Doplňování údajů do vzoru protistranou

V některých případech je vhodné, aby protistrana před podepsáním dokumentu mohla některé údaje doplnit či aktualizovat. Typickými příklady jsou:

• úprava návrhu objednávky, kdy se například upravují počty palivových karet, které chce firma objednat,

• HR obesílá zaměstnance s oblíbenou Růžovkou a zaměstnanec potřebuje aktualizovat např. údaje o svých dětech,

• pří předání zboží či služby je třeba do předgenerovaného dodacího listu či servisního protokolu doplnit další údaje o dodávce.

K tomu slouží funkce doplňování údajů protistranou.

Jak to funguje?

Je to velmi jednoduché. Klasicky vyberete ze seznamu vzorů Růžovku nebo jinou šablonu, kterou chcete zaměstnancům poslat, a kliknete na tlačítko vytvořit. Předpokladem je, že vyplnění šablony podporuje protistrana, tj. u polí, která může protistrana měnit, je nastaven zvláštní příznak.

Pak tam přidáte smluvní strany, vyberete jejich role a známým způsobem přejdete k obsahu dokumentu.

První věc, kterou uvidíte a které se možná leknete, je, že nové vzory mohou obsahovat nejen růžová, ale i modrá pole.

Růžová políčka vyplňujete vy a modrá políčka vyplňuje protistrana, ale do modrých políček můžete klidně uvést poznámku pro protistranu.

Po úspěšném vyplnění všech požadovaných políček se zobrazí tlačítko Odeslat.

Po kliknutí na tlačítko Odeslat se protistraně zobrazí klasická výzva k podpisu nového dokumentu.

Protistrana může upravovat své údaje v hlavičce, pokud to nezakážete v nastavení pracovního prostoru v části Vzhled.

Jakmile protistrana dokument otevře, zobrazí se jí rozhraní podobné tomu, které vidíte v aplikaci Signi.

Protistrana pak může do dokumentu přidat své údaje kliknutím na dané políčko.

Nakonec druhé straně nezbývá nic jiného než dokument podepsat a zaslat zpět navrhovateli.

Důležitou informací je, že v případě dodatků protistrany ke vzoru se navrhovatel podepisuje vždy jako druhý, protože při každé úpravě dokumentu jsou podpisy z dokumentu odstraněny.

Po přihlášení do systému Signi se navrhovatel dozví, že má dokument, který čeká na podpis.

Zkontroluje údaje doplněné protistranou a dokument podepíše klasickým způsobem.