Požadavky na dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů

Základními požadavky na dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů je zajištění:

• věrohodnosti původu,

• čitelnosti,

• neporušenosti obsahu, tzv. integrita dokumentu.

Věrohodnost původu

• Zajišťuje například elektronická pečeť vložená do dokumentu.

• Elektronická pečeť potvrzuje autorství dokumentu určitou organizací. Není vyjádřením právní vůle, k tomu slouží elektronický podpis oprávněné osoby.

• Standardně jsou všechny dokumenty podepsané v Signi pečetěny elektronickou pečetí organizace Digital factory s.r.o., která je provozovatelem služby Signi a jejíž statutář je Ondřej Synovec.

• Při použití funkce Vlastní elektronická pečeť se pečeť Digital factory nahradí elektronickou pečetí organizace navrhovatele dokumentu.

• Informace o el. pečeti lze získat v prohlížeči elektronických dokumentů. Pozor! Adobe Reader i elektronickou pečeť (seal) zobrazuje pod názvem “podpis” (signature).

Čitelnost

Čitelnost dokumentu po mnoha letech zajistí uložení výsledného souboru s podpisy ve formátu PDF/A.

• PDF/A je formát PDF souborů zaměřený na dlouhodobou archivaci elektronických dokumentů standardizovaný dle ISO normy.

• Více viz Formát PDF/A.

• Obsah PDF souboru je omezen - používané fonty musí být vnořeny a musí být legálně pro vnoření určeny, nesmí obsahovat videa, zvuky či skripty apod.

• Podstatné je, že po konverzi PDF do PDF/A se může změnit vzhled dokumentu, např. kvůli záměně fontů. Ideálně je tedy dokument v PDF/A mít k dispozici již pro podpis, aby se při konverzi vzhled nezměnil.

Neporušenost obsahu / Integrita dokumentu

Dlouhodobou neporušenost dokumentu od dobu jeho vzniku, resp. uzavření dokáže zajistit řada časových razítek vydaných nezávislou certifikovanou autoritou. Časové razítko potvrzuje obsah dokumentu v daném čase. Časová razítka obsahují:

• časový údaj,

• zhuštěný obsah dokumentu,

• identifikaci autority.

Pokud by dokument po vložení časového razítka někdo upravil, nebude odpovídat obsah dokumentu jeho zhuštěnému obsahu v časovém razítku a tak se pozná porušení integrity dokumentu.

Při postupném vkládaní časové razítek poslední razítko fixuje obsah dokumentu včetně časových razítek vložených do dokumentu dříve. Zaručuje tak, že v době své platnosti byla předchozí razítka nezměněná a následně je tedy v budoucnosti nepůjde zpětně měnit.

Doplňování časových razítek do dokumentů je jedna ze základních funkcí elektronických archivů. Je tedy k součástí funkcionality i Signi Archivu. Více podrobností viz Zajištění neměnnosti dokumentů a využití časových razítek.

Certifikace archivu

Certifikace elektronického archivu není nutná pro běžné komerční použití. Někteří zákazníci ji ovšem potřebují či si ji přejí, proto ji připravujeme.

Další informace

• Zajištění neměnnosti dokumentů a využití časových razítek
• Formát PDF/A
• Elektronické pečeti 
• IT řešení archivace el. dokumentů při využití Signi