Dokument na vědomí

Při podepisování se někdy hodí, aby kromě podepisujících či schvalujících dokumenty věděl o stavu podepsání dokumentu i někdo jiný. Ten je pak v podpisovém scénáři uveden v roli “Na vědomí”.

Kdy se hodí použití “Na vědomí”v sales v HR obecně u zákazníků, partnerů, dodavatelů

Backoffice připraví obchodní dokument a odešle ho k podpisu.HR připraví dokumenty pro zaměstnance.kde podepisuje někdo jiný Zákazníci podepisují jako protistrany, případně i statutární zástupce navrhovatele.Zaměstnanci podepisují jako protistrany, případně i odpovědný zástupce navrhovatele.než ten, s kterým je dohadována spolupráce aObchodník, kterému zákazník resp. obchodní případ patří, v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, potřebuje ale informaci o stavu je podepsání dokumentu.Vedoucí týmu, ke kterému zaměstnanec patří, v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, ale potřebuje informaci o stavu je podepsání dokumentu.který by přitom měl vědět, jaký je stav dokumentu

Role Na vědomí lze přitom použít ve dvou situacích:“Na vědomí” zástupci protistran“Na vědomí” zástupci navrhovatele

V prvním případě ti, kterým jde upozornění o změnách dokumentu, nemusí být uživatelé Signi a nemusí mít přístup do pracovního prostoru - workspace, kde se dokumenty navrhují.Druhou možností je, že obchodníci či manažeři mají účet na Signi a jsou členy týmu v pracovním prostoru - workspace, kde se dokumenty navrhují.Typicky může jít např. o desítky obchodníků v obchodní síti.V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci navrhovatele.V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci protistrany.Je to sice pracnější - je třeba zavést jednorázově tyto uživatele do Signi a udržovat jejich práva v dalším systému. Má to ovšem jednu nezanedbatelnou výhodu.Podpisový scénář s rolí “Na vědomí” u protistrany - zodpovědný obchodník je informován o návrhu a podepsání dokumentu.Podpisový scénář s rolí “Na vědomí” u navrhovatele - zodpovědný obchodník či manažer, v příkladu Linda Kupková” je informován/a o návrhu a podepsání dokumentu. Pozor: pokud je osoba v roli “Na vědomí” členem týmu workspace nebo registrovaným uživatelem Signi, musí mít v týmu zapnuté právo „Má právo podepisovat“ – jinak ji do role “Na vědomí” nelze přidat. Samotný dokument přitom nepodepisuje.

Pozor!!! Na vědomí zatím funguje pouze pro jediný dokument nebo celou sadu dokumentů. Nelze zatím kombinovat v rámci sady dokumentů kdy např. jeden dokument daný člověk podepisuje a druhý dokument mu jde jen na vědomí a nemusí s ním udělat nic.

Výhody “Na vědomí”

V čem je výhoda zavedení člověka s rolí “Na vědomí” do Signi? V tom. že získá přehledný přístup ke všem dokumentům, které se ho týkají a stavu jejich podepsání.

1. Pokud je dokument navržený k podpisu, vidí ho ve složce “Čeká na protistranu“.
2. Jakmile je dokument podepsaný, vidí ho ve složce “Uzavřené dokumenty“.

Pokud navíc backoffice uložil dokument při návrhu do vhodné složky v Signi, například do složky zákazníka či zaměstnance, mohou používat uživatelé s rolí “Na vědomí” používat Signi jako svůj “dokumentový portál” a např. před jednáními se zákazníkem si rychle projet v jakém stavu jsou “jeho” dokumenty.

Jak funguje “Na vědomí” přes API

Roli “Na vědomí” lze přidělit i při vytváření dokumentu přes veřejné API Signi (Public API). Funguje to úplně stejně jako v aplikaci — jen ji zadáte přímo v požadavku na vytvoření dokumentu.

V poli people (seznam osob dokumentu) má každá osoba parametr contract_role, který určuje její roli. Pro roli “Na vědomí” nastavte hodnotu:

"contract_role": "notice"

Parametr contract_role může nabývat těchto hodnot: sign, approve, stamp, sign_certificate, sign_bank_id_sign a právě notice (Na vědomí).

Zda je osoba “Na vědomí” na straně navrhovatele, nebo na straně protistrany, řídíte parametrem is_proposer u dané osoby (true = zástupce navrhovatele, jinak protistrana) — odpovídá to dvěma situacím popsaným výše.

Na co pamatovat:

• Pro roli notice (stejně jako pro roli approve) není potřeba zadávat pozice podpisu — parametr positions se u této osoby vyplňovat nemusí, protože osoba dokument nepodepisuje.
• Osobě s rolí notice stačí uvést e-mail; u neregistrovaných osob doplňte i jméno, příjmení a typ osoby (person_type).

Osoby s rolí “Na vědomí” pak najdete i v odpovědích API se seznamem podepisujících (signIdentities), kde je jejich contract_role uvedena jako notice spolu s aktuálním stavem dokumentu.