Schválení dokumentu

Dokumenty lze posílat bez podpisu také formou schválení.

• Na stránce podpisového scénáře se u dané osoby zvolí “Schvaluje”.

• Notifikace e-mailem a SMS uživateli dorazí standardně, místo podpisu ale systém uživatele vyzve pouze k odsouhlasení dokumentu jednoduše jedním klikem.

• Na dokumentu tedy není žádný podpis za danou stranu.

• V kontrolním listu je ale schválení , jeho čas, identifikace zařízení apod. zaznamenány a jsou k dispozici např. vnitřnímu či externímu auditu, kontrolnímu orgánu typu FÚ či ÚP nebo orgánům činným v trestním řízení.

Tip: Pokud potřebujete, aby se hlavní dokument např. smlouva podepisovaly , ale příloha např. VOP či produktový list se podepisovat nemusí, v podpisovém scénáři zvolte Podepisujte, ale při umísťování podpisů na přílohu zvolte Smazat podpis.

Na rozdíl od interních systémů pro schvalování Signi dokáže jednu důležitou věc.

Potom, co dokument schválí či podepíší zástupci navrhovatele, odešle k dokument či sadu dokumentů ke schválení či podepsání i protistranám - zákazníkům, dodavatelům, zaměstnancům apod.
Uzavřený, všemi schválený či podepsaný dokument pak všem stranám rozešle, případně ho automaticky uloží do jejich interních systémů k dalšímu zpracování.

Základní využití funkce se skládá ze dvou kroků:

1. Autor dokumentu v Signi v podpisovém scénáři uvede někoho v roli Schvaluje.

2. Schvalovatel, který pak dokument obdrží ho schválí či odmítne.

Schválení v návrhu podpisového scénáře.

Podpisový scénář se schvalujícími a následně podepisujícími.

Schválení dokumentu

Odmítnutí dokumentu

Mohlo by vás také zajímat téma Schválení s poznámkou aneb košilka či krycí list.