Při přípravě dokumentů k podpisu zdržuje umísťování podpisů na správné místo v dokumentu. Proto je možné předepsat umístění podpisů vložením tzv. “polí pro umístění podpisů” přímo do dokumentu.
Pole pro umístění podpisů:
má smysl použít zejména v případech, kdy dokumenty pro podpis generujete z nějakého systému anebo pokud připravujete šablonu dokumentů, kterou následně budou opakovaně používat vaši kolegové,
je nyní možné pouze v případě, pokud máte možnost měnit obsah dokumentu tj. např. máte dokument v MS Word, Google Docs apod. Nelze jednoduše přidávat pole do PDF dokumentů.
Pokud jste například zodpovědní za řízení obchodu, udělejte šablony vašich smluv, objednávek, GDPR apod. JEDNOU v MS Office nebo GDocs se správnými poli pro umístnění podpisů. Vaši obchodníci pak do Signi budou nahrávat kopie šablon pro JEDNOTLIVÉ zákazníky jako DOCX soubory, zadají údaje do podpisového scénáře a místa pro podpisy samy “naskáčí na správná místa v dokumentu”. Ušetří tak 1/3 času při přípravě podpisu dokumentu.
Jak využít pole pro umístění podpisů
Příprava dokumentu
Ve vašem dokumentu je třeba nejprve umístit pole pro umístění podpisu dle následujících pravidel:
Pole pro umístění jednotlivých podpisů označují texty “signi-signature-0” , “signi-signature-1”, “signi-signature-2”, “signi-signature-3” atd. pro první, druhý a další podpis. Číslování podpisů by mělo odpovídat pořadí podepisování dokumentu. Pole pro toho, kdo má podepsat první je “signi-signature-0”.
Text s názvem odpovídá levému hornímu rohu finálního vloženého podpisu. Text s názvem je vhodné uvádět v dokumentu bíle. Text ve výsledném PDF sice zůstane, ale bude překryt podpisem.
Při umisťování podpisů se počítá s tím, že podpis je široký cca na ⅓ stránky a vysoký je v poměru cca 16:9 . Pro umístění textů je tedy vhodné do dokumentu vložit tabulku s 2 či 3 sloupci. I tabulku je následně třeba obarvit na bílo.
Nezáleží na typu podpisu. - Do pole pro umístění v dokumentu lze vložit jakýkoliv typu podpisu - biometrický, BankIS SIGN či podpis s certifikátem například kvalifikovaný podpis.
V dokumentu může být pole pro podpis umístěno na více místech dokumentu. - Jeden podepisující pak bude podepsán v dokumentu vícekrát.
V dokumentu může být více polí pro umístění podpisů než je v podpisovém scénáři. - Dokument pak může počítat s tím, že za jednotlivé strany podepisuje více podepisujících.
Pokud jeden podpis potřebujete v dokumentu zobrazit vícekrát, je v dokumentu pole pro umístění podpisu signi-signature-0 a další umístěno vícekrát. Tlačítko Podpis se pak ukáže na více místech dokumentu. V některých případech bude stačit, aby se člověk podepsal jen jednou, někdy to není možné např. při využití kvalifikovaných podpisů.
Při názvech polí je použito IT číslování tj. od 0 nikoliv normální číslování od 1. Tedy první pole má číslo signi-signature-0. Omlouváme se.
Příklad textu s poli pro umístění podpisů pro vložení do vašeho dokumentu si můžete stáhnout z tohoto dokumentu.
Příklad textu s polí pro umístění podpisu v dokumentu.
Povolení vyhledávání polí podpisu
Při objemnějších dokumentech může nalezení všech polí k podpisu chvíli trvat, což zpomaluje nahrání dokumentu do Signi. Proto je možné vyhledávání polí zapnout a vypnout v nastavení workspace.
Zapnutí a vypnutí vyhledávání polí podpisu.
Nahrání dokumentu a zadání pořadí podpisů v Signi
Druhým krokem nahrání dokumentu do Signi a nastavení v podpisovém scénáři. Zde ponecháte zaškrtnuto “Zachovat pozice podpisových polí z nahraného dokumentu” a přidáte podepisující v předpokládaném pořadí.
Na následné stránce lze už jen umístění podpisů pouze zkontrolovat a odeslat dokument k podpisu.
Zaškrtnout Zachovat pozice podpisových polí z nahraného dokumentu.
Změna přiřazení podpisů
Třetím krokem, který ve většině případů nebude potřeba, je změna přiřazení podpisů.
Standardně jsou podpisy z podpisového scénáře přiřazovány polím pro umístění podpisů v dokumentu dle jejich pořadí ve scénáři.
První podpis v podpisovém scénáři je tedy přiřazen poli signi-signature-0, druhý signi-signature-1, třetí signi-signature-2 apod. Toto pořadí lze změnit klepnutím na ikonu menu u podpisu a volbou “Prohodit pozice podpisových polí”.
Změna přiřazení podpisů z podpisového scénáře jednotlivým polím pro umístění podpisů v dokumentu.
Chování polí při složitějších podpisových scénářích
Číslování placehodlerů skutečně odpovídá pořadí POUZE podepisujících v podpisovém scénáři . Pokud jsou v podpisovém scénáři 2 podepisující, 1 schvalujícího a 1 na vědomí, přiřadí se signi-signature-0 a signi-signature-1 správně prvnímu a druhému podepisujícímu.
Jen 2 ze scénáře podepisují.
Podpisy umístěné na signi-signature-0 a signi-signature-1.
Využití při Signi propojeném přes Signi API s vaší aplikací
Pole pro umístění podpisů lze využit i při propojení Signi s nějakou jinou aplikací. I v dokumentech s proměnnou délkou lze tak umístit podpisy u na různá místě dokumentu bez nutnosti určování souřadnic podpisů či vkládání samostatného listu Podpisového archu na závěr dokumentu.
Více viz Příklady volání Signi API > Příklad 2 C - Využití polí pro podpis / placeholdery.
Mohlo by vás také zajímat
Víte jak si ušetřit další klikání při rozesílání dokumentů k podpisu? Využijte uložené scénáře podepisování.
Byl tento článek užitečný?
To je skvělé!
Děkujeme Vám za zpětnou vazbu
Je ním líto, že jsme vám nepomohli
Děkujeme Vám za zpětnou vazbu
Zpětná vazba odeslána
Oceňujeme vaši snahu a pokusíme se článek opravit