Využití Signi Archivu

Využití Signi Archivu je nejjednodušší cesta, jak zajistit dlouhodobou archivaci dokumentů podepsaných v Signi.

Při zprovozněné funkci Signi Archivu se po 6 měsících od založení dokumentu se výsledný PDF soubor s podpisy přesune ze Signi do Signi Archivu, což je zabezpečené úložiště zajišťující podmínky dlouhodobé archivace viz výše.

Záznam o dokumentu ovšem zůstává v Signi přístupný v sekci “Dokumenty” tj. lze tam dokument vyhledat. Lze si i zobrazit detail příslušného dokumentu. V tom případě dokument získá Signi z archivu a zobrazí, o přístupu k dokumentu zůstane přístupný záznam. Můžete archivovat jak jednotlivé dokumenty, tak celé balíky (hromadná archivace).

Hlavní funkce archivu

• Plná integrace na aplikaci Signi

• Automatická obnova razítek

• Logování přístupu a práce s dokumenty

• Protokolární výmaz (skartace) dokumentů a ostatních metadat

• Zajištění důvěryhodnosti a integrity

• Plně v souladu s eIDAS a GDPR

• Podpora standardizovaného formátu PDF/A

Příklady využití

• Smluvní dokumentace

• Interní dokumenty a směrnice

• Objednávky, protokoly

• Projektová dokumentace

• Záruční listy

• HR dokumenty

Jaké jsou parametry nastavení archivace v Signi Archivu

1. Na jak dlouhou dobu chci dokumenty uchovávat 

   • 5 / 10 / 20 / 30 let

2. Po jakých blocích chci dokumenty orazítkovat

   1. v 1. fázi po dokumentu - dostupné nyní

   2. v 2. fázi po balících za zvolené období - den/týden/měsíc/ kvartál/rok - připravuje se

Jak se dokumenty do Signi archivu dostanou

• Uživatel zvolí, po jaké době od uzavření dokumentu, tj. podepsání či odsouhlasení všemi stanovenými stranami, se má přesunout dokument do archivu a zda samostatně, nebo v balíku s ostatními.

• Signi dokument se v určený čas určeným způsobem přesune.

• Přesouvá se však pouze dokument, v Signi zůstávají informace o tomto dokumentu, tzv. metadata o názvu dokumentu, kdo a kdy ho podepsal apod.

• Záznam o dokumentu stále půjde vyhledat v Signi v sekci dokumenty, pouze u něj bude značka, že vlastní PDF soubor je uložen v archivu.

Jak přistupují uživatelé k dokumentům uloženým v Signi Archivu

Přístup k dokumentům uloženým v Signi i v Signi Archivu je pro uživatele stejný, záznamy o dokumentech mají přístupné v sekci “Dokumenty”, kde v nich mohou vyhledávat a dokumenty si zobrazovat.

Pokud se má v Signi zobrazit dokument uložený v archivu, získá ho Signi z archivu, přitom o přístupu k dokumentu jsou pořízeny odpovídající záznamy.

Přístup k archivovaným dokumentům přes Signi - u názvu dokumentu je symbol, že vlastní PDF soubor je uložen v archivu.

Jak zajistit uložení dokumentů do archivu ve formátu PDF/A

PDF/A je formát dokumentů určených k dlouhodobé archivaci. Má různá omezení, jejichž cílem je zajistit čitelnost dokumentu i po dlouhé době např. 30 let.

V aktuální verzi Signi je třeba již dokument ve formátu PDF/A nahrávat k podpisu. Signi v budoucnu umožní i automatickou konverzi do PDF/A formátu. Je třeba ale počítat s tím, že konverze může částečně proměnit vzhled dokumentu.

Jaká je cena toho modulu?

Náklady na Signi Archiv se pro uživatele skládají z jednorázového aktivačního poplatku a plateb za archivaci dokumentu. Cena archivace se odvíjí od doby archivace, volby, zda se archivuje dokument samostatně nebo v balíku s jinými, případně zda se využívá cloudový archiv nebo archiv dedikovaný pro vaši firmu.

Máte-li zájem o bližší informace o této funkci a zároveň cenovou nabídku, kontaktujte prosím naše obchodní oddělení na e-mailové adrese: [email protected].