Dokument na vědomí

Změněno dne St, 4 Prosinec v 9:34 DOPOLEDNE

Při podepisování se někdy hodí, aby kromě podepisujících či schvalujících dokumenty věděl o stavu podepsání dokumentu i někdo jiný. Ten je pak v podpisovém scénáři uveden v roli “Na vědomí”.

Kdy se hodí použití “Na vědomí”

v obchodu	v HR	obecně u zákazníků, partnerů, dodavatelů
Backoffice připraví obchodní dokument a odešle ho k podpisu.	HR připraví dokumenty pro zaměstnance.	kde podepisuje někdo jiný
Zákazníci podepisují jako protistrany, případně i statutární zástupce navrhovatele.	Zaměstnanci podepisují jako protistrany, případně i odpovědný zástupce navrhovatele.	než ten, s kterým je dohadována spolupráce a
Obchodník, kterému zákazník resp. obchodní případ patří, v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, potřebuje ale informaci o stavu je podepsání dokumentu.	Vedoucí týmu, ke kterému zaměstnanec patří, v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, ale potřebuje informaci o stavu je podepsání dokumentu.	který by přitom měl vědět, jaký je stav dokumentu

Role Na vědomí lze přitom použít ve dvou situacích:

“Na vědomí” zástupci protistran	“Na vědomí” zástupci navrhovatele
V prvním případě ti, kterým jde upozornění o změnách dokumentu, nemusí být uživatelé Signi a nemusí mít přístup do pracovního prostoru - workspace, kde se dokumenty navrhují.	Druhou možností je, že obchodníci či manažeři mají účet na Signi a mají přístup do pracovního prostoru - workspace , kde se dokumenty navrhují např. pouze s právem číst ale nikoliv podepisovat.
Typicky může jít např. o desítky obchodníků v obchodní síti.	V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci navrhovatele.
V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci protistrany.	Je to sice pracnější - je třeba zavést jednorázově tyto uživatele do Signi a udržovat jejich práva v dalším systému. Má to ovšem jednu nezanedbatelnou výhodu.

Podpisový scénář s rolí “Na vědomí” u protistrany - zodpovědný obchodník je informován o návrhu a podepsání dokumentu.	Podpisový scénář s rolí “Na vědomí” u navrhovatele - zodpovědný obchodník či manažer, v příkladu Linda Kupková” je informován/a o návrhu a podepsání dokumentu.

Pozor!!! Na vědomí zatím funguje pouze pro jediný dokument nebo celou sadu dokumentů. Nelze zatím kombinovat v rámci sady dokumentů kdy např. jeden dokument daný člověk podepisuje a druhý dokument mu jde jen na vědomí a nemusí s ním udělat nic.

Výhody “Na vědomí”

V čem je výhoda zavedení člověka s rolí “Na vědomí” do Signi? V tom. že získá přehledný přístup ke všem dokumentům, které se ho týkají a stavu jejich podepsání.

Pokud je dokument navržený k podpisu, vidí ho ve složce “Čeká na protistranu“.
Jakmile je dokument podepsaný, vidí ho ve složce “Uzavřené dokumenty“.

Pokud navíc backoffice uložil dokument při návrhu do vhodné složky v Signi, například do složky zákazníka či zaměstnance, mohou používat uživatelé s rolí “Na vědomí” používat Signi jako svůj “dokumentový portál” a např. před jednáními se zákazníkem si rychle projet v jakém stavu jsou “jeho” dokumenty.