Užitečné funkce Signi pro HR oddělení

V tomto článku jsme pro vás připravili přehled všech užitečných funkcí, které mohou výrazně usnadnit práci HR oddělení.

Klíčové funkce

• Posílání více dokumentů v rámci jedné obálky
  Odešlete zaměstnanci pracovní smlouvu spolu s přílohami v jedné obálce.
  Více zde

• Podpis na jednom zařízení
  Když potřebujete dokument podepsat přímo v kanceláři na místě.
  Více zde

• Fikce doručení
  Zaměstnanec dokument může podepsat, ale pokud tak neučiní, po 15 dnech se dokument považuje za doručený.
  Více zde

• Přihlášení pomocí SSO
  Díky integraci Single Sign-On (SSO) se vaši zaměstnanci mohou přihlašovat do Signi bezpečně a pohodlně pomocí firemního účtu, aniž by si museli pamatovat další hesla.
  Více zde

• Kampaně
  Ideální pro hromadné odesílání stovek dokumentů s dynamickými poli.
  Více zde

• Podpisování dokumentů s kvalifikovaným certifikátem
  Pro případy, kdy je vyžadován podpis se zvýšenou právní váhou.
  Více zde

• Globální přehled
  Všechny dokumenty přehledně na jednom místě ke snadné kontrole.
  Více zde

• Hromadný podpis
  Ušetřete čas díky možnosti podepsat více dokumentů najednou.
  Více zde

Funkcionality, které doporučujeme nastavit v rámci nastavení workspace

1. Metody podepisování

• Biometrický podpis stylusem, Text a Vložit obrázek jsou metody podepisování na úrovni prostého podpisu.

• Různí uživatelé preferují různé metody – proto je možné nastavit:

  • která metoda bude výchozí,

  • které metody budou povolené,

  • a které nebudou dostupné.

V nastaveních to upravíte zde:

Pokud chcete některou možnost skrýt, klikněte na ikonku oka.

Při podepisování pak neregistrovaní podepisující uvidí pouze ty možnosti, které jim povolíte:

➡ Více informací najdete zde: Možnosti podepisování – Signi Helpdesk

2. Ověření pomocí SMS před stažením dokumentu

• Toto zabezpečení se týká pouze neregistrované protistrany.

• Pokud si bude chtít protistrana stáhnout podepsaný dokument, bude jí zaslán SMS PIN kód.

• V nastaveních to upravíte zde:

3. Zákaz antidatování

• Protistrana nemůže měnit datum podpisu.

• Zaškrtněte, pokud chcete zabránit změně data na jiné než aktuální.
  

4. Automatická konverze do PDF/A

• Vhodné v případě, že potřebujete dokument archivovat na dlouhou dobu (např. v důvěryhodném elektronickém archivu).

• Více o formátu PDF/A najdete zde: Adobe – PDF/A

Další funkce, které pro vás můžeme nastavit

1. Vyžádání SMS PIN před zobrazením dokumentu
   Pokud chcete mít jistotu, že dokument uvidí pouze konkrétní zaměstnanec, lze nastavit ověření pomocí SMS PIN pred zobrazením. Zaměstnanec obdrží e-mail bez příloh, klikne na odkaz a před zobrazením obsahu musí zadat kód z SMS.
   
   

2. Vypnutí možnosti změnit telefonní číslo
   Aby měl zaměstnavatel jistotu, že SMS PIN přijde pouze na číslo zaměstnance, lze zablokovat možnost změny čísla u protistrany.
   
   

3. Přidávání příloh protistranou
   Můžete požádat zaměstnance, aby k dokumentu nahráli například kopie dokladů nebo jiné požadované podklady. Díky funkci přidávání příloh protistranou probíhá celý proces na jednom místě a všechny materiály zůstanou bezpečně uložené u příslušného dokumentu.
   

Důvěryhodný archiv

Součástí Signi je také archivace dokumentů. Archiv zajišťuje dlouhodobé a bezpečné uložení, automaticky kontroluje integritu dokumentů i stav podpisů, takže budete mít jistotu jejich platnosti i po mnoha letech.

Archiv lze nastavit na libovolný počet let. Jedná se o placenou funkcionalitu – v případě zájmu prosím kontaktujte náš tým na sales@signi.com.

✨ Díky těmto funkcím můžete v HR oddělení zefektivnit procesy, ušetřit čas a zajistit maximální bezpečnost práce s dokumenty.