Školství - Méně času s administrativou, více času s žáky

Školství, zásadní oblast pro naši budoucnost. Věcí k řešení je v něm jistě mnoho, například objemná administrativa odvádějící pozornost, čas a zdroje od hlavní mise - co nejlepší přípravy našich dětí na život, který budou žít. Jednou cest k jejímu snížení je i elektronizace právního jednání se všemi zainteresovanými - zákonnými zástupci, studenty, učiteli, zřizovateli či dodavateli.

Pro co se Signi ve školství používá 

Aplikaci Signi můžete v oblasti školství využít pro elektronický podpis například těchto dokumentů:

• Jednání v HR záležitostech vůči zaměstnancům a externím spolupracovníkům
• Smlouvy a další dokumenty s dodavateli či se zřizovateli.
• Potvrzení o studiu, přihláška ke stravování, souhlas s účastí na lyžařských a jiných kurzech, škol v přírodě, výletů a dalších akcích pořádaných školou
• Rozhodnutí o přijetí, odkladu, přestupu, individuálním vzdělávání, uvolnění, sdělení, výzvy, pozvánky.

5 scénářů elektronického právního jednání ve školství v Česku 

1. VEŘEJNÁ ŠKOLA - Rozhodnutí o přijetí, odkladu, přestupu, individuálním vzdělávání, uvolnění, sdělení, výzvy, pozvánky. Ale i jakékolliv další dokumenty. Jako součást veřejné správy vždy musí elektronicky podepisovat kvalifikovaně.
2. SOUKROMÁ ŠKOLA a DOKUMENT SPADAJÍCÍ DO PŮSOBNOSTI ŠKOLY - Pokud vystupuje "z pozice moci" tj. jedná ve správním řízení a vydává rozhodnutí týkající se přímo vzdělávání žáka na škole v tom nejužším smyslu, která upravuje školský zákon či jiný předpis, podepisuje, obdobně jako veřejná škola, kvalifikovaně.
3. SOUKROMÁ ŠKOLA a DOKUMENT NESPADAJÍCÍ DO PŮSOBNOSTI ŠKOLY - Potvrzení (např. potvrzení o studiu), jednání školy s dodavateli, v HR vztazích či týkající se autorského práva. Podepisuje se prostě, zaručeně, uznávaně či kvalifikovaně.
4. ZÁKONNÝ ZÁSTUPCE / STUDENT / TŘETÍ OSOBA a DOKUMENT SPADAJÍCÍ DO PŮSOBNOSTI ŠKOLY např. žádost o přijetí, smlouva o vzdělávání, žádost o přeložení. Podepisuje se (zatím) uznávaně nebo kvalifikovaně.
5. ZÁKONNÝ ZÁSTUPCE / STUDENT / TŘETÍ OSOBA a DOKUMENT NESPADAJÍCÍ DO PŮSOBNOSTI ŠKOLY např. přihláška ke stravování, souhlas s účastí na škole v přírodě, souhlas s GDPR, souhlas s pořízením fotografií; také smlouvy s dodavateli. Podepisuje se prostě, zaručeně, uznávaně či kvalifikovaně.

Jaké jsou úrovně elektronického podepisování z právního pohledu, jaké jsou pro co jsou potřeba a jakým odpovídají různé technologie elektronického podepisování? Více najdete zde.

Potřebujete-li po právní stránce více informací

V případě zájmu poskytneme detailní seznamy dokumentů včetně právního komentáře k jejich podepisování za oblast školství a pro obecnou HR agendu.

Zprostředkujeme vám kontakt s právními kanceláře, které se elektronické právní jednání specializují. Ty poskytnout konzultaci anebo vám pomohou s vypracováním všech potřebných právních náležitostí.

Příklady použití

Elektronické podepisování přímo v Signi

Nasazení Signi je jednoduché. Stačí si zřídit účet a jde začít podepisovat.

Elektronické podepisování v integrovaných aplikacích

Někdy je snazší Signi propojit s již používanou aplikací a “jen” ji doplnit o funkci elektronického podepisování. O existenci Signi nemusí uživatelé vůbec vědět.

Elektronické podepisování v HR 

Využití Signi pro personální agendu přináší zásadní úspory - časové i finanční. Zjistěte více.

Služba ZDARMA pro vaše zákonné zástupce, učitele či dodavatale 

Tím, že je Signi cloudová služba umožňující podepisování komukoliv na celém světě, přínáší jeden vedlejší efekt. Aby kdokoliv podepsal dokument navržený k podpisu v Signi, nemusí mít na Signi účet. Dostane email, proklikne jedinečný anonymní odkaz v něm a po ověření může začít podepisovat.

Když si ale účet na Signi zřídí, všechny dokumenty, které mu někdo pošle k podpisu, má přehledně k dispozici v Signi. A to ještě přehledně uspořadané “Ćeká na můj podpis / Čeká na podpis protistran / Uzavřené dokumenty” včetně možnosti si dokumenty uspořádat do složek či oštítkovak libovolným počtem štítků, podle kterých lze v dokumentech vyhledávat. A to vše ZDARMA.

Tipy na nasazení Signi ve vaší škole 

1. Rozjeďte nejprve agendu, která se netýká žáků
   • Například dohody o provedení práce s externisty, kompletní HR agendu, dodavatelské smlouvy a objednávky apod.
   • Váš interní tým tím získá zkušenost, co elektronické podepisování obnáší
2. Začněte s jednou pilotní třídou “early adopters”
   • Začněte podepisovat ve třídě, kde je třídní učitel nakloněn novinkám a našel simezi rodiči podobného inovátora, na kterého ostatní rodiče “dají”
   • Rodič pomůže adopci mezi ostatními, nebude to věc “nucená ze školy”, bude znát problémy i na druhé straně, pomůže s formulací zpráv o elektronickém podepisování“Fakt je to dobrá věc” do další tříd
3. Vždy ponechte plán “P”
   • Ne každý má chytrý telefon, ne každý má právě teď chuť či prostor a energii se učit nové věci
   • Vždy nechte možnost podepsat věci papírově
4. Anebo na to jděte ve velkém pořádně připraveni
   • Rozjeďte projekt přes všechny třídy, ale řádně ho připravte tj. nominujte jasného ambasadora, vyzkoušejte el. podepisování se všemi učiteli, připravte návody pro rodiče, odkomunikujte projekt osobně na třídních schůzkách, kde mohou zaznít otázky, námitky, stížnosti a opět, ponechte plán “P”!

Co dále? Pojďme na to! 
Začněte hned - Vytvořte si účet v aplikaci Signi a začněte zasílat k podpisu první dokumenty. Podrobný návod, jak začít, vám poskytne kapitola Začínáme si Signi. První tři podpisy máte zdarma, můžete tedy aplikaci nezávazně vyzkoušet.
Ozvěte se nám hned na sales@signi.com.
Naplánujme si společný videohovor - Rádi vám aplikaci Signi a správu a podepisování obchodních dokumentů předvedeme. Vyberte si termín, který vám nejlépe vyhovuje.