Při podepisování se někdy hodí, aby kromě podepisujících či schvalujících dokumenty věděl o stavu podepsání dokumentu i někdo jiný. Ten je pak v podpisovém scénáři uveden v roli “Na vědomí”.
Kdy se hodí použití “Na vědomí”
| v obchodu | v HR | obecně u zákazníků, partnerů, dodavatelů |
| Backoffice připraví obchodní dokument a odešle ho k podpisu. | HR připraví dokumenty pro zaměstnance. | kde podepisuje někdo jiný |
Zákazníci podepisují jako protistrany, případně i statutární zástupce navrhovatele. | Zaměstnanci podepisují jako protistrany, případně i odpovědný zástupce navrhovatele. | než ten, s kterým je dohadována spolupráce a |
Obchodník, kterému zákazník resp. obchodní případ patří, v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, potřebuje ale informaci o stavu je podepsání dokumentu. | Vedoucí týmu, ke kterému zaměstnanec patří, v podpisovém scénáři nikde nefiguruje, ale potřebuje informaci o stavu je podepsání dokumentu. | který by přitom měl vědět, jaký je stav dokumentu |
Role Na vědomí lze přitom použít ve dvou situacích:
“Na vědomí” zástupci protistran | “Na vědomí” zástupci navrhovatele |
| V prvním případě ti, kterým jde upozornění o změnách dokumentu, nemusí být uživatelé Signi a nemusí mít přístup do pracovního prostoru - workspace, kde se dokumenty navrhují. | Druhou možností je, že obchodníci či manažeři mají účet na Signi a mají přístup do pracovního prostoru - workspace , kde se dokumenty navrhují např. pouze s právem číst ale nikoliv podepisovat. |
| Typicky může jít např. o desítky obchodníků v obchodní síti. | V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci navrhovatele. |
| V podpisovém scénáři pak jsou uvedeni jako zástupci protistrany. | Je to sice pracnější - je třeba zavést jednorázově tyto uživatele do Signi a udržovat jejich práva v dalším systému. Má to ovšem jednu nezanedbatelnou výhodu. |
 |  |
| Podpisový scénář s rolí “Na vědomí” u protistrany - zodpovědný obchodník je informován o návrhu a podepsání dokumentu. | Podpisový scénář s rolí “Na vědomí” u navrhovatele - zodpovědný obchodník či manažer, v příkladu Linda Kupková” je informován/a o návrhu a podepsání dokumentu. |
Pozor!!! Na vědomí zatím funguje pouze pro jediný dokument nebo celou sadu dokumentů.. Nelze zatím kombinovat v rámci sady dokumentů kdy např. jeden dokument daný člověk podepisuje a druhý dokument mu jde jen na vědomí a nemusí s ním udělat nic.
Výhody “Na vědomí” pro registrované do Signi a to ZDARMA
V čem je výhoda zavedení člověka s rolí “Na vědomí” do Signi? V tom. že získá přehledný přístup ke všem dokumentům, které se ho týkají a stavu jejich podepsání.
Pokud je dokument navržený k podpisu, vidí ho ve složce “Čeká na protistranu“.
Jakmile je dokument podepsaný, vidí ho ve složce “Uzavřené dokumenty“.
Pokud navíc backoffice uložil dokument při návrhu do vhodné složky v Signi, například do složky zákazníka či zaměstnance, mohou používat uživatelé s rolí “Na vědomí” používat Signi jako svůj “dokumentový portál” a např. před jednáními se zákazníkem si rychle projet v jakém stavu jsou “jeho” dokumenty.
 |  Kontrola v zakulisí na počítači V jakém stavu jsou dokumenty, které měly zákazníci podepsat? Není třeba někomu něco připomenout? |
Rychlá kontrola před jednáním na mobilu V jakém stavu jsou dokumenty, které měl můj zákazník podepsat? |
Byl tento článek užitečný?
To je skvělé!
Děkujeme Vám za zpětnou vazbu
Je ním líto, že jsme vám nepomohli
Děkujeme Vám za zpětnou vazbu
Zpětná vazba odeslána
Oceňujeme vaši snahu a pokusíme se článek opravit