Rychlejší podpis dokumentů se zákazníky, dodavateli, partnery či zaměstnanci zrychlí procesy i tok peněz do firmy. Pracovníci se soustředí na své klíčové činnosti s největší přidanou hodnotou. Nemusí trávit čas  administrativou a čekáním na podepsané dokumenty, které se musí archivovat.

Přínosy elektronických podpisů 

1. Zrychlení firemních procesů: Zkrácením všech času dohod se zrychlí tok peněz do firmy.

2. Nižší náklady: Odpadají náklady s tisknutím, skenováním a archivací papírových dokumentů.

3. Vyšší produktivita: Tým soustředí na klíčové činnosti a netráví čas administrativou.

Příklady dokumentů pro elektronické podepisování 

• PRODEJ - objednávka, smlouva rámcová, kupní, nájemní, rezervační, o dílo, o spolupráci, ceník, obchodní podmínky - VOP, dohoda o mlčenlivosti - NDA, zpracování osobních údajů - GDPR, prohlášení o původu peněžních prostředků - AML, čestné prohlášení, plná moc, etický kodex apod.

• DODÁVKA - výkaz práce, předávací protokol, servisní protokol, protokol o předání vozu, prohlídce bytu, kontrole, dodací list, nákupní objednávka, dobropis apod.

• HR - formální nabídka zaměstnání, dohoda o provedení práce, “růžové” daňové prohlášení, smlouva u užívání služebního vozidla, převzetí pracovních pomůcek, seznámení zaměstnance s předpisy, prezenční listiny na školeních, hmotné odpovědnosti, srážky ze mzdy.
  Pozn.: pracovní smlouva, mzdový výměr, oznámení o ukončení PP, zápočtový list apod. jsou zatím upraveny Zákoníkem práce, lze je ale elektronicky podepsat na jednom zařízení na pracovišti, pak je není třeba doručovat.

Oblast elektronického podepisování upravuje EU direktiva eIDAS, která významně zjednodušuje uzavírání běžných komerčních dohod mimo veřejnou správu.

Jak to funguje 

1. V rámci systému se připraví podklady k podepsání – nahrají dokumenty k podpisu a/nebo zadají podkladové údaje.

2. Dokumenty se odešlou k digitálnímu podpisu všem podepisujícím.

3. Zpátky se získají podepsané dokumenty resp. údaje o stavu a výsledku podepisování, lze tak automaticky začít provádět další kroky „obratem“.

HELIOS Orange -  informační systém pro úspěšné firmy

HELIOS Orange patří mezi nejrozšířenější podnikové informační systémy pro segment SME neboli malé a střední podniky. Inspirací k vytvoření tohoto systému byly potřeby a přání našich zákazníků.

Jedná se o moderní informační systém, který poskytuje uživateli zcela nový a inovativní přístup ke strategickým, firemním datům. Zrychluje každodenní práci a přináší celou řadu novinkových funkcionalit a vylepšení.

• Snazší týmová spolupráce - Významně zrychlíte tok elektronických dokumentů, zbavíte se zbytečného psaní e-mailů a vždy se dostanete k důležitým poznámkám k dokladům. Komunikační centrum, chytré workflow - Interní helpdesk.

• Moderní a intuitivní prostředí - Staví na osvědčeném prostředí běžných kancelářských aplikací. Zaškolení zaměstnanců tak bude jen otázka chvilky. Intuitivní ovládání - Webový portál - Inteligentní navigace.

• Přehledné reporty a monitoring - Dashboardy, přehledy a finanční plánování slouží jako pevné podklady pro vaši kvalitní manažerskou práci. Vše v reálném čase a dostupné odkudkoliv. Přehledné projekty - Plánování - Telemetrie.

Propojení se Signi 

Propojení umožní plně automatizovat procesy zahrnující právně prokazatelný souhlas zákazníků, dodavatelů, budoucích zaměstnanců s jakýmikoliv dokumenty v online prostředí. Zjistěte více o zrychlení procesů v různých odvětvích a agendách.

Příklad zakomponování podepisování SIGNI do prostředí HELIOS.
V půjčovně vozidel se po založení všech potřebných údajů místo “Vytisknout” zvolí “Zaslat k podpisu” a smlouva s vyplněnými údaji i potřebnými přílohami odchází klientovi k podpisu. Klidně na dálku, auto se mu pak zaveze nebo si ho jen ve stanovený čas vyzvedne. Anebo lze elektronický podepsat přímo na provozovně.

 Další kroky