Schválení dokumentu

Co znamená schválení dokumentu

V Signi lze dokumenty zpracovávat nejen formou podpisu, ale také formou schválení.
Tato funkce je vhodná například v situacích, kdy se dokument nemusí právně podepisovat, ale je potřeba, aby jej někdo pouze potvrdil nebo odsouhlasil.

Na stránce podpisového scénáře stačí u dané osoby zvolit možnost „Schvaluje“.

Praktický tip

Pokud potřebujete, aby se například hlavní dokument (smlouva) podepisoval,

ale příloha (např. VOP nebo produktový list) už ne, můžete v podpisovém scénáři:

1. Nastavit hlavní dokument jako „Podepisuje“,
   
2. U přílohy v rozložení podpisů zvolit možnost „Smazat podpis“.
   

Tím zajistíte, že příloha bude pouze přiložena a schválena, nikoli samostatně podepsána.

Schvalování v kombinaci s podepisováním
Na rozdíl od čistě interních schvalovacích systémů dokáže Signi propojit proces schvalování a podpisu i mezi různými stranami.

Po schválení nebo podepsání dokumentu zástupci navrhovatele:

• Signi automaticky odešle dokument nebo sadu dokumentů ke schválení či podpisu také protistranám (např. zákazníkům, dodavatelům, zaměstnancům),
• po uzavření všech kroků rozešle uzavřený dokument všem účastníkům,
• a může jej automaticky uložit i do interních systémů organizace pro další zpracování.

Základní využití funkce se skládá ze dvou kroků:

1. Autor dokumentu v Signi v podpisovém scénáři určí osobu, která dokument schvaluje.

2. Schvalovatel dokument obdrží, zkontroluje jej a zvolí „Schválit“ nebo „Odmítnout“.

Schválení v návrhu podpisového scénáře.

Podpisový scénář se schvalujícími a následně podepisujícími.

Schválení dokumentu

Odmítnutí dokumentu

Mohlo by vás také zajímat téma Schválení s poznámkou aneb košilka či krycí list.