Zprávy

Přehled

V SIGNI můžete přizpůsobit komunikaci s protistranami v záložce Zprávy v Nastavení workspace.Umožňuje to nastavit e-maily, SMS notifikace a způsoby ověřování tak, aby odpovídaly stylu komunikace vaší společnosti.

Vysvětlení checkboxů:

• Posílat všechny maily na kopii autorovi dokumentu Všechny systémové e-maily k dokumentu budou posílány také autorovi dokumentu (do kopie).
• Emailová adresa Odpovědět bude adresa workspace Odpovědi na e-maily budou směřovat na e-mailovou adresu workspace, nikoli na konkrétního uživatele. Emailovou adresu workspace naleznete v sekci Podpisová identita
• Zasílat kopii dokumentu i na email workspace Kopie dokumentu bude po odeslání nebo dokončení zaslána také na e-mail workspace.
• Mail o novém dokumentu je odesílán navrhovateli při vytvoření přes API Pokud je dokument vytvořen pomocí API, přijde navrhovateli e-mail s informací o novém dokumentu.
• Posílat maily na kopii majiteli workspace Všechny e-maily související s dokumenty budou zasílány také majiteli workspace (do kopie).
• Neposílat přílohy E-maily nebudou obsahovat žádné přílohy (PDF dokumentu).
• Posílat nový dokument i podepisujícím s rolí „Na vědomí“ Možnost odesílat všechny e-maily v rámci podpisového scénáře lidem s rolí „Na vědomí“. Ve výchozím stavu chodí pouze informace o uzavřeném dokumnetu

Všechny texty zpráv lze nastavit v různých jazycích.Pomocí volby „Vyberte jazyk textů, které chcete upravit“ přepnete mezi jazyky.

E-mailová komunikace

Úprava e-mailu s návrhem dokumentu

Tento e-mail se odesílá protistraně, když je dokument navržen k podpisu.

Lze upravit následující pole:

• Odesílatel Ve výchozím nastavení obsahuje:{NAME} – automaticky vyplní název společnosti z nastavení workspace.
• Předmět Definuje předmět e-mailu s návrhem dokumentu.
• Obsah e-mailu Obsahuje výchozí text, který můžete libovolně upravit.

Dostupné zástupné symboly (placeholders)

Při úpravě e-mailu můžete použít tyto symboly, které se při odeslání automaticky nahradí skutečnými hodnotami:

• {CONTRACTNAME} – název dokumentu
• {NAME} – název společnosti z nastavení workspace
• {CLIENTNAME} – celé jméno uživatele (protistrany)

Úprava předmětů ostatních e-mailů

Kliknutím na Nastavení předmětů e-mailů můžete upravit předměty ostatních systémových e-mailů, které SIGNI odesílá.

⚠️ Pozor:

• Lze upravit pouze předmět e-mailu.
• Text e-mailu nelze upravit bez speciálního modulu.

Pro možnost upravit text všech odchozích e-mailů potřebujete modul Advanced Branding.Více informací získáte na care@signi.com.

SMS notifikace

SMS upozornění na návrh dokumentu

Můžete aktivovat SMS notifikace, aby protistrana byla informována o připraveném dokumentu k podpisu.

• SMS je volitelná – lze ji zapnout nebo vypnout.
• Pokud není aktivní, notifikace dorazí pouze e-mailem.
• Text SMS je plně editovatelný, s maximálním limitem 200 znaků.

ℹ️ Poznámka:Tato SMS není ověřovací zpráva 2FA.Slouží pouze k upozornění na návrh dokumentu.

Další možnosti brandingu

SIGNI také nabízí pokročilé možnosti přizpůsobení, například:

• Odesílání e-mailů z vaší vlastní domény (např. signi@mojefirma.cz)
• Úprava textu a vizuální podoby všech e-mailů

Tyto funkce jsou dostupné jako doplnkové moduly.Máte-li zájem, kontaktujte nás na care@signi.com.