzv. elektronické archivy. Signi nabízí svůj vlastní archiv, lze propojit i s různými dalšími el. archivy.


Pohled práva

Pohled Signi


Dokument “Dokumenty podepisované v HR”

Zmapovali jsme přes 40 dokumentů používaných v oblasti HR - najdete u každého nich jasné určení, zda a za jakých podmínek jej lze elektronický podepisovat, včetně stručného komentáře právníka objasňujícího podrobnosti a odkazujícího na související legislativu.


Stáhněte si souhrn, kde najdete 40 HR dokumentů, které můžete digitalizovat.


Přehled dokumentů používaných v HR a právní komentáře k nim ohledně využitelnosti elektronického podepisování.


Co dál? Pojďme na to!


  • Začněte hned - Vytvořte si účet v aplikaci Signi a začněte zasílat k podpisu první dokumenty. Podrobný návod, jak začít, vám poskytne kapitola Začínáme si Signi. První tři podpisy máte zdarma, můžete tedy aplikaci nezávazně vyzkoušet.
  • Ozvěte se nám hned na [email protected].
  • Naplánujme si společný videohovor - Rádi vám aplikaci Signi a správu a podepisování obchodních dokumentů předvedeme. Vyberte si termín, který vám nejlépe vyhovuje.

Byl tento článek užitečný?

To je skvělé!

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Je ním líto, že jsme vám nepomohli

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Dejte nám vědět, jak můžeme tento článek vylepšit!

Vyberte alespoň jeden důvod
Je požadována verifikace pomocí CAPTCHA.

Zpětná vazba odeslána

Oceňujeme vaši snahu a pokusíme se článek opravit