M-Files - Signi

Rychlejší podpis dokumentů se zákazníky, dodavateli, partnery či zaměstnanci zrychlí procesy i tok peněz do firmy. Pracovníci se soustředí na své klíčové činnosti s největší přidanou hodnotou. Nemusí trávit čas  administrativou a čekáním na podepsané dokumenty, které musí archivovat.

Přínosy elektronických podpisů 

1. Zrychlení business procesů: Zkrácením všech času dohod se zrychlí tok peněz do firmy
2. Nižší náklady: Odpadají náklady s tisknutím, skenováním a archivací papírových dokumentů
3. Vyšší produktivita: Tým soustředí na klíčové činnosti a netráví čas administrativou

Příklady dokumentů pro elektronické podepisování 

• PRODEJ - objednávka, smlouva rámcová, nájemní, rezervační, o dílo, o spolupráci, ceník, obchodní podmínky - VOP, dohoda o mlčenlivosti - NDA, zpracování osobních údajů - GDPR, prohlášení o původu peněžních prostředků - AML, čestné prohlášení, plná moc, etický kodex apod.
• DODÁVKA - výkaz práce, předávací protokol, servisní protokol, protokol o předání vozu, prohlídce bytu, kontrole, dodací list, nákupní objednávka, dobropis apod.
• HR - formální nabídka zaměstnání, dohoda o provedení práce, “růžové” daňové prohlášení, smlouva u užívání služebního vozidla, převzetí pracovních pomůcek, seznámení zaměstnance s předpisy, prezenční listiny na školeních, hmotné odpovědnosti, srážky ze mzdy.
  Pozn.: pracovní smlouva, mzdový výměr, oznámení o ukončení PP, zápočtový list apod. jsou zatím upraveny Zákoníkem práce , lze je ale elektronicky podepsat na jednom zařízení na pracovišti, pak je není třeba doručovat.

Oblast Oblast elektronického podepisování upravuje EU direktiva eIDAS, která významně zjednodušuje uzavírání běžných komerčních dohod mimo veřejnou správu.

 Jak to funguje 

1. V rámci systému se připraví podklady k podepsání – nahrají dokumenty k podpisu a/nebo zadají podkladové údaje.
2. Dokumenty se odešlou k digitálnímu podpisu všem podepisujícím.
3. Zpátky se získají podepsané dokumenty resp. údaje o stavu a výsledku podepisování, lze tak automaticky začít provádět další kroky „obratem“.

M-Files přední světový DMS

M-Files je přední světový DMS od finské společnosti M-Files, jenž zastřešuje sadu nástrojů pro inteligentní správu dokumentů. Mimo jiné se ale také jedná o komplexní nástroj pro digitalizaci vaší byznysové agendy se zaměřením na automatizaci procesů, workflow a veškeré další práce s vašimi dokumenty. Nyní jsme do této platformy implementovali i řešení Signi a uživatelé M-Files tak mohou nově své dokumenty přímo elektronicky podepisovat.

Mnoho firem M-Files používá jako centralizované úložiště a nástroj pro správu dokumentů. Platforma totiž umožňuje chytře sledovat veškerou práci s dokumenty, přiřazovat práva jednotlivým uživatelům, hlídat termíny apod. M-Files je proto oblíbeným řešením pro správu účetních dokladů, nejrůznějších smluv, faktur a tak podobně.

Video o tom, jak integrace Signi v M-Files vypadá 

Další kroky

• Více o M-Files
• Kontaktujte Signi