Možnosti odesílání oznamovacích e-mailů

• Možnosti odesílání
• Název odesílatele
• E-mail odesílatele
  • Standardní odesílání z cloudového SIgni
  • Využití funkce "Vlastní e-mail"
  • Mailgun účet si zřídí účet zákazník sám
  • Mailgun účet pro zákazníka zřídí Signi
  • Jaké informace jsou ukládané ve službě Mailgun?
  • Vlastní emailové servery zákazníka
• E-mail pro odpovědi

Možnosti odesílání

Signi rozesílá autorům dokumentů a podepisujícím oznamovací e-maily. Je více možností ohledně toho, kdo bude v těchto e-mailech uveden jako Sender / Odesílatel a jaká bude adresa pro odpovědi ReplyTo / Odpovědět. Ty se liší podle toho, zda jde o:

1. standardní odesílání z cloudového Signi,
2. odesílání s využitím funkce "Vlastní e-mail",

Název odesílatele

Název odesílatele notifikačních e-mailů Signi je možné nastavit v nastavení workspace/pracovního prostoru U pracovních prostorů (workspace) pro právnické osoby se typicky používá název společnosti, pro fyzické osoby a OSVČ je to jméno a příjmení.

Standardně je emailová adresa odesílatele z domény @m.signi.com

E-mailová adresa odesílatele

E-mailová adresa odesílatele se liší podle režimu využití služby pro odesílání emailů.

Standardní odesílání z cloudového SIgni

Cloudové Signi rozesílá přes Signi účet na e-mailingové službě Mailgun - jako a e-mailová adresa je uvedena system@m.signi.com.

Využití funkce "Vlastní e-mail"

Příklad mailu od Signi, doména emailu odesílatele není Signi, ale odesílatele.

Při využití funkce Vlastní e-mail se rozesílá přes dedikovaný účet pro uživatele na mailingové službě Mailgun - e-mailová adresa odesílatele může být jakákoliv, ale je třeba na nastavení domény mít správně SPF, DKIP a další záznamy pro zajištění vysoké doručitelnosti e-mailu. Jméno opět odpovídá navrhovateli dokumentu. Je doporučeno, aby použitá e-mailová adresa byla skutečně funkční - ať už jako e-mailová schránka, skupina či přesměrování např. na zákaznické centrum. Varianty ve využití služby Mailgun:

Mailgun účet si zřídí účet zákazník sám

• Účet si na https://www.mailgun.com/ zřídí zákazník sám.
• Sám si platí služby, tarif zvolí dle objemu viz https://www.mailgun.com/pricing/.
• Sám si nastaví e-mail odesílatele v prvotním nastavení.
• Signi do jeho účtu nahraje upravené šablony.
• Zákazník si musí nastavit na své firemní doméně své SPF, DKIM, případně další záznamy - získá je v rámci nastavení Mailgunu.
• Zákazník musí poskytnout Signi Mailgun API klíč - získá se v nastavení účtu, více viz např. zde.
• (Jednorázový) přístup k Mailgun účtu, abychom mohli nahrát a případně upravit emailové šablony - postačuje na úrovni “Developer”.

Mailgun účet pro zákazníka zřídí Signi

• Zákazník musí poskytnout Signi e-mail odesílatele, např. podpora@firma.cz.
• Signi musí zákazníkovi poskytnout pro nastavení firemní domény záznamy SPF, DKIM, případně další.
• Služba vlastní email se platí dle aktuálního ceníku služeb.

Jaké informace jsou ukládané ve službě Mailgun?

V některých případech je obava, aby velký objem dokumentů nebyl mimo kontrolu firmy. Služba Mailgun slouží výhradně pro odesílání e-mailů, nikoliv pro jejich dlouhodobou archivaci. Každý e-mail a jeho přílohy jsou ve službě výhradně na dobu nezbytně nutnou k odeslání příjemcům zpráv. Jediné, co je ve službě Mailgun ukládáno, je log odeslaných zpráv, který obsahuje technologickou hlavička e-mailu. Záznamy v logu tak nezahrnují obsah e-mailu ani jeho přílohy. Účelem logu je mít možnost ověřit stav odeslání a doručení e-mailů.

Vlastní emailové servery zákazníka

Na zakázku je možné vyvinout propojení na e-mailové servery zákazníka, např. Microsoft Exchange server. Zde se využijí funkce příslušného e-mailového serveru. Rozsah, časová náročnost implementace a výsledná cena je závislá na zvoleném emailovém serveru. Této implementaci vždy předchází analýza a detailní popis řešení.