7 otázek k rozmyšlení před integrací se Signi

Při začlenění elektronického podepisování do organizace se osvědčilo si stručně zmapovat celý proces ve firmě, tj. položit si následující otázky:

1. Co se děje PŘED podpisem dokumentů

2. Co se děje PŘI podpisu dokumentů

3. Co se děje PO podpisu dokumentů

Tak získáme jistotu, že podepisování přes Signi “zapadne” do firemního procesu bez zádrhelů a nestane se, že někde něco v procesu nepůjde udělat, bude to pro uživatele či podepisující příliš složité apod.

Ve větším detailu se jedná o zodpovězení následujících otázek:

1. Odkud se vezmou kontaktní údaje na podepisující? - Jméno, Příjmení, E-mail, Telefon (ten není povinný, ale pak ho uživatel musí zadat sám, aby mu přišla SMS a on mohl být ověřen).

2. Co se bude to posílat? - Hotový dokument PDF/DOCX/HTML/XSLX nebo parametry pro vzor dokumentu uložený v Signi. Jak se dokument bude jmenovat, aby jeho jméno ukazované podepisujícím pří komunikaci bylo srozumitelné a zároveň ideálně jednoznačné pro snadné dohledávání.

3. Jak se vyvolá akce “podepsat”? - V integrované aplikaci jako akce v menu na relevantním záznamu, nastavením nějakého custom pole na hodnotu "Odeslat k podpisu” apod.

4. Jak se umístí podpisy? - Toto se řeší pouze pro posílané dokumenty, při použití vzorů v Signi je pozice podpisů dána vzorem. Nejjednodušší je umístění podpisů na závěr dokumentu na Podpisovém archu. Variantou je umístění na přesné souřadnice (vhodné pro formuláře typu Evidenční list důchodového pojištění).

5. Kde se uživateli ukáže výsledek podpisu? - Stav podepisování / výsledný dokument / auditní stopa - kontrolní list.

6. Jak se předávají výsledky zpět? - Preferovanou variantou je webhook volající aktivně integrovaný systém s výsledkem podepisování. Alternativně se lze z integrovaného systému periodicky ptát na výsledek podepisování.

7. Jaká bude vazba mezi uživateli integrované aplikace a uživateli Signi? - Pří nejjednodušším scénáři je v Signi zavedený pouze jediný servisní účet, který je použit i pro integraci. Podepisující z firmy zákazníka nemusí mít účet v Signi, jsou při volání Signi uváděni jako jedna z podepisujících stran, přijde jim e-mail a SMS s výzvou podpisu každého dokumentu, stejně jako protistranám. Jinou variantou je, že podepisující z firmy zákazníka mají svůj účet i v Signi, mohou pak být automaticky podepisováni pod dokumenty, mohou posílat dokumenty k podpisu napřímo i mimo integraci apod. Integrovaná aplikace pouze při volání Signi musí říci, že toto jsou zástupci navrhovatele dokumentu a ne protistran. Další scénáře jsou možné dle domluvy.

Co dále po zodpovězení otázek?

Na základě těchto otázek je pak možné se ponořit do techničtější roviny a ptát se:

• Jak se jmenuje integrovaný systém? Které jeho moduly / agendy mají být použity? Jaká data potečou z něj a do něj?

• Kdo systém firmě dodává a spravuje? Může to být interní IT, externí integrátor, výrobce systému, nikdo.

Na základě toho lze rozhodnout následující.

• Kdo by měl integraci dodat? Interní IT, externí integrátor, výrobce systému nebo v některých případech tým Signi.

• Jakou k tomu může Signi poskytnout podporu? Například poskytnout popis Signi API, již připravené partnerské řešení, propojení na vhodného partnera, či provedení integrace v rámci své dodávky.