Elektronický podpis dokumentů ze shromáždění krok za krokem

• Příprava podepisujících 
• Nahrání dokumentů k podepsání
• Zadání podepisujících
• Umístění podpisů
• Podpisy dokumentů jednotlivými podepisujícími
• Sledování průběhu podepisování
• Zpřístupnění výsledných podepsaných dokumentů
• Předání výsledných dokumentů k zápisu do rejstříku

Příprava podepisujících 

S elektronickým podepisováním dokumentů nemají ještě lidí příliš zkušeností. Je určitě dobrá praxe předem podepisující informovat, že jim bude zaslán dokument k elektronickému podpisu. A to osobně a/nebo alespoň e-mailem. Příklad text pro vaši inspiraci:

Vážení přátelé,

hledáme cesty, jak ušetřit čas vám a nám. Proto vám dokumenty k podpisu od příště chceme rozesílat elektronicky.

K elektronickému podpisu vám stačí vám běžný počítač či chytrý mobil, nebudete potřebovat žádný certifikát ani aplikaci. Vše přitom je právně závazné dle EU direktivy eIDAS. Více informací k tomu najdete na https://signi.com/faq/ a https://signi.com/bezpecnost/.

V případě dotazů vám rádi pomůžeme.

S pozdravem

Nahrání dokumentů k podepsání

Uložte si prezenční listinu do PDF souboru a nahrajte dokument do SIGNI. Spolu s prezenční listinou můžete vložit i zápis ze shromáždění, který budou podepisovat jen členové výboru a zapisující, či závěrku z minulého roku, kterou nebude podepisovat nikdo. Pokračujte v přípravě přes “Vytvořit návrh”. 

Zadání podepisujících

Přidejte jména, příjmení, emaily a telefony všech účastníků. Zapisovatel coby navrhovatel dokumentu může a nemusí podepisovat, stačí u něj nastavit, že “Schvaluje”, pak se na dokumentu jeho podpis neobjeví. Pokračujte v přípravě přes “Pokračovat na obsah dokumentu”.

Tip: Předem si seznam pozvaných můžete nahrát do seznamu kontaktů. Při přidávání podepisujících v návrhu dokumentu se vám pak všechny údaje o dané osobě předvyplní. Stačí si připravit CSV soubor se strukturou a načíst ho přes “Načíst ze souboru”.

Umístění podpisů

Umístěte podpisy k jednotlivým polím a odešlete k podpisu přes “Odeslat k podpisu” vpravo pod dokumentem. Zmenšení podpisu je možné po klepnutí na ikonu šipky v levém horním rohu podpisu a pak tažením tečky v pravém dolním rohu.

POZOR, pokud odesíláte k podpisu více než jeden dokument, je třeba pro každý dokument a pro každý podpis zadaný v předchozím kroku určit, kde bude podpis na dokumentu umístěn, případně že na dokumentu nebude umístěn vůbec .

Pokud nemá být podpis na daném dokumentu umístěn, je třeba ho vymazat v okně, které se objeví po klepnutí na odkaz “Upravit podepisující” v levém dolním rohu. Teprve, když jsou pro všechny dokumenty umístěny či odstraněny podpisy, lze zvolit další krok “Odeslat dokument k podpisu”.

Podpisy dokumentů jednotlivými podepisujícími

Každému z podepisujících dojde e-mail a SMS s odkazem na stránky pro podpis dokumentu.

Sledování průběhu podepisování

Průběžně lze sledovat, kdo již podepsal a kdo ještě ne. Těm, co nepodepsali, lze odeslat upomínku znovu. 

Zpřístupnění výsledných podepsaných dokumentů

Na závěr se dokument přesune z “Čeká na protistranu” do “Uzavřený dokument”. 

Předání výsledných dokumentů k zápisu do rejstříku

A máte vše hotovo. Výsledný dokument naleznete v Přehledu ve složce “Uzavřené dokumenty”; pokud si zobrazíte jeho detail, můžete si klepnutím na “Zobrazit PDF” stáhnout výsledné PDF s podpisy a poslat do obchodního rejstříku pro evidenci.