Hromadné rozesílky z Excel Desktop

Změněno dne Po, 3 Červen v 1:59 ODPOLEDNE


Potřebujete hromadně rozesílat dokumenty, kde podkladové údaje máte uloženy v sešitu Microsoft Excel, například seznam zaměstnanců či externích spolupracovníků? 

Pak rovnou z tohoto sešitu můžete odesílat k podpisu či schválení různé dokumenty, kdy Signi před podpisem do zvoleného vzoru dokumentu předvyplní údaje ze sešitu.


Hromadné rozesílání dokumentů k podpisu v Signi z Microsoft Excel


Pokud je zasílaný dokument pro všechny příjemce “stejný”, je většinou snazší využit Hromadnou rozesílku ze Signi.


Jak to funguje?

  • Máme připravený vzorový Excel sešit, který rozesílá dokumenty do demonstračního workspace v Signi.

  • Dle vašich požadavků vám připravíme Excel na míru přímo pro vás využívající buď existující vzory, např. Růžovku či formuláře pro Milostivé léto, anebo vzory vašich dokumentů, např. Dohody o provedení práce, Mzdový výměr apod. Upřesníme si i správný workspace / pracovní prostor v Signi, kam budou dokumenty ukládány, jaký je podpisový scénář (tj. kdo podepisuje první, kdo druhý apod.), v jakém jazyce bude probíhat komunikace s podepisujícími, zda se mají dokumenty z Excelu hned rozesílat, nebo je ještě chcete před odesláním zkontrolovat aj.

  • “Váš” Excel si pak naplníte potřebnými daty a stisknutím jednoho tlačítka odešlete dokumenty k podpisu.


Jak odeslat dokument/y k podpisu přes Signi ze sešitu

  1. Mít potvrzeno od svého správce Signi, že tento sešit je připraven k rozesílání.

  2. Povolit při otevírání tohoto XSLM sešitu spouštení maker, po otevření se objeví výzva k jejich povolení pod nástrojovou lištou, kterou potvrdíte stisknutím "Povolit obsah".

  3. Na list "Data" nahrát data pro dokumenty k odeslání ve sloupci "D" a řádku 5 a dalších.

  4. Na listu "Data" ve sloupci "A - Stav zpracování" uvést u vyplněných řádků text "Odeslat".

  5. Na listu "Data" ve sloupci "Odeslat Signi vzor č. 1 - 10" uvést číslo vzoru k odeslání 1 - 9, dostupné vzory viz list "Config".

  6. Stisknout tlačítko "Odeslat k podpisu".

  7. Ověřovat si stav podepsání stisknutím tlačítka "Aktualizovat stav".

  8. Užívat si výhody snadného odesílání dokumentů k elektronickému podpisu přes Signi z Excel Desktop.


POZOR! Tento Excelovský soubor lze použít výhradně v Microsoft Excel Desktop. Při otevření např. v Google Sheets/Tabulky nebo cloudovém Microsoft Office 365 nebude odesílání fungovat, protože tam není podpora maker ve Visual Basic.


Možné scénáře podepisování

  • Standardní proces podepisování je, že dokument podepíše zástupce navrhovatele a dokument odchází k podpisu protistraně - e-mail  navrhovatele je nastaven na listu “Config” jako “Proposer email”. E-mail protistrany se bere z řádků na listu “Data”.
  • Může zástupce navrhovatele podepsat dokument automaticky? Ano, ale musí v tomto případě podepisovat jako první. Předpokládá to, že v Signi má účet s daným e-mailem přístup do odpovídajícího workspace s právem podpisu, u účtu má uložený svůj biometrický podpis, na workspace je v jeho nastavení povoleno automatické vkládání podpisů a je vyplněno místo podpisu např. “Praze”.

  • Lze nastavit, že první podepisuje protistrana a až potom zástupce navrhovatele? Ano, lze to tak nastavit, jen pak není možné vkládat podpis navrhovatele automaticky, i zástupce navrhovatele musí každý dokument podepsat. Lze ale pro navrhovatele (nikoliv protistrany) na workspace vypnout 2faktorovou autentizaci, tj. navrhovatel nebude muset zadávat PIN pro ověření telefonu.

  • Lze odeslat více vzorů podpisu najednou? Standardně ne, vždy se na listu “Data” u kontaktu zadá číslo vzoru 1 - 10 k odeslání, seznam vzorů a jejich čísel viz list “Config”. Lze ale jednoduše poslat několik výzev za sebou pro různé vzory. Principiálně lze odesílat i sadu vzorů najednou, ale je to úprava na zakázku, kdy vznikne “kombinovaný vzor” jako sada několika vzorů.


Možné stavy zpracování

Na listu "Data" je ve sloupci "A - Stav testování" uveden stav zpracování záznamu na příslušném řádku. Jeho možné hodnoty jsou:

  • Prázdné pole = Záznam je zatím pouze k přípravě, po stisknutí "Odeslat k podpisu" se pro tento řádek nic neděje.

  • "Odeslat" = Pokud nastavíte na řádku tuto hodnotu, po stisknutí "Odeslat k podpisu" se požadavek na podpis dokumentu odešle do Signi.

  • "Odesláno" - Nastaví se po stisknutí "Odeslat k podpisu" a odeslání odpovídajícího požadavku do Signi.

  • "Rozesláno” - Signi potvrdilo, že požadavek byl zpracován a dokument/y bylo/y rozeslán/y k podpisu.


Pokud stisknete tlačítko "Aktualizovat stav", u záznamů resp. řádků ve stavu "Odesláno" se nastaví:

  • "Podepsáno" - všichni, kteří měli, dokument podepsali či schválili.

  • "Vypršela doba" - uplynula doba stanovená k podpisu dokumentu, typicky 7 či 14 dní.

  • "Odmítnuto" - někdo z podepisujících odmítl dokument podepsat.


Příklady hromadně odeslaného vzoru

Údaje z Excelu jsou naplněny ve vzoru v Signi a dokument je odeslán zaměstnanci k podpisu.




Tip 1 - Schování a zobrazení sloupců vzoru

Řádky se seznamem všech údajů zaměstnanců na listu “Data” jsou velmi dlouhé. Aby se snadno editovaly údaje pro příslušný vzor, přibyla možnost zobrazit či skrýt sadu sloupců s údaji pro určitý vzor. Využívá se běžná funkce Excelu + a - zobrazené v záhlaví prvního sloupce sady.




Tip 2 - Schování listu Config 

Pokud nechcete, aby jste vy nebo kolegové omylem nezměnili něco v konfiguraci Excel rozšíření pro Signi, je možné například list skrýt viz menu Domů > Formát > Viditelnost > Skrytí & Zobrazení.



Co dále?

Zaujala vás tato rozšiřující funkce? Kontaktujte nás na [email protected]. 


Byl tento článek užitečný?

To je skvělé!

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Je ním líto, že jsme vám nepomohli

Děkujeme Vám za zpětnou vazbu

Dejte nám vědět, jak můžeme tento článek vylepšit!

Vyberte alespoň jeden důvod
Je požadována verifikace pomocí CAPTCHA.

Zpětná vazba odeslána

Oceňujeme vaši snahu a pokusíme se článek opravit