Hromadná rozesílka ze vzorů

Změněno dne Po, 3 Červen v 1:58 ODPOLEDNE

Hromadná rozesílka ze vzorů vám může ušetřit mnoho práce v situacích,

kdy potřebujeme hromadně rozesílat dokumenty k podpisu a
kde dokument pro každého příjemce obsahuje “jeho” údaje.

Obeslat s dokumenty k podpisu můžete i tisíce příjemců doslova na pár kliků.

A pak jen sledovat, kdo už má podepsáno a urgovat, opět elektronickou cestou, opozdilce.

Princip
Příprava
- Údaje o navrhovatelích
- Automatické vložení podpisu navrhovatele
Importy údajů o kontaktech
Odeslání hromadné rozesílky
Průběh podepisování při hromadné rozesílce
Po odeslání
- Sledování stavu podepisovaní a urgování opozdilců
- Stažení kontrolního listu pro kontrolní orgány
Co další kroky?

Princip

Princip hromadné rozesílky je jednoduchý:

Údaje o vašich kontaktech - zákaznících, zaměstnancích, dodavatelích apod. - si připravíte v importním souboru.
Jeho obsah naimportujete do Kontaktů v Signi, rámci importu se vám založí u kontaktů tzv. uživatelská pole odpovídající názvům sloupcům v souboru.
Při vyvolání hromadné rozesílky se údaje z Kontaktů doplní na vhodná místa ve vzoru dokumentu a tak se připraví dokument k podpisu pro konkrétního člověka.
Trik je v tom, že se na všech 3 místech každý údaj jmenuje stejně.

Příprava

Údaje o navrhovatelích

Pokud mají být ve vzoru uváděny identifikační údaje organizace navrhovatele, je třeba vyplnil správné údaje o organizaci do nastavení workspace, z kterého se bude vzor vyplňovat. To může provést správce workspace.

Stejně tak je třeba zadat identifikační údaje podepisujícího za navrhovatele, který bude uveden v podpisovém scénáři, typicky jednatel. To si dělá příslušný uživatel v nastavení svého účtu.

Automatické vložení podpisu navrhovatele

Pokud má dokument podepisovat zástupce navrhovatele, typicky jednatel, nebude z nejšťastnějších, pokud jich najednou bude muset podepisovat desítky či stovky.

Na workspace lze proto nastavit automatické vložení podpisu navrhovatele. Jen je třeba mít na paměti, že zatím musí podepisovat jako první v podpisovém scénáři, nemůže podepisovat až po podpisu protistran. Nelze tak odeslat “bianco” dokument.

Importy údajů o kontaktech

Načtení údajů

Na záložce Kontakty zadáme všechny obesílané protistrany - zákazníky, zaměstnance, partnery, dodavatele apod. nebo je hromadně nahrajeme funkcí Nahrát kontakty.

Nejprve klepneme o pole názvu souboru pro výběr souboru, následně klepneme na tlačítko nahrát

Importní soubor obsahuje 2 sady dat:

Identifikační údaje tzv. “hlavičky” kontaktu - jméno příjmení apod.
Uživatelská pole - jakýkoliv další údaj o osobě

Uživatelská pole na detailu Kontaktu

Formát importního souboru

Formát souboru pro import je zatím CSV, na který jsou kladeny některé striktní požadavky:

Importní soubor musí být v kódové stránce UTF-8. Při exportu s Google Sheet je to automatické, při Exportu z Excelu je třeba vybrat tu správnou variantu uložení souboru do CSV fromátu, ve výběru jich je několik.
V importních datech nikde nesmí být čárka. Lze ověřit přes Ctrl+F např.. v Excelu či Google Sheet.
První sloupec v CSV musí být “navíc” např. se jménem ID, žádné hodnoty v něm nemusí být vyplněny. Alternativně stačí ověřit, že ve vytvořeném CSV souboru není úvodní kód znakové sady, prvním znakem musí být první písmeno názvu prvního sloupce. Lze ověřit v HEX editorec např. https://hexed.it/.
V importních datech nikde nesmí být odřádkování vytvořené kombinací kláves Alt+Enter. Lze ověřit vizuáně např. otevřeném CSV v Notepad, že každý záznam o kontaktní osobě je na jednom řádku a ne na dvou či více.
Ve vytvořeném CSV souboru nesmí být nikde uvozovky. Lze ověřit např. v Poznámkovém bloku přes Gtrl+F.
Je třeba dát pozor na formát telefonních čísel. Mělo by jít o skutečně platná telefonní čísla. Pokud není uveden mezinárodní prefix, předpokládá se české číslo.
Poslední sloupec importu může být nazvaná “groups”. Text v nich bude pak názvem štítku přiřazeném ke všem importovaným záznamům.

Vypadají podmínky příliš složitě? Obraťte se na nás na help@signi.com, s importem vám pomůžeme. A ano, import z XLSX připravujeme.

Importní soubory připravené ke stažení

Doplnění údajů na správná místa ve vzorech dokumentů předpokládá, že ve vzoru, na kontaktu a v importním souboru se údaj jmenuje stejně. Také identifikační údaje kontaktů mají přesně předepsaná jména sloupců.

Cílově půjde importní soubor pro každý vzor stáhnout přímo ze Signi. Dočasně jsou importní soubory pro vybrané vzory k dispozici ve složce Signi - Import údajů - PUBLIC.

Odeslání hromadné rozesílky

Výběr kontaktů

Kontakty k obeslání vybereme a označíme v sekci Kontakty a vyvoláte funkci Odeslat dokument na kontakty. Při výběru lze použít štítky, které se zobrazují se v levém panelu aplikace Signi. Štítky lze přiřadit i záznamům pří importu do Signi, více viz formát importního souboru.

Alternativně můžete vybrat pouze jeden záznam k obeslání tím, že výběr vzoru k obeslání vyberete tlačítkem Odeslat dokument na Detailu kontaktu.

Elektronická karta zaměstnance firmy - Jsou zde všechny potřebné údaje o zaměstnanci, dokumenty, které podepsal i skupiny, do kterých byl zařazen. Klepnutím na Odeslat dokument lze vybrat vzor k odeslání.

Výběr vzoru

Objeví se vám stránka se sekcí pro nahrání souboru v výběrů vzorů. Nabídku nahrání souboru ignorujte, je určena pro hromadnou rozesílku souborů. V sekci Oblíbené vzory vyberte Vytvořit u vašeho vzoru. Pokud na seznamu není, vyberte Zobrazit vzory dokumentů ve spodní části stránky.

Vzory vytvořené vám na zakázku najdete pod Vaše vzory, obecně použitelné vzory najdete pod Všechny vzory. I u nich potvrďte vybraný vzor stisknutím Vytvořit.

Jako další krok máme možnost zkontrolovat či upravit podpisový scénář.

Kontrola podpisového scénáře

Na stránce podpisového scénáře je již připraveno vše pro rozeslání. Pokud potřebujete scénář upravit, upravte ho - například přidejte osoby, kterým má jít podepsání dokumentu na vědomí.

Příklady scénářů podepisování pro různé oblasti např. Obchod či HR najdete v naší Knihovně podpisových scénářů.

Podpisový scénář nemůže být úplně libovolný, podepisující za navrhovatele a počet protistran musí odpovídat počtům ve vybraném vzoru. Pokud vzor počítá s tím, že podepisuje zástupce navrhovatele, měl by být v podpisovém scénáři alespoň jeden zástupce navrhovatele s akci podepsat. Obdobně pak pro první či další protistrany.

Kontrola dokumentu před odesláním a odeslání

Otevře se vám závěrečná stránka návrhu dokumentu.

Zde se ve vzoru zobrazí údaje navrhovatele a prvního vybraného podepisujícího za protistranu, jen navrhovatele, jen protistrany a podobně dle vybraného vzoru.

Kliknutím na Odeslat dokument kontaktům se vzor odešle k podpisu všem vybraným kontaktům.

Závěrečný sumář hromadného rozeslání

Jako poslední krok po odeslání dokumentů k podpisu se vám ukáže souhrn dokumentů, které byly odeslány. Můžete se odtud prokliknout na detail každého z dokumentů.

Závěrečná stránka se seznamem obeslaných

Průběh podepisování při hromadné rozesílce

1. Protistrana pouze podepisuje

Nejjednodušším případem je situace, kdy každý z příjemců hromadné rozesílky dostane dokument s doplněnými “svými” údaje a ten podepíše, případně jen schválí.

2. Protistrana před podpisem aktualizuje své identifikační údaje

Editovat své identifikační údaje protistranám lze zakázat či povolit v Nastavení workspace > Zobrazení > Hlavičku nelze editovat. Pokud je povoleno, objeví se uživatelům před zobrazením vlastního dokumentu stránka s jejich identifikačními údaji, které mohou změnit. V Dokumentu k podpisu jsou již aktualizované údaje.

3. Protistrana aktualizuje svá uživatelská pole

Vzory dokumentů mohou být navrhnuty tak, že některá pole jsou v nich označená jako editovatelná protistranou. V tom případě se před podepsání zobrazí dokument v režimu doplnění údajů do vzoru, kde jsou údaje předvyplněné ze záznamu dané kontaktní osoby, ale lze je změnit či doplnit.

Typickým příkladem

Objednávka, kde protistrana před odesláním může určit množství či i položky.
Prohlášení poplatníka daně z příjmu tzv. Růžovka, kdy zaměstnanec může změnit údaje o sobě např. počet dětí, za které slevu na dani.
Dodací list, kde se dopisují údaje o vratných obalech, poškozeném zboží apod.

Před podepsáním může protistrana změnit údaje v některých polích.

Po odeslání

Sledování stavu podepisovaní a urgování opozdilců

Sledovat stav podepisování můžete v sekci Dokumenty. Dokumenty se přesouvají Čeká na protistranu do Uzavřené dokumenty.

Těm, co ještě nepodepsali lze zaslat upomínku. Zatím jen z detailu dokumentu, hromadné odeslání připravujeme.

Stažení kontrolního listu pro kontrolní orgány

V případě kontroly stáhnout kontrolní list, kde je kompletní auditní stopa potvrzení o seznámení se z dokumentem, přes Kontrolní list na detailu dokumentu.

Co další kroky?

Předpokladem hromadné rozesílky dle vzoru je aktivovaná funkce Signi Vzory a případně vytvořený vzor vám na zakázku. Pro více informací nás kontaktuje na sales@signi.com.

Máte-li jakékoliv dotazy nebo potřebujete pomoci s hromadnou rozesílkou, kontaktujte nás na help@signi.com.