Zajištění neměnnosti dokumentů a využití časových razítek

• Požadavek eIDAS na neměnnost dokumentu
• Jak ji Signi zajišťuje?
• Než zmíníme pokročilé metody
• Pokročilé metody - časová razítka od certifikačních autorit
• Obnovování časových razítek, elektronických pečetí, případně elektronických podpisů s certifikáty
• Co se stane, když ...
• Jak vyřešit dlouhodobou archivaci dokumentů podepsaných v Signi

Požadavek eIDAS na neměnnost dokumentu

SIGNI jako služba poskytující elektronické podpisy dle EU direktivy eIDAS musí zajišťovat neměnnost dokumentu po okamžiku podpisu (viz eIDAS, oddíl IV, článek 26 d), někdy se též mluví o "časovém ukotvení dokumentu". V Praxi to znamená, že po podpisu dokument je nutné dokument uzavřít pro další změny a opatřit elektronickou pečetí a časovým razítkem.

Jak ji Signi zajišťuje?

• Dokument k podpisu se vytváří a mění výhradně v kontrolovaném prostředí Signi. Uživatel nemůže ovlivnit údaje o jeho změnách např. změnou času na svém počítači či mobilu v čase podepisování.
• Časové údaje o změnách, tj. kdo, kdy a kde dokument podepsal, jsou uživatelům Signi přístupné v tzv. Kontrolním listu dokumentu. S tímto kontrolním listem pak případně pracuje soudní znalec nebo jej lze poskytnout kontrolnímu orgánu typu FÚ či ÚP jako informaci o časech tvorby a o změnách dokumentu.
• Do dokumentu je při změnách vkládán tzv. “hash”, což je zhuštěný obsah dokumentu. Pokud by někdo následně obsah dokumentu změnil, rozpozná se manipulace tím, že obsahu dokumentu nebude odpovídat jeho hash. V tomto případě dojde k porušení elektronické pečeti a tím je zřejmé, že se obsah dokumentu změnil.

Než zmíníme pokročilé metody

Než zmíníme pokročilé metody zajištění neměnnosti dokumentů, je třeba si uvědomit jednu důležitou věc. Ani v papírovém světě si nejsou všechny dokumenty rovny:

• účtenku z cukrárny vyhodíme vzápětí,
• mnoho firem skladuje faktury v kanceláři, kde je kdokoliv může ukrást či mohou při požáru shořet,
• faktury či dodací listy za deset let zpět má firma v šanonech nebo ještě hůř v krabicích ve skladu,
• jen některé dokumenty se skladují ve speciálních archivech s ostrahou, protipovodňovou ochranou a přísnými protipožárními opatřeními.

Důvod je prostý - dlouhodobá vysoká ochrana dokumentů stojí peníze a ne vždy dává byznysový smysl. Úplně totéž platí i ve světě elektronických dokumentů.

Pokročilé metody - časová razítka od certifikačních autorit

Pokročilou možností, jak prokázat, že se od doby podpisu dokument nezměnil, jsou tzv. kvalifikovaná časová razítka poskytovaná od některé nezávislé státem kontrolované certifikační autority.

Časové razítko dokazuje, že dokument již existoval v určité době a podobě. Jak je to zajištěno?

1. Časové razítko tvoří tzv. “hash dokumentu”, tj. obsah dokumentu zhuštěný do dlouhého textového řetězce + časový údaj od kvalifikovaného poskytovatele služeb + podpis kvalifikovaného poskytovatele služeb.
2. Časové razítko vytváří a do dokumentu vkládá certifikační autorita.
3. Pokud by se následně dokument změnil, nebude jeho obsah odpovídat jeho hashi, který je součástí časového razítka. Toto potvrdí opět certifikační autorita.

Od certifikačních autorit z principu nelze získat časové razítko z předchozího období a antidatovat tak určitý stav dokumentu na dřívější termín.

Jak si ověřím, že je v dokumentu vloženo časové razítko od nezávislé certifikační autority? Například v Adobe Readeru se mi v Panelu podpisů u elektronické pečeti zobrazí “Podpis obsahuje vložené časové razítko“ .

Obnovování časových razítek, elektronických pečetí, případně elektronických podpisů s certifikáty

Elektronická časová razítka, pečeti či podpisy s certifikáty mají časově omezenou platnost, typicky 1 - 5 let. Hlavním důvodem je obava, že roste výpočetní síla počítačů a používané šifry by mohl někdo, například po 9 letech, rozšifrovat a zpětně tak všechny s nimi vytvořené elektronické informace měnit.

Znamená to, že je třeba v elektronických dokumentech stále obnovovat vložené elektronické podpisy s certifikáty? Neznamená a v praxi to není ani reálné. U podpisových certifikátů platí, že pokud je platný v době podpisu dokumentu, dokument je platně podepsaný. Každý podpisový certifikát na dokumentu po čase vyprší, ale to je v pořádku a nemá to žádný vliv na platnost podpisu nebo dokumentu.

Pokud potřebujeme mít vysokou míru jistoty, že dokument nikdo v čase nezměnil, je třeba dokument nebo sadu dokumentů opatřovat souvislou řadou v té době platných časových razítek.

Zajištění neměnnosti dokumentu či sady dokumentů posloupností časových razítek.

Opatřování dokumentů či sad dokumentů časovými razítky zajišťují tzv. "důvěryhodné archivy". Takový důvěryhodný archiv včetně funkce obnovy časových razítek poskytuje i Signi. Stejně tak mohou firmy dokumenty ze Signi ukládat do svých archivů, kam ukládají i další dokumenty například vydané faktury, které nikdo nepodepisuje. Zda archiv využít a pro jaké dokumenty či sady dokumentů je pak volbou každé firmy obdobně, jak se rozhoduje, zda dokumenty nechá v šanonu v nezabezpečené kanceláři, trezoru či profesionálním archivu.

Co se stane, když ...

...váš elektronický dokument nebude opatřen časovým razítkem v době podpisu?

1. Nebudete schopni na 100% prokázat kdy došlo k podpisu dokumentu. Čas na koncovém zařízení podepisujícího nebo na serveru lze změnit. Časový údaj razítka nikoliv.
2. Signi je kontrolované prostředí pro elektronické podepisování a garantuje vložení kvalifikovaného časového razítku do dokumentu v momentu podpisu. Proto vždy prokážete kdy k podpisu dokumentu došlo.
3. V případě potřeby poskytne Signi soudnímu znalci či kontrolnímu orgánu potřebné informace o neměnnosti dokumentu a čase uzavření.

.. váš dokument či jejich sadu nebudete opakovaně opatřovat platnými časovými razítky?

• Certifikační autorita - poskytovatel služeb vytvářejících důvěru - je povinen poskytnout informaci o tom, zda dokument resp. jím poskytnuté certifikáty pro elektronické podpisy, pečetě a časová razítka byly platné v určité době.
• V případě potřeby poskytne certifikační autorita soudnímu znalci či kontrolnímu orgánu potřebné informace o neměnnosti dokumentu. Soud k jeho výroku v případě sporu bude přihlížet, i když elektronický dokument nebude opatřen v současnosti aktuálně platnými elektronickými podpisy, pečetěmi či časovými razítky a nebude tedy platný v době sporu.
• Může to mít ovšem některá omezení. Čtečky PDF souborů mohou hlásit, že dokument není aktuální, nepůjde provést převod dokumentu do listinné podoby, pokud tato služba bude vyžadovat aktuální platnost elektronické pečetě nebo časového razítka.

Jak vyřešit dlouhodobou archivaci dokumentů podepsaných v Signi

Každý z podepisujících dostane svůj originál elektronického dokumentu s elektronickými podpisy. Každý z podepisujících je pak zodpovědný za dlouhodobou archivaci tohoto dokumentu - obdobně jako u listinné podoby dokumentu.

V případě využívání Signi jsou dvě možnosti:

• Využije archivační modul v Signi, tam se dokumenty ze Signi po stanovené době přesunou.
• Signi se spojí s firemním archivem přes Signi API, kde Signi bude jedním ze zdrojů archivovaných dokumentů.