Jak vytvořit nový vzor dokumentu v aplikaci

Vytváření vlastních vzorů (šablon) vám ušetří spoustu času při opakovaném generování smluv, dodatků nebo jiných dokumentů. Pojďme si ukázat, jak na to – od prvního kliknutí až po nastavení chytrých polí.

Krok 1: Spuštění tvorby vzoru

Vše začíná na hlavní nástěnce v sekci Vzory dokumentů.

1. Podívejte se do pravého horního rohu obrazovky.

2. Klikněte na zelené tlačítko + Vytvořit vzor.

Krok 2: Práce v editoru (Nová šablona)

Po kliknutí se otevře vestavěný editor, kde můžete šablonu sestavit. Máte dvě hlavní možnosti, jak začít s textem:

• Psát od nuly: Můžete začít rovnou psát vlastní text přímo do bílého listu (tam, kde je napsáno „Začněte psát...“).

• Nahrát hotový dokument: Pokud již máte smlouvu připravenou v počítači, v horní liště klikněte na tlačítko Nahrát docx a soubor jednoduše importujte.

Průvodce ovládacími prvky na obrazovce

Editor je rozdělen do několika částí, které vám usnadní práci:

1. Horní ovládací lišta

V horní části najdete nástroje pro formátování textu (výběr písma, velikost, tučné písmo, zarovnání, odrážky atd.) a také důležitá systémová tlačítka v pravém horním rohu:

• Nový: Vyčistí rozepsanou práci a začne znovu.

• Otevřít vzor: Umožní načíst již existující šablonu.

• Náhled: Ukáže vám, jak bude dokument vypadat ve výsledné podobě.

• Uložit vzor: Uloží vaši hotovou šablonu do systému, abyste ji mohli začít používat.

2. Levý panel: Interaktivní pole

To nejdůležitější na šabloně jsou dynamická pole, která se při reálném vyplňování dokumentu automaticky nebo ručně doplňují. Stačí na ně kliknout nebo je přetáhnout do textu:

• Doplňovací pole:

  • Textové pole: Pro vložení libovolného textu (např. jméno, adresa, specifické ujednání).

  • Datum: Pole, kde bude možné vybrat konkrétní datum a čas.

  • Číslo: Pro číselné hodnoty (např. částky, IČO, rodné číslo).

  • Výběr: Rozbalovací seznam, ze kterého si uživatel vybere jednu z předdefinovaných možností.

• Podpisová pole:

  • Vložit oba podpisy: Přidá podpisové bloky pro Navrhovatele i Protistranu najednou.

  • Podpis Navrhovatel / Podpis Protistrana: Umožňuje vložit pole pro elektronický podpis pro každou stranu zvlášť tam, kam potřebujete.

• Pole hlavičky:

  • Hlavička Navrhovatel / Hlavička Protistrana: Automaticky předvyplní identifikační údaje firem či osob (jako jsou názvy, sídla apod.) registrovaných v systému.
    
    

Krok 3: Nastavení detailů interaktivních polí

Když do dokumentu vložíte chytré pole, vyskočí na vás tabulka s jeho detailním nastavením. Tímto krokem určíte, jak se bude pole chovat, kdo ho má vyplnit a co v něm koncový uživatel uvidí.

Pojďme si vysvětlit jednotlivé položky.

Společná nastavení pro všechna pole

Většina prvků má základní nastavení identické:

• NÁZEV (povinné): Interní pojmenování pole, podle kterého se budete orientovat vy i systém (např. „Datum podpisu smlouvy“ nebo „Typ spolupráce“).

• ID POLE: Unikátní technický kód (např. date_1, options_1), který systém generuje automaticky a běžně jej nemusíte měnit. Klíčový je však při hromadném rozesílání kampaní. Toto ID slouží jako záhlaví sloupce v CSV souboru, který pro kampaň importujete. V praxi to funguje tak, že v prvním řádku CSV tabulky uvedete toto ID pole a do řádků pod ním zapíšete konkrétní údaje, které se pak do dokumentů automaticky doplní. 

• PLACEHOLDER: Text nápovědy, který uživatel uvidí zašedlý uvnitř pole, dokud do něj nezačne psát (např. „Vyberte ze seznamu...“ nebo „DD.MM.RRRR“).

• POPIS: Volitelné pole pro detailnější instrukce. Pokud potřebujete uživateli upřesnit, co přesně má vyplnit, napište to sem.

• STRANA: Zásadní nastavení, které určuje, kdo má toto pole vyplnit. Kliknutím zvolíte buď Navrhovatel (vy), nebo Protistrana (váš klient/partner). Pole určená pro protistranu může v případě potřeby vyplnit i sám navrhovatel. 

• Povinné pole (zaškrtávátko): Pokud políčko aktivujete, dokument nebude možné podepsat/schválit bez jeho vyplnění.

Specifické nastavení pro pole „Datum“ a "Textové pole" a "Číslo"

U Textové pole, Datum a Číslo najdete navíc jednu užitečnou drobnost:

• POPISEK (LABEL): Text, který se zobrazí přímo nad samotným políčkem v průvodci vyplňováním (např. výchozí „Doplňte“ můžete změnit na „Uveďte datum zahájení“).

Specifické nastavení pro pole „Vložit výběr“

Pole výběru (tzv. dropdown / rozbalovací seznam) slouží k tomu, aby uživatel nepsal text ručně, ale vybral si z vámi definovaných možností.

• MOŽNOSTI: Zde definujete položky, ze kterých bude mít uživatel na výběr.

  • LABEL: To, co reálně uvidí člověk, který dokument vyplňuje (např. „Doba neurčitá“).

  • TEXT V HTML: Hodnota, která se po vybrání reálně propíše do výsledného textu dokumentu (většinou se shoduje s Label, ale můžete zde mít formátovaný text).

  • + Přidat možnost: Kliknutím na toto tlačítko přidáte další řádek pro novou variantu.

  • Ikona křížku (X): Kliknutím na křížek danou možnost ze seznamu smažete.