Dlouhodobá archivace dokumentů

Používání archivu je nejjednodušší a nejbezpečnější způsob, jak zajistit dlouhodobou archivaci dokumentů podepsaných v systému Signi. Archiv poskytuje bezpečné úložiště navržené speciálně pro dlouhodobé uchovávání dokumentů při zachování souladu s legislativou, integrity dat a snadné dostupnosti.

Jak funguje archiv v Signi

Pokud je modul archiv aktivní:

• 6 měsíců od vytvoření dokumentu je finální podepsaný PDF soubor automaticky přesunut ze Signi do archivu.
• Signi Archive je zabezpečené úložiště splňující požadavky na dlouhodobou archivaci dokumentů.

⚠ Důležité upozornění: Pokud modul Signi Archive není aktivován, jsou dokončené dokumenty:

• po 6 měsících přesunuty do složky Archiv koš,
• po dalších 30 dnech trvale odstraněny ze systému Signi.

Dostupnost dokumentů v Signi

I po archivaci dokumentu:

• zůstává záznam o dokumentu dostupný v sekci Dokumenty v Signi,
• dokument lze vyhledat a zobrazit jeho detail,
• při otevření archivovaného dokumentu Signi načte PDF z archivu,
• veškeré přístupy k archivovaným dokumentům jsou evidovány (logovány),
• archivované dokumenty jsou označeny ikonou archivu.

Archivovat lze:

• jednotlivé dokumenty,
• celé balíčky dokumentů (hromadná archivace).

Hlavní funkce

• plná integrace se systémem Signi,
• automatická obnova podpisových razítek,
• logování přístupů a práce s dokumenty,
• logické mazání (bezpečné skartování) dokumentů a metadat,
• zajištění důvěryhodnosti a integrity dokumentů,
• plný soulad s eIDAS a GDPR,
• podpora standardizovaného formátu PDF/A.

Typické případy použití

Signi Archive je vhodný pro dlouhodobé ukládání:

• smluvní dokumentace,
• interních dokumentů a směrnic,
• objednávek a protokolů,
• projektové dokumentace,
• záručních listů,
• HR dokumentů.

Parametry archivace

Při využití archivu lze nastavit, jak dlouho mají být dokumenty archivovány:

• 5 let,
• 10 let,
• 20 let,
• 30 let.

Jak jsou dokumenty přesouvány do archivu

Uživatel určuje:

• za jak dlouho po dokončení dokumentu (podpisu nebo schválení) má být dokument archivován,
• zda mají být dokumenty archivovány samostatně, nebo v balíčcích.

V nastaveném čase Signi dokument automaticky přesune do archivu.

Archivován je pouze PDF soubor:

• veškerá metadata (název dokumentu, podepisující osoby, data podpisu apod.) zůstávají v Signi.

Záznam dokumentu je nadále vyhledatelný v Signi a je jasně označen jako archivovaný.

Přístup k archivovaným dokumentům

• Uživatelé přistupují k archivovaným dokumentům v sekci Dokumenty v Signi.
• Při otevření archivovaného dokumentu:
  • Signi dokument načte z archivu,
  • přístup je zaznamenán,
  • dokument je zobrazen pouze pro čtení,
  • dokument je označen indikátorem archivace.

PDF/A a dlouhodobá archivace

PDF/A je standardizovaný formát určený pro dlouhodobé uchovávání dokumentů. Zajišťuje jejich čitelnost i po mnoha letech (např. 30 let).

• V současné verzi je Signi schopno převést nahrané dokumenty do formátu PDF/A, pokud je to potřeba.
• Upozorňujeme, že konverze může mírně změnit vizuální podobu dokumentu.

Cena modulu

Cena služby se skládá z:

• jednorázového aktivačního poplatku,
• pravidelných poplatků za archivaci, které závisí na:
  • délce archivační doby,
  • způsobu archivace (jednotlivě vs. balíčky),

Pro detailní informace o cenách nás prosím kontaktujte na care@signi.com.