Pole pro umístění podpisů ( placeholdery )

Při přípravě dokumentů k podpisu zdržuje umísťování podpisů na správné místo v dokumentu. Proto je možné předepsat umístění podpisů vložením tzv. “polí pro umístění podpisů” přímo do dokumentu.

Pole pro umístění podpisů:

• má smysl použít zejména v případech, kdy dokumenty pro podpis generujete z nějakého systému anebo pokud připravujete šablonu dokumentů, kterou následně budou opakovaně používat vaši kolegové,
• je nyní možné pouze v případě, pokud máte možnost měnit obsah dokumentu tj. např. máte dokument v MS Word, Google Docs apod. Nelze jednoduše přidávat pole do PDF dokumentů.

Pokud jste například zodpovědní za řízení obchodu, udělejte šablony vašich smluv, objednávek, GDPR apod. JEDNOU v MS Office nebo GDocs se správnými poli pro umístnění podpisů.

Jak využít pole pro umístění podpisů

Příprava dokumentu

Ve vašem dokumentu je třeba nejprve umístit pole pro umístění podpisu dle následujících pravidel:

• Pole pro umístění jednotlivých podpisů označují texty “signi-signature-0” , “signi-signature-1”, “signi-signature-2”, “signi-signature-3” atd. pro první, druhý a další podpis. Číslování podpisů by mělo odpovídat pořadí podepisování dokumentu. Pole pro toho, kdo má podepsat první je “signi-signature-0”.
• Text s názvem odpovídá levému hornímu rohu finálního vloženého podpisu. Text s názvem je vhodné uvádět v dokumentu bíle. Text ve výsledném PDF sice zůstane, ale bude překryt podpisem.
• Při umisťování podpisů se počítá s tím, že podpis je široký cca na  ⅓ stránky a vysoký je v poměru cca 16:9 . Pro umístění textů je tedy vhodné do dokumentu vložit  tabulku s 2 či 3 sloupci. I tabulku je následně třeba obarvit na bílo.
• Nezáleží na typu podpisu. - Do pole pro umístění v dokumentu lze vložit jakýkoliv typu podpisu - biometrický, BankIS SIGN či podpis s certifikátem například kvalifikovaný podpis.
• V dokumentu může být pole pro podpis umístěno na více místech dokumentu. - Jeden podepisující pak bude podepsán v dokumentu vícekrát.
• V dokumentu může být více polí pro umístění podpisů než je v podpisovém scénáři. - Dokument pak může počítat s tím, že za jednotlivé strany podepisuje více podepisujících.

Pokud jeden podpis potřebujete v dokumentu zobrazit vícekrát, je v dokumentu pole pro umístění podpisu signi-signature-0 a další umístěno vícekrát.

Tlačítko Podpis se pak ukáže na více místech dokumentu. V některých případech bude stačit, aby se člověk podepsal jen jednou, někdy to není možné např. při využití kvalifikovaných podpisů.

Při názvech polí je použito číslování od 0. Tedy první pole má číslo signi-signature-0.

Příklad textu s poli pro umístění podpisů pro vložení do vašeho dokumentu si můžete stáhnout z tohoto dokumentu.

Povolení vyhledávání polí podpisu

Při objemnějších dokumentech může nalezení všech polí k podpisu chvíli trvat, což zpomaluje nahrání dokumentu do Signi. Proto je možné vyhledávání polí zapnout a vypnout v nastavení workspace.

Povolení detekce placeholderů

Nahrání dokumentu a zadání pozice podpisů v Signi.

Druhým krokem nahrání dokumentu do Signi a nastavení v podpisovém scénáři. Zde ponecháte zaškrtnuto “Zachovat pozice podpisových polí z nahraného dokumentu” a přidáte podepisující v předpokládaném pořadí.

Na následné stránce lze už jen umístění podpisů pouze zkontrolovat a odeslat dokument k podpisu.