Rychlejší podpis dokumentů se zákazníky, dodavateli, partnery či zaměstnanci zrychlí procesy i tok peněz do firmy. Pracovníci se soustředí na své klíčové činnosti s největší přidanou hodnotou. Nemusí trávit čas  administrativou a čekáním na podepsané dokumenty, které musí archivovat.

Přínosy elektronických podpisů 

1. Zrychlení business procesů: Zkrácením všech času dohod se zrychlí tok peněz do firmy

2. Nižší náklady: Odpadají náklady s tisknutím, skenováním a archivací papírových dokumentů

3. Vyšší produktivita: Tým soustředí na klíčové činnosti a netráví čas administrativou

Příklady dokumentů pro elektronické podepisování 

• PRODEJ - objednávka, smlouva rámcová, kupní, nájemní, rezervační, o dílo, o spolupráci, ceník, obchodní podmínky - VOP, dohoda o mlčenlivosti - NDA, zpracování osobních údajů - GDPR, prohlášení o původu peněžních prostředků - AML, čestné prohlášení, plná moc, etický kodex apod.

• DODÁVKA - výkaz práce, předávací protokol, servisní protokol, protokol o předání vozu, prohlídce bytu, kontrole, dodací list, nákupní objednávka, dobropis apod.

• HR - formální nabídka zaměstnání, dohoda o provedení práce, “růžové” daňové prohlášení, smlouva u užívání služebního vozidla, převzetí pracovních pomůcek, seznámení zaměstnance s předpisy, prezenční listiny na školeních, hmotné odpovědnosti, srážky ze mzdy.
  Pozn.: pracovní smlouva, mzdový výměr, oznámení o ukončení PP, zápočtový list apod. jsou zatím upraveny Zákoníkem práce , lze je ale elektronicky podepsat na jednom zařízení na pracovišti, pak je není třeba doručovat.

Oblast Oblast elektronického podepisování upravuje EU direktiva eIDAS, která významně zjednodušuje uzavírání běžných komerčních dohod mimo veřejnou správu.

Jak to funguje 

1. V rámci systému se připraví podklady k podepsání – nahrají dokumenty k podpisu a/nebo zadají podkladové údaje.

2. Dokumenty se odešlou k digitálnímu podpisu všem podepisujícím.

3. Zpátky se získají podepsané dokumenty resp. údaje o stavu a výsledku podepisování, lze tak automaticky začít provádět další kroky „obratem“.

ArcEkIS - otevřený, modulární informační systém 

ArcEkIS je otevřený, modulární informační systém, integrující na jedné datové základně účetnictví s dalšími specifickými moduly dle potřeb dané společnosti. K dispozici jsou moduly pro poskytování úvěrů, leasingu, factoringu, financování skladových zásob v oblasti ojetých vozů , vymáhání pohledávek a další.

• Systém je komplexní, zahrnuje v rámci serverových komponent jak funkcionalitu BackOffice, tak FrontOffice a datové zdroje pro DataWarehouse. Nadstavbovou část DataWarehouse je možné v případě zájmu zákazníka realizovat. Systém obsahuje i webové komponenty, které umožňují realizaci zákaznické webové aplikace pro práci přes Internet (např. internetové bankovnictví u družstevních záložen nebo práce obchodníků – dealerů v případě leasingu a úvěru).

• Systém umožňuje vést účetnictví více firem a rovněž podporuje sestavování konsolidované účetní závěrky.

• ArcEkIS komunikuje s produkty MS Office a podobnými produkty jiných výrobců. Umožňuje uživatelům definovat či upravovat volitelné formáty výstupních dokladů, provádět analytické práce např. v Excelu či jinak využívat nástroje, které má k dispozici.

• V rámci tiskových výstupů implementuje výstupy do formátu PDF, ve výstupních dokumentech je možné použít veškerých formátovacích prostředků definovaných ve standardu XML-FO (tabulky, seznamy, obrázky, …) a čárové kódy běžných typů. Systém je schopen generovat i další typy dokumentů, jako je například RTF, XLS a DOC.

• ArcEkIS je flexibilní ve funkčnosti, grafickém vzhledu i použitých provozních prostředích a uživatelsky snadno konfigurovatelný.

• Systém je škálovatelný, u velmi rozsáhlých dat umožňuje sofistikované odkládání vypořádaných dat. Systém podporuje n-vrstvou architekturu a technologie vysoké dostupnosti.

• ArcEkIS má otevřené komunikační rozhraní na téměř libovolné formáty dat (EDI, XML, …) a spolupracuje i se standardními ERP aplikacemi, ověřena je spolupráce se SAP.

• Cestou k zabezpečení jakosti v projektech FBL Group je užívání ověřené vlastní metodiky k řízení projektů. Tato metodika vznikla ve spolupráci se společností BDO-IT při implementacích ve společnostech Santander Consumer Finance a Leasing České Spořitelny.

• ArcEkIS získal certifikát soudního znalce pro použití v sázkové společnosti.

• Účetní část je u zákazníků auditována renomovanými společnostmi, například Deloitte Audit s. r. o., BDO IT a.s..

Propojení se Signi 

Propojení umožní plně automatizovat procesy zahrnující právně prokazatelný souhlas zákazníků, dodavatelů, budoucích zaměstnanců s jakýmikoliv dokumenty v online prostředí. Zjistěte více o zrychlení procesů v různých odvětvích a agendách.

Zakomponování podepisování SIGNI do procesu realizovaném v ArcEKIS

Další kroky