Pracovníci nemusí trávit většinu svého času administrativou a čekáním na podepsané dokumenty, které musí archivovat. Mohou se soustředit na své klíčové činnosti s největší přidanou hodnotou. Díky rychlejšímu potvrzování a digitálnímu podpisu všech dokumentů se zákazníky, dodavateli, partnery či zaměstnanci se také zrychlí i tok peněz do firmy.

Přínosy elektronických podpisů

1. Zrychlení business procesů: Zkrácením všech času dohod se zrychlí tok peněz do firmy.

2. Nižší náklady: Odpadají náklady s tisknutím, skenováním a archivací papírových dokumentů.

3. Vyšší produktivita: Tým soustředí na klíčové činnosti a netráví čas administrativou.

Příklady dokumentů pro elektronické podepisování

• PRODEJ - objednávka, smlouva rámcová, kupní, nájemní, rezervační, o dílo, o spolupráci, ceník, obchodní podmínky - VOP, dohoda o mlčenlivosti - NDA, zpracování osobních údajů - GDPR, prohlášení o původu peněžních prostředků - AML, čestné prohlášení, plná moc, etický kodex apod.

• DODÁVKA - výkaz práce, předávací protokol, servisní protokol, protokol o předání vozu, prohlídce bytu, kontrole, dodací list, nákupní objednávka, dobropis apod.

• HR - formální nabídka zaměstnání, dohoda o provedení práce, “růžové” daňové prohlášení, smlouva u užívání služebního vozidla, převzetí pracovních pomůcek, seznámení zaměstnance s předpisy, prezenční listiny na školeních, hmotné odpovědnosti, srážky ze mzdy.
  Pozn.: pracovní smlouva, mzdový výměr, oznámení o ukončení PP, zápočtový list apod. jsou zatím upraveny Zákoníkem práce , lze je ale elektronicky podepsat na jednom zařízení na pracovišti, pak je není třeba doručovat.

Oblast elektronického podepisování upravuje EU direktiva eIDAS, která významně zjednodušuje uzavírání běžných komerčních dohod mimo veřejnou správu.

Jak to funguje

1. V rámci systémů se připraví podklady k podepsání – nahrají dokumenty k podpisu a/nebo zadají podkladové údaje.

2. Dokumenty se odešlou k digitálnímu podpisu všem podepisujícím.

3. Zpátky se získají podepsané dokumenty resp. údaje o stavu a výsledku podepisování, lze tak automaticky začít provádět další kroky „obratem“.

Google Workspace - Všechno, co vám pomůže efektivně pracovat, teď najdete na jednom místě 

• Promyšlené propojení vašich oblíbených nástrojů - Google Workspace je integrovaný pracovní prostor, který se snadno používá a šetří vám čas strávený organizováním úkolů, takže vám ho zbude víc na samotnou práci.

• Chytré návrhy pomáhají stanovit priority - Soustřeďte se na to, co je důležité, a zbytek nechte na Googlu. Nejlepší technologie pro umělou inteligenci a vyhledávání v oboru vám pomůžou pracovat chytřeji.

• Flexibilní řešení pro každý podnik - Pracujte odkudkoli, na jakémkoli zařízení (dokonce offline) a používejte nástroje, které vám pomůžou službu Google Workspace integrovat, upravovat a rozšiřovat tak, aby vyhovovala všem specifickým požadavkům vašeho týmu.

Propojení se Signi 

Propojení umožní plně automatizovat procesy zahrnující právně prokazatelný souhlas zákazníků, dodavatelů, budoucích zaměstnanců s jakýmikoliv dokumenty v online prostředí. Zjistěte více o zrychlení procesů v různých odvětvích a agendách.

Chcete vědět více? 

Na detailnější popis funkčnosti Google workspace se můžete podívat v blogu Signi.com.

Další kroky 

• Kontaktujte Signi.

• Propojení aplikace Signi a Google přes Integromat získáte u Dáváme, Kompass, Minář a dalších, případně u implementátorů Google Workspace.