Odchod uživatelů Signi z vaší organizace

Odchod členů týmu, kteří měli přístup do Signi přináší i nutnost odpovídajících akcí v Signi.

Pokud odchází z organizace člověk, který měl přístup k Signi z firemního e-mailu tj. jmeno.prijmeni@firma.cz, je třeba bezodkladně:

• PŘED zrušením jeho emailové schránky změnit jeho/jí heslo v Signi, aby k dokumentům neměl/a přístup. Pro obnovu hesla je třeba mít přístup k jeho emailové schránce pro přístup k odkazu na změnu hesla.

Připravujeme sadu funkcí Signi pro firmy, kdy přístup k uživatelským účtům clovek@firma.cz bude moci znepřístupnit uživatel hlavního účtu v Signi resp. uživatelé s administrátorskými právy.

Pokud odchází z organizace člověk, který měl přístup k administrátorskému účtu v Signi, je třeba bezodkladně:

• změnit heslo administrátorského účtu v Signi a je přitom je jedno, jaký emailový účet je použit, zda jeho typu jmeno.prijmeni@firma.cz nebo obecný epodpisy@firma.cz,

• znepřístupnit mu/jí emaily nebo ho/jí alespoň vyloučit z e-mailové skupiny typu epodpisy@firma.cz, aby si heslo k administrátorskému účtu nemohl/a změnit.

Je naprosto v pořádku, pokud člověk odejde z organizace a má stále k dispozici určité dokumenty např. svojí pracovní smlouvu. Tyto dokumenty by v Signi měl/a podepisovat jako protistrana a pod svým soukromým e-mailem. Proto pak bude mít i pod odchodu z vaší organizace svůj originál takového dokumentu přístupný ve svém soukromém emailu a případně ve své složce na Signi, pokud si pod soukromým e-mailovým účtem zřídí i účet na Signi.

Dokumenty, které podepisuje v roli oprávněného zástupce vaší organizace po jeho odchodu mají zůstat přístupné vám, proto by v Signi měly být podepsány související dokumenty v účtu v Signi zřízeného s e-mailem organizace ať v roli navrhovatele či protistrany a vy byste měli mít přístup k těmto dokumentům na rozdíl od něj/ní i po odchodu člena/ky týmu z vaší organizace.