Jak postupovat při odchodu zaměstnance ze SIGNI

Přehled

Pokud zaměstnanec, který měl přístup do aplikace SIGNI, opouští vaši organizaci, je důležité včas provést odpovídající kroky, aby nedošlo k neoprávněnému přístupu k dokumentům.

Další postup závisí na typu přístupu, který daná osoba v SIGNI měla.

Pokud měl odcházející zaměstnanec běžný uživatelský účet

Pokud měl zaměstnanec přístup do SIGNI prostřednictvím firemní e-mailové adresy (např. jmeno.prijmeni@firma.cz), doporučujeme následující postup:

1. Ještě před zrušením e-mailové schránky okamžitě změňte heslo k jeho účtu v SIGNI.

2. Pro reset hesla je nutné mít přístup k dané e-mailové schránce, protože odkaz pro změnu hesla je zaslán e-mailem.

3. Po změně hesla nebude mít uživatel do SIGNI přístup.

Pokud měl odcházející zaměstnanec administrátorský přístup

V případě, že měl odcházející zaměstnanec přístup k administrátorskému účtu v SIGNI, je nutné postupovat obzvlášť obezřetně:

1. Okamžitě změňte heslo k administrátorskému účtu v SIGNI.
   To platí bez ohledu na to, zda je účet veden:

   • na osobní firemní e-mail (např. jmeno.prijmeni@firma.cz), nebo

   • na sdílený e-mail (např. signi@firma.cz).

2. Zrušte jeho přístup k e-mailu, případně ho alespoň odeberte ze sdílené e-mailové skupiny (např. signi@firma.cz), aby nemohl znovu změnit heslo k administrátorskému účtu.

Přístup k dokumentům po odchodu z organizace

Je v pořádku, pokud má bývalý zaměstnanec i po odchodu přístup k některým dokumentům, například ke své pracovní smlouvě.

• Tyto dokumenty by měly být v SIGNI podepsány jako protistrana pomocí jeho soukromé e-mailové adresy.

• Po odchodu z organizace tak bude mít bývalý zaměstnanec přístup:

  • k originálu dokumentu ve své soukromé e-mailové schránce,

  • případně i ve svém účtu SIGNI, pokud si jej založí se soukromým e-mailem.

Vlastnictví firemních dokumentů

Dokumenty, které zaměstnanec podepisuje jako oprávněný zástupce vaší organizace, musí zůstat dostupné vaší společnosti i po jeho odchodu.

Proto doporučujeme:

• aby byly tyto dokumenty v SIGNI podepisovány pod účtem vytvořeným na firemní e-mailovou adresu,

• a to buď v roli navrhovatele, nebo protistrany.