team assistant - Signi

Změněno dne Ne, 2 Červen v 11:13 DOPOLEDNE

Pracovníci nemusí trávit většinu svého času administrativou a čekáním na podepsané dokumenty, které musí archivovat. Mohou se soustředit na své klíčové činnosti s největší přidanou hodnotou. Díky rychlejšímu potvrzování a digitálnímu podpisu všech dokumentů se zákazníky, dodavateli, partnery či zaměstnanci se také zrychlí i tok peněz do firmy.

Přínosy elektronických podpisů

Zrychlení business procesů: Zkrácením všech času dohod se zrychlí tok peněz do firmy.
Nižší náklady: Odpadají náklady s tisknutím, skenováním a archivací papírových dokumentů.
Vyšší produktivita: Tým soustředí na klíčové činnosti a netráví čas administrativou.

Příklady dokumentů pro elektronické podepisování

PRODEJ - objednávka, smlouva rámcová, kupní, nájemní, rezervační, o dílo, o spolupráci, ceník, obchodní podmínky - VOP, dohoda o mlčenlivosti - NDA, zpracování osobních údajů - GDPR, prohlášení o původu peněžních prostředků - AML, čestné prohlášení, plná moc, etický kodex apod.
DODÁVKA - výkaz práce, předávací protokol, servisní protokol, protokol o předání vozu, prohlídce bytu, kontrole, dodací list, nákupní objednávka, dobropis apod.
HR - formální nabídka zaměstnání, dohoda o provedení práce, “růžové” daňové prohlášení, smlouva u užívání služebního vozidla, převzetí pracovních pomůcek, seznámení zaměstnance s předpisy, prezenční listiny na školeních, hmotné odpovědnosti, srážky ze mzdy.
Pozn.: pracovní smlouva, mzdový výměr, oznámení o ukončení PP, zápočtový list apod. jsou zatím upraveny Zákoníkem práce , lze je ale elektronicky podepsat na jednom zařízení na pracovišti, pak je není třeba doručovat.

Oblast elektronického podepisování upravuje EU direktiva eIDAS, která významně zjednodušuje uzavírání běžných komerčních dohod mimo veřejnou správu.

Jak to funguje

V rámci systémů se připraví podklady k podepsání – nahrají dokumenty k podpisu a/nebo zadají podkladové údaje.
Dokumenty se odešlou k digitálnímu podpisu všem podepisujícím.
Zpátky se získají podepsané dokumenty resp. údaje o stavu a výsledku podepisování, lze tak automaticky začít provádět další kroky „obratem“.

team assistant – workflow systém

Team assistant pomáhá firmám propojit interní oddělení a automatizovat jejich klíčové procesy.

Přehled nad firmou - Vedoucí pracovníci mají přehled o dění ve firmě a ke každé informaci se dostanou maximálně na tři kliknutí.
Zjednodušení práce - Nezadáváte data duplicitně, opakující činnosti zautomatizujete.
Hlídaní termínů - Uživatelé jsou automaticky úkolováni podle workflow a team assistant za ně hlídá termíny a přednastavené limity.
Procesy šité na míru - Při nasazování aplikace zohledňujeme specifika vaší firmy. Nemusíte se přizpůsobovat systému, on se přizpůsobí vám.

Propojení se Signi

Propojení umožní plně automatizovat procesy zahrnující právně prokazatelný souhlas zákazníků, dodavatelů, budoucích zaměstnanců s jakýmikoliv dokumenty v online prostředí. Zjistěte více o zrychlení procesů v různých odvětvích a agendách.

V TAS proběhne celý proces přípravy dokumentu či jejich sady. Pak přímo z uživatelského rozhraní vyvolá uživatel “Zaslat dokumenty k podpisu”.

Stejně tak v TAS proběhnou kroky po ne/podepsání dokumentu či jejich sady.

Na team assistant a Signi se můžete podívat na videu níže, zatím jen na desktopu.