Zprávy

Přehled

V SIGNI můžete přizpůsobit komunikaci s protistranami v záložce Zprávy v Nastavení workspace.
Umožňuje to nastavit e-maily, SMS notifikace a způsoby ověřování tak, aby odpovídaly stylu komunikace vaší společnosti.

Vysvětlení checkboxů:

• Posílat všechny maily na kopii autorovi dokumentu
  Všechny systémové e-maily k dokumentu budou posílány také autorovi dokumentu (do kopie).

• Emailová adresa Odpovědět bude adresa workspace
  Odpovědi na e-maily budou směřovat na e-mailovou adresu workspace, nikoli na konkrétního uživatele.

• Zasílat kopii dokumentu i na email workspace
  Kopie dokumentu bude po odeslání nebo dokončení zaslána také na e-mail workspace.

• Mail o novém dokumentu je odesílán navrhovateli při vytvoření přes API
  Pokud je dokument vytvořen pomocí API, přijde navrhovateli e-mail s informací o novém dokumentu.

• Posílat maily na kopii majiteli workspace
  Všechny e-maily související s dokumenty budou zasílány také majiteli workspace (do kopie).

• Neposílat přílohy
  E-maily nebudou obsahovat žádné přílohy (např. PDF dokumentu).

• Posílat nový dokument i podepisujícím s rolí „Na vědomí“
  Možnost odesílat všechny e-maily v rámci podpisového scénáře lidem s rolí „Na vědomí“.

Všechny texty zpráv lze nastavit v různých jazycích.
Pomocí volby „Vyberte jazyk textů, které chcete upravit“ přepnete mezi jazyky.

Poskytovatel zpráv (ověřovací kódy)

Ve výchozím nastavení SIGNI posílá ověřovací kódy prostřednictvím SMS.

Je však možné využít i alternativní kanály, například:

• Viber

• WhatsApp

Pokud máte zájem o tuto funkci, kontaktujte nás na help@signi.com.

E-mailová komunikace

Úprava e-mailu s návrhem dokumentu

Tento e-mail se odesílá protistraně, když je dokument navržen k podpisu.

Lze upravit následující pole:

• Odesílatel
  Ve výchozím nastavení obsahuje:
  {NAME} – automaticky vyplní název společnosti z nastavení workspace.

• Předmět
  Definuje předmět e-mailu s návrhem dokumentu.

• Obsah e-mailu
  Obsahuje výchozí text, který můžete libovolně upravit.

Dostupné zástupné symboly (placeholders)

Při úpravě e-mailu můžete použít tyto symboly, které se při odeslání automaticky nahradí skutečnými hodnotami:

• {CONTRACTNAME} – název dokumentu

• {NAME} – název společnosti z nastavení workspace

• {CLIENTNAME} – celé jméno klienta

Úprava předmětů ostatních e-mailů

Kliknutím na Nastavení předmětů e-mailů můžete upravit předměty ostatních systémových e-mailů, které SIGNI odesílá.

⚠️ Pozor:

• Lze upravit pouze předmět e-mailu.

• Text e-mailu nelze upravit bez speciálního modulu.

Pro možnost upravit text všech odchozích e-mailů potřebujete modul Advanced Branding.
Více informací získáte na care@signi.com.

SMS notifikace

SMS upozornění na návrh dokumentu

Můžete aktivovat SMS notifikace, aby protistrana byla informována o připraveném dokumentu k podpisu.

• SMS je volitelná – lze ji zapnout nebo vypnout.

• Pokud není aktivní, notifikace dorazí pouze e-mailem.

• Text SMS je plně editovatelný, s maximálním limitem 200 znaků.

ℹ️ Poznámka:
Tato SMS není ověřovací zpráva 2FA.
Slouží pouze k upozornění na návrh dokumentu.

Další možnosti brandingu

SIGNI také nabízí pokročilé možnosti přizpůsobení, například:

• Odesílání e-mailů z vaší vlastní domény
  (např. signi@mojefirma.cz)

• Úprava textu a vizuální podoby všech e-mailů

Tyto funkce jsou dostupné jako doplnkové moduly.
Máte-li zájem, kontaktujte nás na care@signi.com.