Částečně podepsané dokumenty

Můžou nastat situace a scénáře, kdy Signi nezajišťuje všechny podpisy na dokumentu.

Pojďme se podívat na nejčastější situace, kdy tomu tak je:

1. Dokument je podepsaný protistranou v jiné službě
2. Dokument je podepsaný v integrované aplikaci
3. Dokument je částečně podepsaný v Signi a protistrana ho podepisuje jiným způsobem.

Dokument podepsaný protistranou v jiné službě

Co dělat, když vám někdo pošle dokument, který už je elektronicky podepsaný?

Pro částečně podepsaný dokument došlý od protistrany může Signi zajistit podpis/y na vaší straně a poslat jej protistraně zpět. Obě strany tak získají plně podepsaný dokument.

Jak může vypadat částečně podepsaný dokument od protistrany - podpis kvalifikovaným certifikátem v Adobe Readeru

Nejjednodušší postup dopodepsání částečně uzavřeného dokumentu

Podepisující za vaší organizaci sám nahraje takový dokument do Signi, podepíše ho prostým podpisem, přes BankID nebo kvalifikovaným certifikátem a protistrana pak dostane plně podepsaný dokument. Stačí uvést protistranu v podpisovém scénáři s rolí Na vědomí.

Pokročilý postup dopodepsání částečně uzavřeného dokumentu

1. Ten kdo dokument přijal ho vloží do Signi a zadá nebo zvolí odpovídající podpisový scénář
2. Zadá nejprve schvalovatele, následně podepisující a jejich pořadí a požadované typy elektronických podpisů.
3. Následně umístí do dokumentu podpisy a odešle do schvalovacího a podpisového kolečka.
4. Kompletně podepsaný dokument je následně odeslán protistraně:
   1. ke “Schválení”, které je zaznamenané v kontrolním listu nebo
   2. “Na vědomí”, kdy si rovnou může stáhnout podepsaný dokument.
5. Obě strany dostanou oboustranně podepsaný, uzavřený dokument.

Pokročilý podpisový scénář nastavený u obdrženého dokumentu.

Co dělat, když je dokument zamčený proti změnám?

Je třeba, aby dodané PDF soubory nebyly uzamčeny proti změnám a bylo možné přidávat do dokumentu další informace, např. podpisy, pečetě či časová razítka. Pozor, obsah dokumentu jako takového se nemění nikdy. Pokus o nahrání zamčeného dokumentu do Signi se projeví chybou.

Pokud je dokument zamčený, je třeba vyžádat od protistrany nezamčenou verzi dokumentu. Potřebujete zástupci protistran poradit na to, jak ne/zamknout dokument? Například v Adobe Readeru při podepisování certifikátem ne/zaškrtnout “Zamknout dokument při podepisování”.

Částečně podepsaný dokument z integrované aplikace

Některé aplikace, např. ERP systémy, umí vkládat do generovaných tiskových sestav či šablon podpis uživatele. Při integraci se Signi tedy integrovaná aplikace zajišťuje podpisy navrhovatelů.

Signi pak zajistí podpis protistran - např. zákazníků, dodavatelů, zaměstnanců apod. Jak integraci postavit, popisuje dokumentace Signi API — pro podpisy navrhovatelů viz Automatický podpis navrhovatele.

Výhodou je, že:

• Signi zprostředkovává u protistran podpis různého technického provedení i právní úrovně — od podpisu textem přes BankID SIGN po kvalifikovaný certifikát včetně ověřeného.
• Lze také provést pokročilou vzdálenou identifikaci až na úroveň AML zákona před uzavřením dohody.
• Lze tak jednoduše realizovat hromadné rozesílky k podpisu přímo z integrované aplikace.
• Z pohledu IT bezpečnosti je někdy zásadní, že není třeba vystavovat vaši interní aplikaci do internetu. Komunikaci s protistranami zajistí Signi, které je naopak na internetu dostupné komukoliv. Propojení Signi s vaší aplikací pak probíhá zabezpečeně.
• Signi není licencována dle počtu uživatelů tj. ani zprostředkování podepisování u tisíců zákazníků či zaměstnanců nemusí znamenat velké náklady.

Vytvoření částečně podepsaných dokumentů

Jak vytvořit v Signi dokument, který lze dopodepsat v jiném systému?

Toto se hodí např. pro situace, kdy protistrana má svůj způsob či systém podepisování. V tom případě:

• Signi se použije pouze pro zajištění podpisů uvnitř vaší organizace, tj. budou podepisovat jen navrhovatelé.
• Podepsaný dokument si pak autor dokumentu ze Signi stáhne a odešle jinou cestou k dopodepsání - např. pošle e-mailem orgánu veřejné správy, kde ho dopodepíší ve svém systému.

Je k tomu ale třeba, aby Signi dokument při podepsání nezamklo proti změnám, aby mohly být přidány další podpisy. Což zajistí odpovídající nastavení podpisového scénáře.

Nejjednodušší scénář - Podepisující nahraje nepodepsaný dokument, nastaví nezamknutí dokumentu po podpisu, podepíše ho a získá částečně podepsaný dokument. S tím následně manipuluje zcela mimo Signi.

Jak se vyhnout dopodepisování mimo Signi?

Nejčastější situace, kdy vzniká požadavek na vytvoření jen částečně podepsaného dokumentu v Signi, je ta, kdy protistrana, typicky veřejná správa, má svůj systém pro podepisování certifikáty.

Pokud se ovšem dopodepsání dokumentu děje mimo Signi, nemůže Signi zajistit některé kroky v procesu podepisování, proces není plně automatizován a výhoda digitalizace se do velké míry ztrácí.

Částečnému podepisování se lze vyhnout, pokud se s podepisujícími domluví, že oni sice podepíší ve svém systému pro podepisování (nejčastěji kvalifikovaným certifikátem), ale:

• místo posílání dokumentů v příloze emailu tam a zpět
• si dokument protistrana k podepsání stáhne ze Signi
• jím podepsaný dokument do Signi zase nahraje.

Podrobný postup pro podepisujícího: Podepisování certifikátem v Adobe Readeru.

Díky tomu pak může Signi zajistit:

• uzavření dokumentu včetně vložení časového razítka a el. pečeti,
• rozeslání uzavřeného dokumentu se všemi podpisy všem protistranám,
• archivaci dokumentu,
• předání uzavřeného dokumentu integrované aplikaci
• apod.

Protistrana podepisující certifikátem má možnost si částečně podepsaný dokument stáhnout, dopodepsat ve svém systému. Tím, že dopodepsaný dokument pak nahraje zpět do Signi, může Signi zajistit následné potřebné kroky